Interface utilisateur d’Access

Comme pour tous les programmes d’Office, la façon la plus courante de démarrer Access est à partir de l’écran de démarrage ou du menu Démarrer affiché lorsque vous cliquez sur à l’extrémité gauche de la barre des tâches de Windows. Lorsque vous démarrez Access sans ouvrir une base de données, l’écran de démarrage du programme apparaît. À partir de cet écran, vous pouvez créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une existante. Dans tous les cas, la base de données est affichée dans une fenêtre de programme qui contient tous les outils dont vous avez besoin pour créer des objets de base de données et saisir et manipuler des données. L’interface Access est conçue pour refléter étroitement la façon dont les gens travaillent généralement avec une base de données. Si vous n’êtes pas familier avec cette interface, qui a été introduite pour la première fois avec Access 2007, voici une brève description des éléments de la fenêtre du programme.

Identification des éléments de la fenêtre du programme

La fenêtre du programme contient les éléments suivants:

Barre de titre : Cette barre en haut de la fenêtre du programme affiche le nom de la base de données active et affiche par défaut le chemin du dossier dans lequel elle est stockée. Il fournit également des outils pour gérer le programme et la fenêtre du programme.

À l’extrémité gauche de la barre de titre se trouve l’icône du programme sur laquelle vous cliquez pour afficher les commandes de restauration, de déplacement, de taille, de réduction, d’agrandissement et de fermeture de la fenêtre du programme.

À droite de l’icône d’accès se trouve la barre d’outils d’accès rapide. Par défaut, la barre d’outils d’accès rapide affiche les boutons Enregistrer, Annuler et Rétablir, mais vous pouvez la personnaliser pour afficher la commande de votre choix.

Ruban : Sous la barre de titre, toutes les commandes permettant de travailler avec une base de données Access sont représentées sous forme de boutons dans cet emplacement central afin que vous puissiez travailler efficacement avec le programme.

En haut du ruban se trouve un ensemble d’onglets. Cliquez sur un onglet pour afficher son ensemble de commandes associé.

Les commandes liées à la gestion des bases de données Access sont regroupées dans la vue Backstage, que vous affichez en cliquant sur l’onglet Fichier de couleur situé à l’extrémité gauche du ruban. Les commandes disponibles dans la vue Backstage sont organisées sur des pages que vous affichez en cliquant sur les onglets de page dans le volet gauche coloré. Vous réaffichez la base de données et le ruban en cliquant sur la flèche Retour située au-dessus des onglets de page.

Les commandes liées à l’utilisation du contenu de la base de données sont représentées sous forme de boutons dans les onglets restants du ruban. Lorsqu’un objet est sélectionné dans une base de données, un ou plusieurs onglets d’outils peuvent apparaître à l’extrémité droite du ruban pour rendre les commandes liées à cet objet spécifique facilement accessibles. Les onglets d’outils disparaissent à nouveau lorsque leur objet associé n’est plus actif ou lorsque la vue actuelle ne prend pas en charge e leur utilisation.

Sur chaque onglet, les boutons représentant les commandes sont organisés en groupes nommés. Vous pouvez pointer sur n’importe quel bouton pour afficher une info-bulle avec le nom de la commande et son raccourci clavier (s’il en a un).

Certains boutons comprennent une flèche intégrée ou séparée. Si un bouton et sa flèche sont intégrés, un clic sur le bouton affiche des options pour affiner l’action du bouton.

Si le bouton et sa flèche sont séparés, un clic sur le bouton exécute l’action par défaut indiquée par l’icône actuelle du bouton. Vous pouvez modifier l’action par défaut en cliquant sur la flèche, puis en cliquant sur l’action souhaitée.

Les commandes associées mais moins courantes ne sont pas représentées sous forme de boutons dans un groupe. Au lieu de cela, ils sont disponibles dans une boîte de dialogue ou un volet, que vous affichez en cliquant sur le lanceur de boîte de dialogue situé dans le coin inférieur droit du groupe.

À droite des noms de groupe de ruban se trouve le bouton Réduire le ruban. Cliquer sur ce bouton masque les groupes de commandes mais laisse les noms d’onglets visibles. Vous pouvez ensuite cliquer sur n’importe quel nom d’onglet pour afficher temporairement ses commandes.

