La vue Backstage, où vous pouvez gérer les fichiers et personnaliser le programme.

La fenêtre du programme contient les éléments suivants:

■ Barre de titre Cette barre en haut de la fenêtre du programme affiche le nom de la présentation active et fournit des outils pour gérer le programme et la fenêtre du programme.

La barre de titre pour une nouvelle présentation non enregistrée.

À l’extrémité gauche de la barre de titre se trouve l’icône du programme sur laquelle vous cliquez pour afficher les commandes de restauration, de déplacement, de taille, de réduction, d’agrandissement et de fermeture de la fenêtre du programme.

À droite de l’icône PowerPoint se trouve la barre d’outils d’accès rapide. Par défaut, la barre d’outils d’accès rapide affiche les boutons Enregistrer, Annuler, Rétablir / Répéter et Commencer depuis le début, mais vous pouvez la personnaliser pour afficher la commande de votre choix.

CONSEIL Vous constaterez peut-être que vous travaillez plus efficacement si vous organisez les commandes que vous utilisez fréquemment dans la barre d’outils d’accès rapide, puis que vous l’affichez sous le ruban, directement au-dessus de l’espace de travail. Pour plus d’informations, consultez «Manipulation de la barre d’outils d’accès rapide» au chapitre 14, «Travailler plus efficacement dans PowerPoint».

À l’extrême droite de la barre de titre se trouvent cinq boutons: le bouton Aide de Microsoft PowerPoint qui ouvre la fenêtre Aide de PowerPoint, dans laquelle vous pouvez utiliser des techniques standard pour rechercher des informations; le bouton Options d’affichage du ruban qui contrôle l’espace d’écran occupé par le ruban; et les boutons familiers Minimize, Maximize / Restore Down et Close.

■ Ruban Sous la barre de titre, toutes les commandes permettant de travailler avec une présentation PowerPoint sont regroupées dans cet emplacement central afin que vous puissiez travailler efficacement avec le programme.

CONSEIL Si votre ruban apparaît sous la forme d’une rangée d’onglets en haut de l’espace de travail, cliquez sur l’onglet Accueil pour afficher temporairement les boutons de cet onglet. Pour plus d’informations sur le contrôle de l’affichage du ruban, reportez-vous à la section «Affichage des présentations de différentes manières», plus loin dans ce chapitre.

Le ruban, avec l’onglet Accueil actif.

En haut du ruban se trouve un ensemble d’onglets. Cliquez sur un onglet pour afficher un ensemble de commandes associé.

Les commandes liées à la gestion des présentations PowerPoint et PowerPoint (plutôt que du contenu des diapositives) sont regroupées dans le mode Backstage, que vous affichez en cliquant sur l’onglet Fichier de couleur situé à l’extrémité gauche du ruban. Les commandes disponibles dans la vue Backstage sont organisées sur des pages que vous affichez en cliquant sur les onglets de page dans le volet gauche coloré. Vous réaffichez la présentation et le ruban en cliquant sur la flèche Retour située au-dessus des onglets de page.

 

Les commandes liées à l’utilisation du contenu des diapositives sont représentées sous forme de boutons dans les onglets restants du ruban. L’onglet Accueil, qui est actif par défaut, contient les commandes que la plupart des utilisateurs de PowerPoint utiliseront le plus souvent. Lorsqu’un objet est sélectionné sur une diapositive, un ou plusieurs onglets d’outils peuvent apparaître à l’extrémité droite du ruban pour rendre les commandes liées à cet objet spécifique facilement accessibles. Les onglets d’outils disparaissent à nouveau lorsque leur objet associé n’est plus sélectionné.

Sur chaque onglet, les boutons représentant les commandes sont organisés en groupes nommés. Vous pouvez pointer sur n’importe quel bouton pour afficher une info-bulle avec le nom de la commande, une description de sa fonction et son raccourci clavier (s’il en a un).

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur le contrôle de l’affichage et du contenu des info-bulles, consultez «Modification des options de programme par défaut» dans un de nos articles , «Travailler plus efficacement dans PowerPoint». Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier, voir «Raccourcis clavier» à la fin de ce livre.

