Pour la plupart des projets de publipostage, vous avez besoin d’un document de départ qui fournit une structure et un contenu commun, et qui identifie les emplacements où vous souhaitez insérer des données. Vous spécifiez les données à fusionner dans chaque emplacement en insérant des champs de fusion. Les champs de fusion extraient les données des champs de source de données dans le document de départ. Pour identifier les champs de données disponibles pour l’opération de publipostage, vous devez sélectionner la source de données et importer ses enregistrements dans la liste Destinataires du publipostage.

Le meilleur point de départ varie en fonction du type de sortie que vous souhaitez créer. Les catégories de sortie comprennent les lettres, les e-mails, les enveloppes, les étiquettes et les répertoires.

Dans cette rubrique, nous discutons des moyens de démarrer avec un processus de publipostage en fonction du type de sortie.

ASTUCE

Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez démarrer l’assistant à partir de n’importe quel stade du processus et revenir en arrière pour apporter des modifications ou avancer pour conserver le travail que vous avez effectué.

Commencez avec les lettres

Si vous créez une lettre type ou un document similaire, vous pouvez écrire le document, vous connecter à la source de données, puis insérer les champs de fusion, ou vous pouvez commencer avec un document vierge, vous connecter à la source de données, puis insérer le fusionnez les champs lorsque vous écrivez le document. Dans tous les cas, vous ne pouvez pas insérer de champs de fusion dans un document tant que vous ne vous êtes pas connecté à la source de données.

Si vous créez un document qui doit passer par un processus de révision, il est plus facile de le faire avant de vous connecter à la source de données. sinon, le document tente de se connecter à la source de données chaque fois qu’un réviseur l’ouvre.

Dans ce cas, vous pouvez insérer des espaces réservés dans le document où vous prévoyez d’insérer des champs de fusion ultérieurement. Vous pouvez désactiver les espaces réservés du texte réel en utilisant des crochets ou en mettant en surbrillance pour indiquer aux réviseurs que les espaces réservés ne sont pas du contenu final et pour les rendre plus faciles à localiser ultérieurement.

Il est plus simple de rédiger et de modifier votre document avant de lancer le processus de publipostage

Si vous avez besoin d’un peu d’aide pour créer un document répondant à votre objectif, vous pouvez utiliser l’un des modèles de contenu Word. Une grande variété de modèles est disponible à partir de la nouvelle page de la vue Backstage.

Pour démarrer un publipostage de lettres

1. Ouvrez un document vierge ou un document contenant le contenu statique dans lequel vous souhaitez extraire des données.
2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage.
3. Dans le menu Démarrer le publipostage, cliquez sur Lettres. Il n’y a aucune modification visible dans le document.
4. Pour continuer et terminer le processus:
5. Utilisez les procédures décrites dans « Choisir et affiner la source de données » plus loin dans ce chapitre pour identifier la source de données et les champs disponibles.
6. Créez ou modifiez le contenu du document et utilisez les procédures décrites dans « Insérer des champs de fusion » plus loin dans ce chapitre pour insérer les champs de fusion.
7. Utilisez les procédures décrites dans « Aperçu et finalisation de la fusion » plus loin dans ce chapitre pour terminer la création de la lettre.

Commencez avec les étiquettes

Les processus de publipostage pour les étiquettes sont conçus non seulement pour les tickets, mais aussi pour les étiquettes de nom, les inserts de badges, les cartes de visite, les insertions d’onglets pour les séparateurs de page, les étiquettes de CD, les cartes postales, les cartes de correspondance, les aimants imprimables et tout ce que vous imprimez sur du papier ou autre. support feuille à feuille divisé en zones fixes. Beaucoup de ces produits sont disponibles chez les détaillants de fournitures de bureau et de fournitures d’artisanat. Les fabricants courants de matériaux d’étiquettes comprennent Avery et 3M, mais il y en a beaucoup d’autres.

Lorsque vous générez des étiquettes à partir d’une source de données, vous imprimez généralement des données de plusieurs enregistrements sur chaque feuille, mais vous pouvez également imprimer une feuille complète de chaque enregistrement.

Lorsque vous créez des étiquettes, vous sélectionnez le fabricant et le numéro de produit du support d’impression spécifique, puis Word crée un tableau qui définit la zone imprimable de la feuille d’étiquettes. Vous insérez des champs de fusion dans la première cellule en tant que modèle pour toutes les autres cellules, mettez en forme le contenu comme vous le souhaitez, puis copiez le contenu de la cellule dans les autres champs. Si vous créez des feuilles d’étiquettes qui tirent des données de plusieurs enregistrements, chaque champ supplémentaire commence par une balise « Enregistrement suivant » qui signale à Word de passer à l’enregistrement suivant.