Volet de navigation : Sur le côté gauche de la fenêtre du programme, le volet de navigation affiche des listes d’objets de base de données. Par défaut, il affiche tous les objets de la base de données par type d’objet, mais vous pouvez filtrer la liste en cliquant sur la barre de titre du volet, puis en cliquant sur la catégorie ou le groupe d’objets que vous souhaitez afficher. Vous pouvez réduire et développer les groupes de la liste en cliquant sur les chevrons dans les barres de coupe. Si le volet de navigation est sur votre chemin, vous pouvez cliquer sur le bouton Ouvrir / Fermer de la barre d’obturation dans son coin supérieur droit pour le réduire. Pour réafficher le volet de navigation, cliquez à nouveau sur le bouton Ouvrir / Fermer de la barre d’obturation. Vous pouvez faire glisser la bordure droite du volet vers la gauche ou la droite pour l’élargir ou le rétrécir.

Barre d’état : Au bas de la fenêtre du programme, cette barre affiche des informations sur la base de données actuelle et permet d’accéder à certaines fonctions du programme. À l’extrémité droite de la barre se trouve la barre d’outils Afficher les raccourcis, qui fournit des boutons pratiques pour changer la vue de l’objet de base de données actif.

 

Travailler avec le ruban

Comme avec tous les programmes Office, le ruban Access est dynamique, ce qui signifie qu’à mesure que sa largeur change, ses boutons s’adaptent à l’espace disponible. Par conséquent, un bouton peut être grand ou petit, il peut avoir ou non une étiquette, ou même être une entrée dans une liste.

La largeur du ruban dépend des trois facteurs suivants:

Largeur de la fenêtre du programme : L’optimisation de la fenêtre du programme offre le plus d’espace pour le ruban.

Résolution de l’écran : La résolution de l’écran est la taille de votre écran, exprimée en pixels de large x pixels de haut. Plus la résolution de l’écran est élevée, plus la quantité d’informations qui tiendront sur un écran est grande. Vos options de résolution d’écran dépendent de votre carte graphique et de votre moniteur. Les résolutions d’écran courantes vont de 800 x 600 à 2 560 x 1 600. Plus le nombre de pixels de large (le premier chiffre) est élevé, plus le nombre de boutons pouvant être affichés sur le ruban est élevé.

Pour changer la résolution de votre écran:

1 Ouvrez l’élément du panneau de configuration de la résolution d’écran en utilisant l’un des

méthodes:

■ Cliquez avec le bouton droit sur le bureau Windows, puis cliquez sur Résolution d’écran.

■ Cliquez sur une zone vide en haut de l’écran de démarrage de Windows 8 et entrez la résolution de l’écran. Ensuite, dans le volet Recherche, cliquez sur Paramètres et dans les résultats Paramètres, cliquez sur Ajuster la résolution de l’écran.

■ Dans le Panneau de configuration, ouvrez l’élément Affichage du panneau de configuration, puis cliquez sur Ajuster la résolution. (Si le Panneau de configuration est défini sur l’affichage par catégorie, cliquez sur Ajuster la résolution de l’écran dans la catégorie Apparence et personnalisation.)

2 Sur la page Résolution d’écran, cliquez sur la flèche Résolution, cliquez ou faites glisser pour sélectionner la résolution d’écran souhaitée, puis cliquez sur Appliquer ou sur OK.

Sur la page Résolution d’écran, vous définissez la résolution en faisant glisser le pointeur sur le curseur.

■ Le grossissement de l’affichage de votre écran Si vous modifiez le paramètre d’agrandissement de l’écran dans Windows, le texte et les éléments de l’interface utilisateur sont plus grands et donc plus lisibles, mais moins d’éléments tiennent sur l’écran. Vous pouvez régler le grossissement de 100 à 500 pour cent.

Vous pouvez modifier l’agrandissement de l’écran à partir de l’élément du panneau de configuration Affichage, que vous pouvez ouvrir à partir du Panneau de configuration ou en utilisant l’une des méthodes suivantes:

■ Cliquez avec le bouton droit sur le bureau Windows, cliquez sur Personnaliser, puis dans le coin inférieur gauche de la page Personnalisation, cliquez sur Affichage.

■ Accédez à l’affichage en haut de l’écran de démarrage de Windows 8, cliquez sur Paramètres, puis sur Affichage dans les résultats Paramètres.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pour modifier l’agrandissement de l’écran à 125 ou 150 pour cent, cliquez sur cette option sur la page Affichage.

Pour sélectionner un autre agrandissement, cliquez sur le lien Options de dimensionnement personnalisé, puis, dans la boîte de dialogue Options de dimensionnement personnalisé, cliquez sur l’agrandissement souhaité dans la liste déroulante ou faites glisser la règle pour modifier encore plus l’agrandissement.

 

Vous pouvez définir l’agrandissement jusqu’à 500% en faisant glisser la règle dans la boîte de dialogue Options de dimensionnement personnalisé.