Les commandes associées mais moins courantes ne sont pas représentées sous forme de boutons dans un groupe. Au lieu de cela, ils sont disponibles dans une boîte de dialogue ou un volet, que vous affichez en cliquant sur le lanceur de boîte de dialogue situé dans le coin inférieur droit du groupe.

La barre d’état traverse le bas de la fenêtre du programme, cette barre affiche des informations sur la présentation actuelle et donne accès à certaines fonctions du programme

Présentation information sur la barre de statut.

À l’extrémité gauche de la barre d’état se trouvent le numéro de la diapositive active et le nombre total de diapositives de la présentation. À droite du nombre se trouve un bouton représentant le correcteur orthographique, qui vérifie l’orthographe du texte que vous entrez et affiche une coche s’il n’y a pas d’erreurs ou un X s’il y en a.

Au milieu de la barre d’état se trouvent des boutons permettant d’afficher et de masquer des notes ou de travailler avec des commentaires.

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur la saisie de notes, reportez-vous à la section «Préparation des notes et documents du conférencier» au chapitre 6, «Révision et présentation des présentations». Pour plus d’informations sur la saisie de commentaires, reportez-vous à «Ajout et révision de commentaires» dans le chapitre 11, «Partager et revoir des présentations».

À droite du bouton Commentaires se trouve un ensemble de boutons appelé barre d’outils Afficher les raccourcis, qui fournit des méthodes pratiques pour changer la vue de la présentation.

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur les différentes manières d’afficher une présentation, reportez-vous à la section «Affichage des présentations de différentes manières» plus loin dans ce chapitre.

À l’extrémité droite de la barre d’état se trouvent le curseur de zoom, le bouton Niveau de zoom et le bouton Ajuster la diapositive à la fenêtre actuelle. Ces outils vous permettent d’ajuster l’agrandissement de la diapositive active.

Le but de toutes ces fonctionnalités d’interface utilisateur est de rendre le travail sur une présentation aussi intuitif que possible. Les commandes pour les tâches que vous effectuez souvent sont facilement disponibles, et même celles que vous utilisez rarement sont faciles à trouver. L’interface utilisateur facilite également le choix des options de formatage souhaitées en affichant les possibilités dans une galerie d’images, appelées vignettes, qui fournissent une représentation visuelle de chaque choix.

Lorsque vous pointez sur une vignette dans une galerie, la fonction Aperçu en direct affiche à quoi ressemblera la présentation, la diapositive ou la sélection en cours si vous cliquez sur la vignette pour appliquer sa mise en forme associée.

Vous pouvez afficher le contenu de la présentation active dans cinq vues principales: vue normale, vue plan, diapositive

L’aperçu en direct montre l’effet sur les puces sélectionnées en cliquant sur la vignette que vous pointez dans la galerie Puces.

Affichage trieur, affichage lecture et affichage diaporama. Vous effectuez la plupart des travaux de développement sur une présentation en mode Normal, qui est la valeur par défaut.

La vue normale comprend les volets suivants:

■ Vignettes Ce volet apparaît par défaut sur le côté gauche de la fenêtre du programme et affiche de petites vignettes de toutes les diapositives de la présentation active.

■ Diapositive Ce volet occupe la majeure partie de la fenêtre du programme et affiche la diapositive actuelle telle qu’elle apparaîtra dans la présentation.

■ Notes Ce volet se trouve sous le volet Diapositive et permet de saisir des notes sur la diapositive actuelle. Ces notes peuvent être liées au développement de la diapositive, ou il peut s’agir de notes de conférencier auxquelles vous vous référerez lors de la présentation de la présentation. Vous pouvez ouvrir et fermer le volet Notes en cliquant sur le bouton Notes dans la barre d’état.

Les trois volets de la vue normale.

Travailler avec le ruban

Comme pour tous les programmes Office 2013, le ruban PowerPoint est dynamique, ce qui signifie qu’à mesure que sa largeur change, ses boutons s’adaptent à l’espace disponible. Par conséquent, un bouton peut être grand ou petit, il peut ou non avoir une étiquette, ou même être une entrée dans une liste.

Par exemple, lorsqu’un espace horizontal suffisant est disponible, les boutons de l’onglet Accueil sont répartis et les commandes disponibles dans chaque groupe sont visibles.

