Explorer les tables dans Access

Les tables sont les objets de base de données de base. Leur objectif est de stocker des informations. Le but de chaque autre objet de base de données est d’interagir d’une manière ou d’une autre avec une ou plusieurs tables. Une base de données Access peut contenir des milliers de tables et le nombre d’enregistrements que chaque table peut contenir est davantage limité par l’espace de stockage disponible que par toute autre chose.

Chaque objet Access a deux vues ou plus. Pour les tables, les deux vues les plus courantes sont le mode Feuille de données, dans lequel vous pouvez afficher et modifier les données de la table, et le mode Création, dans lequel vous pouvez afficher et modifier la structure de la table. Pour ouvrir une table en mode Feuille de données, double-cliquez sur son nom dans le volet de navigation ou cliquez avec le bouton droit sur son nom, puis cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir une table en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur son nom, puis cliquez sur Mode Création. Lorsqu’une table est ouverte en mode Feuille de données, cliquer sur le bouton Affichage dans le groupe Vues sous l’onglet Accueil bascule en mode Création; lorsqu’il est ouvert en mode Création, cliquez sur le bouton pour passer en mode Feuille de données. Vous pouvez également changer de vue en cliquant sur l’un des boutons de la barre d’outils Afficher les raccourcis dans le coin inférieur droit de la fenêtre du programme.

Le mode Feuille de données affiche les données de la table dans des colonnes (champs) et des lignes (enregistrements). La première ligne contient les en-têtes de colonne (noms de champ).

Dans ce format, le tableau est souvent simplement appelé une fiche technique.

Si deux tables ont un ou plusieurs noms de champ en commun, vous pouvez incorporer la feuille de données d’une table dans une autre. En utilisant une feuille de données intégrée, appelée sous-feuille de données, vous pouvez afficher les informations dans plusieurs tables en même temps. Par exemple, vous souhaiterez peut-être incorporer une feuille de données Commandes dans une table Clients afin que les commandes que chaque client a passées soient visibles dans le contexte de l’enregistrement client.

Dans cet exercice, vous allez ouvrir des tables de base de données existantes et explorer la structure de table dans deux vues.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données GardenCompanyOl avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent pour compléter cet exercice. (Pour des raisons pratiques, vous avez peut-être enregistré cette base de données sous un nom différent.) Ouvrez la base de données, assurez-vous que les tables sont répertoriées dans le volet de navigation, puis suivez les étapes.

1 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur Produits pour ouvrir la table Produits en mode Feuille de données.

2 À l’extrémité droite de la barre de titre du volet de navigation, cliquez sur le bouton Fermer de la barre d’obturation pour afficher davantage de champs de la table.

Chaque ligne de ce tableau contient des informations sur un produit et chaque colonne contient un champ de chaque enregistrement. La barre de navigation des enregistrements indique que l’enregistrement sélectionné est 1 sur 189.

Ajustez la largeur de quelques colonnes pour accueillir leurs entrées les plus longues.

3 Dans la rangée de noms de champs en haut du tableau, pointez sur la bordure droite de la colonne Nom du produit, et lorsque le pointeur se transforme en une flèche à deux pointes, double-cliquez sur la bordure.

4 Double-cliquez sur la bordure droite de la colonne Catégorie pour ajuster la largeur de ce champ. Notez que les produits Magic Lily et Autumn Crocus sont classés dans la catégorie Ampoules.

CONSEIL Vous pouvez également redimensionner une colonne de tableau en pointant sur la bordure et en la faisant glisser vers la gauche ou la droite.

Ouvrons maintenant une deuxième table.

5 Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir la barre d’obturation, puis double-cliquez sur Catégories pour ouvrir le tableau Catégories sur une nouvelle page à onglets en mode Feuille de données. Notez que la table Produits est toujours ouverte et disponible si vous en avez besoin.

CONSEIL À partir de maintenant, ouvrez le volet de navigation chaque fois que vous devez travailler avec un objet différent, mais n’hésitez pas à le fermer si vous souhaitez afficher davantage de données.

6 Dans le tableau Catégories, à l’extrémité gauche de l’enregistrement de la catégorie Ampoules, cliquez sur le bouton Développer (le signe plus) pour afficher une sous-feuille de données contenant tous les enregistrements de la table Produits affectés à la catégorie Ampoules.

Vous pouvez afficher les enregistrements de deux tables liées simultanément

CONSEIL L’affichage d’une sous-feuille de données n’est possible que si une relation a été établie entre deux tables. Pour plus d’informations sur les relations, reportez-vous à la section « Définition des relations entre les tables» du chapitre 2, «Création de bases de données et de tables simples».

7 À gauche de l’enregistrement de la catégorie Bulbes, cliquez sur le bouton Réduire (le signe moins) pour masquer la sous-feuille de données.

8 Cliquez sur le bouton Fermer à l’extrémité droite de la barre d’onglets de la page (pas sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit de la fenêtre du programme) pour fermer le tableau Catégories.

9 Fermez le tableau Produits et, lorsque Access vous demande si vous souhaitez enregistrer vos modifications dans ce tableau, cliquez sur Oui.

CONSEIL Aux étapes 3 et 4, vous avez changé l’aspect du tableau en modifiant les largeurs de

Colonnes. Si vous souhaitez que ces modifications prennent effet la prochaine fois que vous ouvrez le tableau, vous devez les enregistrer.

Utilisons ensuite une table contenant des informations sur l’exécution des commandes pour pratiquer le déplacement entre les enregistrements.

10 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Commandes.

La barre de navigation des enregistrements en bas de la fenêtre indique que cette table contient 87 enregistrements et que l’enregistrement actif est le numéro 1 sur 87.

11 Dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez plusieurs fois sur le bouton Enregistrement suivant pour déplacer la sélection vers le bas du champ OrderID actif.

RACCOURCI DU CLAVIER Appuyez sur la flèche vers le haut ou vers le bas pour déplacer la sélection d’un enregistrement à la fois. Appuyez sur la touche Page précédente ou Page suivante pour déplacer un écran à la fois. Appuyez sur Ctrl + Début ou Ctrl + Fin pour déplacer la sélection vers le premier ou le dernier champ du tableau.

12 Cliquez sur la barre de navigation d’enregistrement, sélectionnez le numéro d’enregistrement actuel, entrez 40, puis appuyez sur la touche Entrée pour déplacer la sélection directement vers l’enregistrement 40 sur 87.

Enfin, voyons la structure de la table ouverte.

13 Dans la barre d’outils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Vue de conception pour afficher la structure de la table Commandes en mode Conception. Notez que l’onglet Outil de conception apparaît maintenant sur le ruban.

Le mode Feuille de données affiche les données stockées dans la table, tandis que le mode Création affiche la structure de table sous-jacente.

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