 

Une fois que vous avez cliqué sur OK dans la boîte de dialogue Options de dimensionnement personnalisé, l’agrandissement personnalisé s’affiche sur la page Affichage avec tous les avertissements concernant d’éventuels problèmes de sélection de cet agrandissement. Cliquez sur Appliquer sur la page Affichage pour appliquer l’agrandissement sélectionné.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans cet exercice, vous allez démarrer Access et explorer la vue Backstage et le ruban.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données GardenCompanyOl située dans le dossier des fichiers pratiques de ChapterOl pour terminer cet exercice, mais ne l’ouvrez pas encore. Suivez simplement les étapes.

1 À partir de l’écran de démarrage (Windows 8) ou du menu Démarrer (Windows 7), démarrez Access 2013.

2 Sur la page d’accueil d’Access, en bas du volet gauche, cliquez sur Ouvrir d’autres fichiers pour afficher la page Ouvrir de la vue Backstage.

CONSEIL Dans la vue Backstage, vous gérez vos fichiers de base de données Access, mais vous ne travaillez pas avec le contenu des bases de données. Par exemple, vous pouvez créer une base de données, mais pas un objet de base de données. Nous parlerons des tâches que vous pouvez effectuer dans la vue Backstage dans d’autres chapitres de ce livre.

3 Dans le volet gauche de la page Ouvrir, cliquez sur Ordinateur et dans le volet droit, cliquez sur le bouton Parcourir. Ensuite, dans la boîte de dialogue Ouvrir, accédez au dossier du fichier pratique Chapter01 et double-cliquez sur GardenCompany01 pour ouvrir la base de données.

4 Si un avertissement de sécurité apparaît, cliquez sur Activer le contenu dans la barre d’avertissement de sécurité.

CONSEIL Assurez-vous de lire la barre latérale «Activation des macros et autres contenus actifs» plus loin dans ce chapitre pour en savoir plus sur les options de sécurité d’accès.

Sauvegardons la base de données afin de pouvoir l’explorer sans craindre d’écraser le fichier de pratique original.

5 Cliquez sur l’onglet Fichier pour afficher la vue Backstage, puis cliquez sur Enregistrer sous. Ensuite, avec Enregistrer la base de données sous sélectionné dans le volet gauche de la page Enregistrer sous et Accéder à la base de données sélectionné dans la zone Types de fichiers de base de données du volet droit, cliquez sur le bouton Enregistrer sous.

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, enregistrez la base de données sous un nom différent, tel que MyGardenCompanyOl.

ASTUCE Dans ce livre, nous supposons que vous allez enregistrer les fichiers dans les dossiers de fichiers d’entraînement, mais vous pouvez les enregistrer où vous le souhaitez. Lorsque nous nous référons aux dossiers de fichiers pratiques dans les instructions, remplacez simplement l’emplacement d’enregistrement que vous avez choisi.

Cliquez sur Activer le contenu dans la barre d’avertissement de sécurité.

Sur la gauche, le volet de navigation affiche une liste de tous les objets de cette base de données. S’étendant en haut de la fenêtre, le ruban comprend cinq onglets: Fichier, Accueil, Créer, Données externes et Outils de base de données. Étant donné qu’aucun objet de base de données n’est actuellement ouvert, l’onglet Accueil est actif par défaut, mais aucun de ses boutons n’est disponible.

CONSEIL Les bases de données créées dans Access 2013 utilisent le format de stockage de fichiers introduit avec Access 2007 et leurs fichiers portent l’extension .accdb. Vous pouvez ouvrir des fichiers de base de données créés dans des versions antérieures d’Access (qui ont une extension .mdb) dans Access 2013. Vous pouvez ensuite travailler avec et les enregistrer dans l’ancien format ou travailler avec et les enregistrer dans le nouveau format. Si vous les convertissez, vous ne pouvez plus les ouvrir dans les versions antérieures à Access 2007. Pour plus d’informations sur le format ACCDB, recherchez accdb dans l’aide d’Access.

8 Dans la barre de titre du volet de navigation, cliquez sur Tous les objets d’accès, puis dans la zone Filtrer par groupe du menu, cliquez sur Tables pour répertorier uniquement les tables du volet de navigation.

9 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur Catégories pour ouvrir ce tableau sur une page à onglets. Notez que la barre de navigation des enregistrements en bas de la page vous indique le nombre d’enregistrements que contient la table et celui qui est actif, et vous permet de vous déplacer parmi les enregistrements. Notez également que les onglets d’outils Champs et Tableau apparaissent sur le ruban. Ces onglets d’outils ne s’affichent que lorsque vous travaillez avec un tableau.