L’onglet Accueil à 1024 pixels de large

Si vous réduisez l’espace horizontal disponible pour le ruban, les étiquettes des petits boutons disparaissent et des groupes entiers de boutons peuvent se cacher sous un bouton qui représente l’ensemble du groupe. Cliquez sur le bouton de groupe pour afficher une liste des commandes disponibles dans ce groupe.

Lorsque le ruban devient trop étroit pour afficher tous les groupes, une flèche de défilement apparaît à son extrémité droite. Cliquez sur la flèche de défilement pour afficher les groupes masqués

La largeur du ruban dépend de trois facteurs:

■ Largeur de la fenêtre du programme L’optimisation de la fenêtre du programme offre le plus d’espace pour le ruban. Pour agrandir la fenêtre, cliquez sur le bouton Agrandir, faites glisser les bordures d’une fenêtre non maximisée ou faites glisser la fenêtre vers le haut de l’écran.

■ Résolution de l’écran La résolution de l’écran est la taille de votre écran, exprimée en pixels de large x pixels de haut. Vos options de résolution d’écran dépendent de la carte graphique installée sur votre ordinateur et sur votre moniteur. Les résolutions d’écran courantes vont de 800 x 600 à 2 560 x 1 600. Plus le nombre de pixels de large (le premier chiffre) est élevé, plus le nombre de boutons pouvant être affichés sur le ruban est élevé.

Pour changer la résolution de votre écran:

1 Affichez l’élément du panneau de commande Résolution d’écran de l’une des manières suivantes:

■ Cliquez avec le bouton droit sur le bureau Windows, puis cliquez sur Résolution d’écran.

■ Entrez la résolution de l’écran dans Windows 8 Search, puis cliquez sur Ajuster la résolution de l’écran dans les résultats Paramètres.

■ Ouvrez l’élément du panneau de configuration Affichage, puis cliquez sur Ajuster la résolution.

2 Sur la page Résolution d’écran, cliquez sur la flèche Résolution, cliquez ou faites glisser pour sélectionner la résolution d’écran souhaitée, puis cliquez sur Appliquer ou sur OK.

Sur la page Affichage, vous pouvez choisir l’une des options d’agrandissement standard ou modifier la taille du texte d’éléments spécifiques.

Pour modifier l’agrandissement de l’écran à 125 ou 150 pour cent, cliquez sur cette option sur la page Affichage. Pour sélectionner un autre agrandissement, cliquez sur le lien Options de dimensionnement personnalisé, puis, dans la boîte de dialogue Options de dimensionnement personnalisé, cliquez sur l’agrandissement souhaité dans la liste déroulante ou faites glisser la règle pour modifier encore plus l’agrandissement.

Une fois que vous avez cliqué sur OK dans la boîte de dialogue Options de dimensionnement personnalisé, l’agrandissement personnalisé s’affiche sur la page Affichage avec tous les avertissements concernant d’éventuels problèmes liés à la sélection de cet agrandissement. Cliquez sur Appliquer sur la page Affichage pour appliquer l’agrandissement sélectionné.

 

Adapter les étapes de l’exercice

Les captures d’écran présentées dans ce livre ont été capturées à une résolution d’écran de 1024 x 768, avec un grossissement de 100%. Si vos paramètres sont différents, le ruban sur votre écran peut ne pas avoir le même aspect que celui présenté dans ce livre. En conséquence, les instructions d’exercice qui impliquent le ruban peuvent nécessiter un peu d’adaptation. Nos instructions utilisent ce format:

■ Dans l’onglet Insertion, dans le groupe des illustrations, cliquez sur le bouton Graphique.

Si la commande est dans une liste, nos instructions utilisent ce format:

■ Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Diapositives, cliquez sur le bouton Section puis, dans la liste, cliquez sur Ajouter une section.

Si des différences entre vos paramètres d’affichage et les nôtres font apparaître un bouton différemment sur votre écran, cliquez d’abord sur l’onglet spécifié, puis localisez le groupe spécifié.

Si un groupe a été réduit en une liste de groupes ou sous un bouton de groupe, cliquez sur la liste ou le bouton pour afficher les commandes du groupe. Si vous ne parvenez pas à identifier immédiatement le bouton souhaité, pointez sur les candidats susceptibles d’afficher leurs noms dans les info-bulles.

