Identification des nouvelles fonctionnalités d’Access

Access  s’appuie sur les versions précédentes pour fournir des outils puissants pour tous les besoins de votre base de données. Si vous effectuez une mise à niveau vers Access  à partir d’une version précédente, vous êtes probablement plus intéressé par les différences entre l’ancienne et la nouvelle version et par la manière dont elles vous affecteront, et vous voudrez probablement les découvrir le plus rapidement possible. Les sections suivantes répertorient les nouvelles fonctionnalités dont vous voudrez être conscient, en fonction de la version d’Access à partir de laquelle vous effectuez la mise à niveau. Commencez par la première section et travaillez jusqu’à votre version précédente pour obtenir une image complète.

Si vous effectuez une mise à niveau à partir d’Access 2010

Si vous avez utilisé Access 2010, vous vous demandez peut-être comment Microsoft aurait pu améliorer ce qui semblait être un ensemble assez complet de fonctionnalités et d’outils. Les nouvelles fonctionnalités introduites entre Access 2010 et plus sont les suivantes:

■ Accéder aux applications Web Vous pouvez toujours créer des applications de base de données puissantes qui sont stockées localement ou dans un emplacement central. Mais si votre organisation exécute Microsoft SharePoint avec Access Services, vous pouvez désormais créer un formulaire Web d’une base de données que toute personne disposant des autorisations appropriées peut afficher et manipuler à partir d’un navigateur Web. À en juger par les efforts déployés par Microsoft dans les applications Web Access, il est probable que cette évolution sophistiquée des capacités Web introduites avec Access  sera la vague du futur, du moins pour les grandes entreprises.

■ Fonctionnalité Windows 8 Access , comme tous les programmes Office , est une application Windows 8 complète. Lorsqu’il fonctionne sur le système d’exploitation Windows 8, il a non seulement le nouveau look élégant de Windows 8, mais il intègre également les dernières technologies tactiles conçues pour les tablettes et les appareils mobiles.

■ Écran de démarrage L’accès s’ouvre à un écran qui offre un accès facile aux nouveaux modèles de base de données, aux bases de données sur lesquelles vous avez récemment travaillé et aux emplacements où les bases de données existantes peuvent être stockées.

■ Accès au cloud Lorsque vous connectez votre installation Office ou Access à un compte Microsoft (anciennement connu sous le nom de compte Windows Live) ou un compte Microsoft Office 365, vous avez la possibilité d’enregistrer les bases de données de bureau «dans le cloud» dans une bibliothèque de documents SharePoint ou un site Microsoft SkyDrive, afin qu’il soit disponible lorsque vous n’êtes pas à votre bureau.

Si vous effectuez une mise à niveau depuis Access 2007

Outre les fonctionnalités répertoriées dans la section précédente, si vous effectuez une mise à niveau à partir d’Access 2007, vous souhaiterez prendre note des fonctionnalités suivantes qui ont été introduites dans Access 2010:

■ La vue Backstage Tous les outils dont vous avez besoin pour travailler avec vos fichiers de base de données, par opposition à leur contenu, sont accessibles depuis un seul emplacement. Vous affichez le Backstage  en cliquant sur l’onglet Fichier, qui remplace le bouton Microsoft Office à l’extrémité gauche du ruban.

■ Ruban personnalisable Créez vos propres onglets et groupes en fonction de votre façon de travailler.

■ Thèmes unificateurs Ajoutez du piquant aux objets de base de données tels que les formulaires et les rapports en appliquant un thème d’aspect professionnel à partir d’une galerie d’options.

■ Bases de données Web Avec Access , les entreprises ayant des employés et des clients situés dans des zones géographiques différentes peuvent rendre leurs bases de données accessibles sur Internet dans un navigateur Web. (Cette technologie est toujours disponible dans Access 2013 et plus, mais elle a été remplacée par les applications Web Access. Une base de données Web Access 2010 ne peut pas être convertie en application Web Access.)

■ Formulaires de navigation Offrant les techniques de navigation sophistiquées que les gens sont habitués à utiliser sur les sites Web, ces formulaires constituent un outil de navigation essentiel qui peut augmenter la convivialité et la sécurité des données de toute base de données.

■ Nouveaux modèles de bases de données La création de types courants de bases de données est plus facile lorsque vous commencez avec un modèle. Les modèles de base de données fournis avec Access sont complétés par ceux mis à disposition par une communauté de développeurs de bases de données via le site Web Office.

■ Parties d’application Ajoutez des objets de base de données prédéfinis à une base de données existante. En plus de divers types de formulaires, plusieurs parties Quick Start sont disponibles. Par exemple, l’ajout de la partie Contacts ajoute une table et les requêtes, formulaires et rapports associés.

■ Affichage de la mise en page et commandes de mise en page améliorés Il est facile de modifier la conception en mode de mise en page tout en affichant les données sous-jacentes.

