Dans le document, les champs de fusion sont entourés de chevrons («et»). Cependant, vous ne pouvez pas simplement taper les chevrons et le nom du champ; vous devez insérer le champ de fusion à l’aide des commandes de l’onglet Publipostage. Cela crée un lien entre le champ de fusion et le champ de source de données.
Les commandes que vous utilisez pour insérer des champs de fusion dans un document de départ se trouvent dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion sous l’onglet Publipostage.
Les outils d’insertion de champs dans les documents de publipostage
Chaque champ de la source de données peut être inséré en tant que champ de fusion individuel. De plus, deux champs de fusion sont disponibles qui peuvent vous faire gagner un peu de temps:
- Bloc d’adresse Ce champ de fusion insère des éléments d’un bloc d’adresse standard (le nom du destinataire, le nom de l’entreprise et l’adresse postale) que vous sélectionnez afin que vous puissiez insérer toutes les informations dans un seul champ de fusion.
Vous pouvez personnaliser le champ de fusion du bloc d’adresses
- Ligne d’accueil Ce champ de fusion insère une salutation personnalisée ou remplace une salutation générique pour les enregistrements qui ne contiennent pas les informations nécessaires.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs messages d’accueil et formulaires de nom
Après avoir inséré le premier champ de fusion dans un document, le bouton Champs du groupe Ecrire et insérer des champs dans l’onglet Publipostage devient actif. Cliquez sur ce bouton pour mettre en surbrillance (en gris) tous les champs de fusion du document afin qu’ils soient plus faciles à localiser.
La mise en surbrillance des champs de fusion facilite leur localisation et vérifie également qu’ils ne sont pas simplement des espaces réservés
IMPORTANT
Avant de pouvoir exécuter les procédures de cette rubrique, vous devez sélectionner une source de données.
Pour insérer un seul champ de fusion
- Placez le curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer le champ de fusion.
- Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Insérer un champ de fusion et puis cliquez sur le champ que vous souhaitez insérer.
Pour insérer un champ de fusion de bloc d’adresses
- Placez le curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer le champ de fusion Bloc d’adresse.
- Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Bloc d’adresse.
- Dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d’adresse, sélectionnez les éléments de bloc d’adresse à inclure et sélectionnez le format du nom du destinataire.
- Dans la zone Aperçu affichant votre premier enregistrement de données, vérifiez que le bloc d’adresse semble correct. Vous pouvez parcourir des enregistrements supplémentaires pour vérifier davantage.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
Pour insérer un champ de fusion de ligne de salutation
- Placez le curseur à l’emplacement où vous souhaitez insérer le champ de fusion de la ligne d’accueil.
- Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Ligne de bienvenue.
- Dans la boîte de dialogue Insérer une ligne d’accueil, sélectionnez les éléments de ligne d’accueil que vous souhaitez inclure et le format générique des enregistrements qui ne contiennent pas les éléments que vous spécifiez.
- Dans la zone Aperçu affichant votre premier enregistrement de données, vérifiez que le message d’accueil semble correct. Vous pouvez parcourir des enregistrements supplémentaires pour vérifier davantage.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.