Mise à jour des enregistrements à l’aide de requêtes dans Access

Au fur et à mesure que vous utilisez une base de données et que celle-ci se développe, vous pouvez découvrir que des erreurs s’infiltrent ou que certaines informations deviennent obsolètes. Vous pouvez faire défiler fastidieusement les enregistrements à la recherche de ceux qui doivent être modifiés, mais il est plus efficace d’utiliser les outils et techniques fournis par Access à cette fin.

Si vous souhaitez rechercher ou remplacer plusieurs occurrences du même mot ou de la même phrase, vous pouvez utiliser les commandes Rechercher et remplacer dans le groupe Rechercher de l’onglet Accueil. Ces commandes fonctionnent un peu comme les mêmes commandes dans Microsoft Word ou Microsoft Excel.

Si vous souhaitez manipuler des informations stockées dans la base de données uniquement dans certaines circonstances, vous avez besoin de la puissance d’une requête d’action. Une requête d’action recherche les enregistrements qui correspondent aux critères de sélection et exécute une action sur eux. Par exemple, vous pouvez augmenter le prix de tous les produits d’une catégorie d’un certain pourcentage ou supprimer tous les articles appartenant à une ligne de produits spécifique. Ce type de manipulation de données est facile à faire avec une requête action. Non seulement l’utilisation d’une requête permet de gagner du temps, mais elle permet d’éviter les erreurs.

Quatre types d’actions sont disponibles:

■ Ajouter Ajoute des enregistrements d’une ou de plusieurs tables à la fin d’une ou de plusieurs autres tables.

■ Supprimer Supprime les enregistrements d’une ou de plusieurs tables.

■ Make-table Crée une nouvelle table à partir de tout ou partie des données d’une ou de plusieurs tables.

■ Mettre à jour Modifie les enregistrements dans une ou plusieurs tables. L’exécution d’une requête de mise à jour apporte des modifications irréversibles à la table sous-jacente, vous devez donc toujours créer une copie de sauvegarde de la table avant d’exécuter ce type de requête. Vous pouvez créer rapidement une copie d’un tableau en affichant la liste Tables dans le volet de navigation, en cliquant sur le tableau à copier, en appuyant sur Ctrl + C, puis en appuyant sur Ctrl + V pour coller une copie. Dans la boîte de dialogue Coller la table sous, entrez un nom pour la nouvelle table, puis cliquez sur OK. La table de sauvegarde fait alors partie de la base de données. Vous pouvez le supprimer lorsque vous êtes sûr que la requête de mise à jour a produit les résultats souhaités.

Vous ne pouvez pas créer une requête d’action directement; vous devez d’abord créer une requête de sélection, puis la convertir. Avec une requête Sélection existante ouverte dans le Concepteur de requêtes, cliquez sur le bouton approprié dans le groupe Type de requête sous l’onglet Outil de conception. (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la requête dans le Concepteur de requêtes, cliquer sur Type de requête, puis sur le type de requête souhaité.)

Dans cet exercice, vous allez créer une requête de mise à jour pour augmenter le prix des articles sélectionnés de 10 pourcent.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données. Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.

1 Dans le volet de navigation, copiez et collez la table Catégories, en nommant le nouvel objet Copie des catégories, afin de disposer d’une sauvegarde au cas où votre requête produirait des résultats inattendus.

2 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur le bouton Assistant de requête. Ensuite, avec l’Assistant Requête simple sélectionné dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur OK.

3 Affichez la table: Catégories dans la liste Tables / Requêtes et dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur NomCatégorie pour la déplacer vers la liste Champs sélectionnés.

4 Afficher la table: Produits dans la liste Tables / Requêtes et dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Nom du produit et Prix unitaire pour les déplacer vers la liste Champs sélectionnés.

5 Cliquez sur Terminer pour créer la requête à l’aide du paramètre de détail et du titre par défaut et pour exécuter la requête.

Les résultats de la requête actuelle incluent les produits de toutes les catégories. Nous voulons augmenter les prix des produits uniquement dans les catégories Ampoules et Cactus, modifions donc la requête pour ne sélectionner que ces catégories.

6 Passez en mode Création.

Cette requête de catégories a été créée et nommée par l’assistant de requête simple.

Dans la ligne Critères du champ Nom Catégorie, entrez bulbes et dans la ligne ou du même champ, entrez cactus. Appuyez ensuite sur la touche Entrée.

8 Exécutez la requête pour confirmer que seuls les bulbes et les cactus sont répertoriés, puis revenez en mode Création.

La requête sélectionne maintenant les enregistrements que nous voulons modifier. Convertissons cette requête de sélection en requête de mise à jour afin que nous puissions apporter une modification aux enregistrements sélectionnés.

9 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Type de requête, cliquez sur le bouton Mettre à jour.

Dans la grille de création, les lignes Trier et Afficher disparaissent et une ligne Mettre à jour vers apparaît.

10 Dans la ligne Mettre à jour vers de la colonne Prix unitaire, entrez [Prix unitaire] * 1.1. Appuyez ensuite sur la touche Entrée.

CONSEIL Le fait de placer Prix unitaire entre crochets indique qu’il s’agit d’un objet de base de données – dans ce cas, un champ dans une table. Si vous utilisez le générateur d’expressions pour insérer cette expression, elle ressemble à ceci:

[Produits]! [Prix unitaire] * 1.1

Étant donné que cette description du champ inclut la table dans laquelle il se trouve, vous pouvez insérer cette expression dans d’autres tables.

11 Sans exécuter la requête, passez en mode Feuille de données pour afficher une liste des mêmes prix unitaires que vous avez consultés précédemment ; ils n’ont pas encore été modifiés.

CONSEIL Dans une requête Sélection, cliquer sur le bouton Affichage de l’onglet Accueil ou sur le bouton Affichage de la feuille de données de la barre d’outils Afficher les raccourcis équivaut à cliquer sur le bouton Exécuter.

Mais dans une requête de mise à jour, cliquer sur le bouton Afficher ou sur le bouton Afficher la feuille de données affiche simplement une liste des champs qui seront mis à jour.

12 Passez en mode Création. Exécutez ensuite la requête, qui affiche une boîte de message vous demandant de confirmer que vous souhaitez mettre à jour les enregistrements.

Cette boîte de message vous avertit que vous ne pouvez pas annuler les modifications que vous êtes sur le point d’apporter.

13 Dans la boîte de message, cliquez sur Oui, puis passez en mode Feuille de données. Notez que les prix du champ Prix unitaire ont été augmentés de 10%.

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