Si vous préférez ne pas avoir à adapter les étapes, configurez temporairement votre écran pour qu’il corresponde au nôtre pendant que vous lisez et travaillez sur les exercices de ce livre.

Dans ce livre, nous fournissons des instructions basées sur les méthodes de saisie traditionnelles au clavier et à la souris. Si vous utilisez PowerPoint sur un appareil tactile, vous pouvez donner des commandes en appuyant avec votre doigt ou avec un stylet. Si tel est le cas, veuillez substituer une action de tapotement chaque fois que nous vous demandons de cliquer sur un élément de l’interface utilisateur. Notez également que lorsque nous vous demandons de saisir des informations dans PowerPoint, vous pouvez le faire en tapant sur un clavier, en appuyant sur un clavier à l’écran ou même en parlant à voix haute, selon la configuration de votre ordinateur et vos préférences personnelles.

Dans cet exercice, vous allez démarrer PowerPoint et explorer le mode Backstage et le ruban. En cours de route, vous expérimenterez des galeries et un aperçu en direct.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la présentation SalesMeetingA située dans le dossier du fichier pratique ChapterOl pour terminer cet exercice. Démarrez votre ordinateur, mais ne démarrez pas PowerPoint. Suivez ensuite les étapes.

1 Démarrez l’Explorateur de fichiers et accédez à votre dossier de fichiers d’exercices ChapterOl. Ensuite, double-cliquez sur la présentation SalesMeetingA pour l’ouvrir dans PowerPoint.

DÉPANNAGE Ne vous inquiétez pas si une barre d’informations sous le ruban vous indique que la présentation a été ouverte en mode protégé. Par défaut, PowerPoint ouvre toute présentation provenant d’un emplacement potentiellement dangereux, tel qu’un site Web ou un message électronique, en mode protégé. Votre ordinateur peut alors afficher mais pas interagir avec la présentation. Si vous faites confiance au fichier et souhaitez travailler avec lui, cliquez sur le bouton Activer la modification dans la barre d’informations.

2 Si la fenêtre du programme n’est pas agrandie, cliquez sur le bouton Agrandir. Notez que dans l’onglet Accueil, seuls les boutons représentant les commandes pouvant être exécutées sur l’élément de présentation actuellement sélectionné (la diapositive entière) sont actifs.

Dans l’onglet Accueil, les boutons liés à la création de contenu de diapositive sont organisés en six groupes: Presse-papiers, Diapositives, Police, Paragraphe, Dessin et Modification.

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES Si votre ruban affiche les noms des onglets mais pas de boutons, cliquez sur Accueil, puis sur le bouton Épingler le ruban (en forme de punaise) à l’extrémité droite du ruban pour l’afficher en permanence. Tout au long de ce livre, les instructions de l’exercice supposent que le ruban est affiché à moins que nous vous disions explicitement de le masquer

3- Pointez sur chaque bouton de l’onglet Accueil pour afficher les info-bulles qui les nomment, décrivent leurs fonctions et donnent leurs raccourcis clavier (le cas échéant).

Lorsque vous pointez sur un bouton, une info-bulle affiche des informations sur la fonction du bouton et le raccourci clavier.

Explorons maintenant les autres onglets.

4- Cliquez sur l’onglet Insertion, puis explorez ses boutons.

Dans l’onglet Insertion, les boutons liés à tous les éléments que vous pouvez insérer dans une présentation et ses diapositives sont organisés en neuf groupes: diapositives, tableaux, images, illustrations, liens, commentaires, texte, symboles et médias.

5 Cliquez sur l’onglet Conception, puis explorez ses boutons.

Dans l’onglet Conception, les boutons liés à l’apparence d’une présentation sont organisés en trois groupes: Thèmes, Variantes et Personnaliser.

7- Sur la barre de défilement à droite des miniatures dans le groupe Thèmes, cliquez sur la flèche de défilement vers le bas pour afficher la rangée suivante de miniatures de thème.

8- Au bas de la barre de défilement des thèmes, cliquez sur le bouton Plus pour afficher un menu qui comprend toute la galerie de thèmes.