Le document de départ et la première page de résultats d’un publipostage d’étiquettes

Il est important que vous sélectionniez le fabricant et le produit appropriés, car la mise en page du document est contrôlée très précisément pour correspondre au support.

La définition de chaque produit d’étiquette comprend les dimensions des zones imprimables et non imprimables de la feuille

Pour démarrer un publipostage d’étiquettes

1. Ouvrez un document vierge et affichez les marques de paragraphe et les symboles de mise en forme.
2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage.
3. Dans le menu Démarrer le publipostage, cliquez sur Étiquettes. La boîte de dialogue Options d’étiquette s’ouvre.

Des milliers de produits d’étiquettes sont disponibles dans cette boîte de dialogue

4. Dans la zone Informations sur l’imprimante, choisissez le type d’imprimante approprié pour les formulaires d’étiquettes et, pour les imprimantes standard, choisissez le bac d’alimentation (ou alimentation manuelle) pour les feuilles d’étiquettes.
5. Sur l’emballage de l’étiquette, identifiez le fabricant et le numéro de produit des étiquettes que vous utiliserez. Dans la zone d’informations sur l’étiquette, procédez comme suit:

• Dans la liste des fournisseurs d’étiquettes, cliquez sur le fabricant d’étiquettes.
• Dans la liste Numéro de produit, cliquez sur le numéro de produit.

ASTUCE

Pour gagner du temps, cliquez dans la case Numéro de produit, puis appuyez sur la touche du clavier correspondant au premier caractère du numéro de produit pour accéder à cette section de la liste. Faites ensuite défiler pour localiser le numéro de produit spécifique. Si le produit d’étiquette que vous utilisez n’apparaît pas déjà dans la liste, cliquez sur le lien Rechercher des mises à jour sur Office.Com pour actualiser la liste.

6. Dans la boîte de dialogue Options d’étiquette, cliquez sur OK pour revenir au document.

Word crée le formulaire d’étiquette dans lequel vous entrerez les champs de fusion et tout contenu statique.

Assurez-vous que les symboles de paragraphe et les marques de mise en forme sont affichés avant de continuer

7. Pour continuer et terminer le processus :
8. Utilisez les procédures décrites dans « Choisir et affiner la source de données » plus loin dans ce chapitre pour identifier la source de données et les champs disponibles.
9. Créez ou modifiez le contenu de l’étiquette statique et utilisez les procédures décrites dans « Insérer des champs de fusion » plus loin dans ce chapitre pour insérer les champs de fusion.
10. Utilisez les procédures décrites dans « Aperçu et finalisation de la fusion » plus loin dans ce chapitre pour terminer la création des étiquettes.

Premiers pas avec les e-mails

Lorsque vous souhaitez envoyer les mêmes informations à toutes les personnes figurant sur une liste (par exemple, tous vos clients, ou tous les membres d’un club ou de votre famille), vous n’avez pas besoin d’imprimer des lettres et de les envoyer par courrier. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser le publipostage pour créer un message électronique personnalisé pour chaque personne dans une source de données. Comme pour une lettre type qui sera imprimée, vous pouvez utiliser l’Assistant Fusion et publipostage ou utiliser les boutons de l’onglet Publipostage pour insérer des champs de fusion dans un document. Ces champs de fusion seront remplacés par les informations de la source de données spécifiée et le document de départ sera converti en e-mails individuels.

De nombreux e-mails ne nécessitent aucun champ de fusion autre qu’une ligne de salutation.

Si vous souhaitez modifier le message d’accueil personnalisé, cliquez avec le bouton droit sur le champ de fusion, puis cliquez sur Modifier la ligne d’accueil

Étant donné que les messages électroniques ont tendance à être moins formels que les lettres imprimées, vous souhaiterez peut-être commencer les messages avec un message d’accueil personnalisé plutôt que l’une des options de message d’accueil prédéfinies (Cher et À).

Pour démarrer un publipostage par e-mail

1. Ouvrez un document vierge ou un document contenant le contenu statique dans lequel vous souhaitez extraire des données.
2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage.
3. Dans le menu Démarrer le publipostage, cliquez sur Messages électroniques. Word affiche le contenu actuel en mode Web.
4. Pour continuer et terminer le processus:
5. Utilisez les procédures décrites dans « Choisir et affiner la source de données» plus loin dans ce chapitre pour identifier la source de données et les champs disponibles.
6. Créez ou modifiez le contenu du document et utilisez les procédures décrites dans «Insérer des champs de fusion» plus loin dans ce chapitre pour insérer les champs de fusion.
7. Utilisez les procédures décrites dans «Aperçu et finalisation de la fusion» plus loin dans ce chapitre pour terminer la création des messages.