Volet de navigation filtré Barre de navigation des enregistrements Tableau sur la page à onglets

Les boutons représentant les commandes liées à l’utilisation du contenu de la base de données sont organisés dans l’onglet Accueil en six groupes: Vues, ​​Cl ipboard, tri et filtrage, enregistrements, recherche et formatage de texte.

CONSEIL Par défaut, Access 2013 affiche les objets de base de données sur des pages à onglets. Si vous le souhaitez, vous pouvez afficher chaque objet dans une fenêtre distincte à la place. Dans la boîte de dialogue Options d’accès, affichez la page Base de données actuelle, puis dans la zone Options d’application, sous Options de la fenêtre de document, cliquez sur Fenêtres superposées. La fenêtre de chaque objet possède son propre ensemble de boutons Réduire, Restaurer vers le bas / Agrandir et Fermer. Vous pouvez déplacer les fenêtres d’objets en faisant glisser leurs barres de titre, vous pouvez les dimensionner en faisant glisser leurs cadres et vous pouvez les organiser en cliquant sur le bouton Changer de fenêtre dans le groupe Fenêtre et en sélectionnant une option. (Ce groupe est ajouté à l’onglet Accueil lorsque vous sélectionnez Chevauchement de fenêtres dans la boîte de dialogue Options d’accès.)

10 Dans l’onglet Accueil, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Formatage du texte pour ouvrir la boîte de dialogue Formatage de la feuille de données.

 

 

Dans la boîte de dialogue Formatage de la feuille de données, vous pouvez accéder aux paramètres qui ne sont pas disponibles sous forme de boutons dans le groupe Formatage du texte, tels que Couleur du quadrillage et Styles de bordure et de ligne.

11 Fermez la boîte de dialogue Formatage de la feuille de données.

12 Cliquez sur l’onglet Créer.

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Rapport Rapport Conception vierge Rapports de rapport [p «^ Module“ Module de classe MaCf0 ^ Macros et code Visual Basic

 

 

Les boutons représentant les commandes liées à la création d’objets de base de données sont organisés dans l’onglet Créer en six groupes: Modèles, Tables, Requêtes, Formulaires, Rapports et Macros et code.

13 Double-cliquez sur l’onglet Créer.

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S 4 Graminées Graminées à gazon pour climats frais

ï = Fleurs Une grande variété de fleurs

 

 

 

Un double-clic sur l’onglet actif masque les groupes de boutons du ruban et offre plus d’espace pour l’objet de base de données actuel.

14 Cliquez sur l’onglet Données externes pour afficher temporairement le ruban complet, qui descend sur le tableau.

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H Commande Détails El 4 Graminées Graminées à gazon pour climats frais

H Commandes El 5 Fleurs Une grande variété de fleurs

 

 

Les boutons représentant les commandes liées au déplacement d’informations entre une base de données et d’autres sources sont organisés dans l’onglet Données externes en trois groupes: Importer et lier, Exporter et Listes liées au Web.

15 Cliquez n’importe où dans le tableau ouvert et notez que le ruban disparaît à nouveau.

16 Double-cliquez sur l’onglet Outils de base de données pour afficher en permanence le ruban et activer cet onglet.

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Liens d’exécution compacts et visuels Access SharePoint Add-

Réparer les dépendances de base des macros de base de données 0-â Analyser les entrées de la base de données de table

Outils Macro Relations Analyze Move Data Add-ins A

 

 

Les boutons représentant les commandes liées à la gestion, à l’analyse et à la fiabilité des données sont organisés dans l’onglet Outils de base de données en six groupes: Outils, Macro, Relations, Analyser, Déplacer les données et Compléments.

Avant de terminer cet exercice, fermons d’abord l’objet de base de données actif, puis la base de données. (Si vous souhaitez fermer la base de données et quitter Access, cliquez sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit de la fenêtre du programme.)

17 À l’extrémité droite de la barre où l’onglet de page du tableau Catégories est affiché, cliquez sur le bouton Fermer pour fermer le tableau sans fermer la base de données.

18 Affichez la vue Backstage, puis cliquez sur Fermer pour fermer la base de données sans quitter Access.

CONSEIL Si vous ne fermez pas la base de données active avant d’en ouvrir une autre, Access vous invite à enregistrer vos modifications et ferme la base de données active pour vous. Vous ne pouvez pas ouvrir simultanément deux bases de données dans une seule instance d’Access. Si vous souhaitez que deux bases de données soient ouvertes en même temps, vous devez démarrer une nouvelle instance d’Access.

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