Le menu comprend une galerie de vignettes de tous les thèmes que vous pouvez appliquer à cette présentation et deux commandes liées aux thèmes.

9 Pointez sur diverses miniatures dans la galerie Thèmes, en observant l’aperçu en direct sur la diapositive.

10 Appuyez sur la touche Echap pour fermer la galerie sans appliquer de thème.

11 Cliquez sur l’onglet Transitions, puis explorez ses boutons.

Dans l’onglet Transitions, les boutons liés au mouvement d’une diapositive à l’autre dans votre présentation sont organisés en trois groupes: Aperçu, Transition vers cette diapositive et Minutage.

12 Cliquez sur l’onglet Animations. Notez que tous les boutons sauf Aperçu, Volet Animation et Réorganiser l’animation sont gris et indisponibles jusqu’à ce qu’un objet sur la diapositive soit sélectionné.

Dans l’onglet Animations, les boutons liés à l’animation des objets sur les diapositives sont organisés en quatre groupes: Aperçu, Animation, Animation avancée et Minutage.

13 Cliquez sur l’onglet Diaporama, puis explorez ses boutons.

Dans l’onglet Diaporama, les boutons liés à l’affichage de votre présentation sont organisés en trois groupes: Démarrer le diaporama, Configurer et Moniteurs.

14 Cliquez sur l’onglet Révision, puis explorez ses boutons.

Dans l’onglet Révision, les boutons liés aux tâches éditoriales sont organisés en quatre groupes: Vérification, Langue, Commentaires et Comparer.

15- Dans l’onglet Affichage, les boutons liés à la modification de la vue ou à l’affichage de la présentation sont organisés en sept groupes: Vues de présentation, Vues principales, Afficher, Zoom, Couleur / Niveaux de gris, Fenêtre et Macros.

16- Dans le coin inférieur droit du groupe Afficher, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue pour ouvrir la boîte de dialogue Grille et repères.

Dans la boîte de dialogue Grille et repères, vous pouvez définir des options pour contrôler les outils qui vous aident à aligner des objets sur une diapositive.

17 Au bas de la boîte de dialogue Grille et repères, cliquez sur Annuler.

18 Sur la diapositive, cliquez n’importe où dans le titre de la réunion de vente, puis cliquez sur l’onglet d’outil Format qui apparaît sur le ruban.

Dans l’onglet outil Format, les boutons liés à la mise en forme des espaces réservés de texte sont organisés en cinq groupes: Insérer des formes, des styles de forme, des styles WordArt, organiser et taille.

Examinons la vue Backstage, où les commandes liées à la gestion des présentations (comme la création, l’enregistrement et l’impression) sont disponibles.

19-Cliquez sur l’onglet Fichier pour afficher la vue Backstage avec la page Info active.

20-Dans le volet gauche, cliquez sur l’onglet Nouvelle page.

Vous pouvez démarrer une présentation basée sur un modèle à partir de la page Nouveau de la vue Backstage

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur la création de présentations, reportez-vous à “Démarrage et enregistrement de présentations” dans le chapitre 2, “Créer des présentations”.

21-Dans le volet gauche, cliquez sur chacun des six onglets de page suivants pour obtenir un aperçu des options disponibles sur ces pages. Arrêtez lorsque la page Exporter s’affiche.

22-En ignorant l’onglet de la page Fermer, cliquez sur l’onglet de la page Compte pour afficher des informations sur votre installation d’Office.

La page Compte affiche des informations et des paramètres liés à votre version d’Office

 

Cette boîte de dialogue permet d’accéder aux paramètres qui contrôlent l’apparence et le comportement du programme.

23 Dans le volet gauche, cliquez sur Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options PowerPoint.

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur la boîte de dialogue Options PowerPoint, consultez «Modification des options de programme par défaut» dans le chapitre 14, «Travailler plus efficacement dans PowerPoint».

 

Cette boîte de dialogue permet d’accéder aux paramètres qui contrôlent l’apparence et le comportement du programme

24 Au bas de la boîte de dialogue Options PowerPoint, cliquez sur Annuler.

NETTOYAGE Laissez la présentation SalesMeetingA ouverte pour l’exercice suivant.