■ Générateur d’expressions amélioré La disposition de la boîte de dialogue Générateur d’expressions a été affinée pour rendre la création d’une expression plus intuitive. De plus, une fonctionnalité appelée IntelliSense a été intégrée pour afficher les options en fonction de ce que vous entrez et pour fournir des conseils sur la syntaxe.

■ Mise en forme conditionnelle améliorée Vous pouvez utiliser des barres de données pour ajouter en un coup d’œil des informations sur les données des champs numériques.

■ Possibilité d’exporter vers des fichiers PDF et XPS Lorsque vous souhaitez rendre un rapport ou un autre objet de base de données accessible aux utilisateurs mais que vous ne voulez pas qu’ils puissent le manipuler, exportez l’objet au format PDF ou XPS. Vous pouvez optimiser la taille du fichier pour l’impression ou la publication en ligne.

Si vous effectuez une mise à niveau depuis Access

En plus des fonctionnalités répertoriées dans les sections précédentes, si vous effectuez une mise à niveau à partir d’Access 2003, vous souhaiterez prendre note des fonctionnalités suivantes qui ont été introduites dans Access 2007:

■ Le ruban L’interface utilisateur organise les commandes les plus courantes pour tout objet de base de données dans des onglets et des groupes afin que les commandes appropriées soient immédiatement accessibles pour l’objet courant.

■ Barre d’outils d’accès rapide Personnalisez une partie de la barre d’outils pour inclure les commandes que vous utilisez régulièrement, quel que soit l’objet actuellement actif.

■ Volet de navigation Le volet de navigation personnalisable remplace la fenêtre Base de données d’Access . Affichez ou masquez toutes les tables, requêtes, formulaires, rapports, macros et modules, ou créez un groupe personnalisé qui n’affiche que les objets avec lesquels vous souhaitez travailler.

en ce moment. Vous pouvez même masquer le volet de navigation pour faire plus de place à l’écran pour votre objet de base de données.

Barre d’outils Afficher les raccourcis Cette barre d’outils contextuelle située dans le coin inférieur droit de la fenêtre du programme permet de basculer en un seul clic entre les vues prises en charge de l’objet de base de données actuel.

Documents à onglets Ouvrez plusieurs objets de base de données et passez rapidement de l’un à l’autre en cliquant sur les onglets d’une barre d’onglets.

Bibliothèque de modèles Recherchez et téléchargez rapidement des modèles conçus par des professionnels pour les projets de base de données courants.

Amélioration du tri et du filtrage Triez facilement tous les enregistrements d’une table en fonction d’un ou plusieurs champs, ou filtrez une table ou un formulaire pour afficher ou masquer les enregistrements correspondant à plusieurs critères.

Vue mise en page Reconcevez un formulaire ou un rapport tout en le visualisant.

Dispositions empilées et tabulaires Groupez les contrôles dans une mise en page de formulaire ou de rapport afin que vous puissiez facilement manipuler l’ensemble du groupe en une seule unité.

Calendrier automatique Le type de données Date / Heure comprend un contrôle de calendrier facultatif. Cliquez sur le calendrier et sélectionnez la date souhaitée.

Les champs Rich Text Memo prennent en charge les options de mise en forme les plus courantes, notamment les polices, les couleurs et la mise en forme des caractères. Le formatage est stocké avec la base de données.

Créer un onglet Créez rapidement une nouvelle table, un formulaire, une requête, un rapport, une macro, une liste SharePoint ou un autre objet Access.

Fonction Totaux Ajoutez une ligne de totaux à une requête et sélectionnez dans une liste de formules pour calculer automatiquement les valeurs agrégées des formulaires et des rapports.

Liste des champs Faites glisser et déposez les champs d’une ou plusieurs tables liées ou non liées à votre table active.

Type de données de pièce jointe Joindre des photos et d’autres fichiers à un enregistrement de base de données.

Macros intégrées Les macros intégrées dans un formulaire ou un rapport offrent un niveau de sécurité supérieur dans les applications de base de données.

Aide de Microsoft Access Recherchez facilement le contenu d’aide des utilisateurs finaux et des développeurs depuis Access.

■ Partage d’informations amélioré Importez et exportez facilement des données entre Access et d’autres applications Office ou des fichiers .xml, .html et .pdf; 

créer ou lier une base de données avec une liste SharePoint; ou publier votre base de données dans une bibliothèque SharePoint et permettre aux utilisateurs de mettre à jour et d’extraire des informations.

■ Conception de rapport améliorée Créez rapidement un rapport de qualité professionnelle, avec logo, en-tête et pied de page; et utilisez la vue Rapport, associée à des filtres, pour parcourir uniquement les enregistrements sélectionnés dans le rapport.

■ Volet Grouper, Trier et Total Cette fonction facilite grandement le regroupement et le tri des données dans les rapports et l’ajout de totaux à partir d’une liste déroulante.

■ Sécurité renforcée L’ajout d’une protection par mot de passe à une base de données oblige Access à crypter automatiquement la base de données lors de sa fermeture et à la décrypter à son ouverture.

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