Préparer les documents pour la distribution électronique

Lorsqu’un document est complet, vous pouvez le diffuser de deux manières: imprimé sur papier ou électronique. Lorsque vous distribuez un document imprimé, seules les informations imprimées sont visibles par le lecteur. Lorsque vous distribuez un document par voie électronique, vous devez vous assurer qu’aucune information confidentielle n’est jointe au fichier et qu’elle peut être consultée par les personnes à qui vous l’envoyez. Certaines des informations jointes au document sont disponibles avec les propriétés du document sur la page Info du mode Backstage. Vous pouvez modifier ou supprimer certains types d’informations de cette page et plus encore à partir du panneau de document ou de la boîte de dialogue Propriétés.

De nombreux documents font l’objet de plusieurs révisions, et certains sont examinés par plusieurs réviseurs. Au cours de ce processus de développement, les documents peuvent accumuler des informations dont vous ne voudrez peut-être pas dans la version finale, telles que les noms des personnes qui ont travaillé sur le document, le temps passé à travailler sur le document et les commentaires que les réviseurs ont ajoutés au fichier.

Il peut également y avoir des modifications suivies masquées. Ces informations ne sont pas un problème si la version finale doit être livrée sous forme imprimée. Cependant, il est devenu très courant de fournir des documents par voie électronique, mettant ces informations à la disposition de quiconque souhaite les lire.

Word inclut ces trois outils que vous pouvez utiliser pour rechercher des informations masquées et personnelles, des problèmes d’accessibilité et des problèmes de compatibilité de version:

  • Inspecteur de document Automatise le processus de recherche et de suppression de toutes les informations superflues et potentiellement confidentielles.
  • Vérificateur d’accessibilité Identifie les éléments de document et la mise en forme qui peuvent être difficiles à lire pour les personnes souffrant de certains types de handicaps ou pour les appareils fonctionnels tels que les lecteurs d’écran.

Cet outil recherche de nombreux problèmes d’accessibilité courants et fournit des explications et des recommandations pour les résoudre. Vous pouvez laisser le vérificateur d’accessibilité ouvert pendant que vous travaillez – son contenu sera automatiquement mis à jour pour indiquer les problèmes actuels. Après avoir exécuté le vérificateur d’accessibilité, des informations sur les problèmes de contenu de document sont également affichées dans la zone Inspecter le document de la page Informations de la vue Backstage.

La zone Inspecter le document affiche des informations sur la teneur du document

Vérificateur de compatibilité Identifie la mise en forme et les fonctionnalités non prises en charge dans les versions antérieures de Word.

Une fois que vous avez déterminé qu’un document est prêt à être distribué, vous pouvez marquer le document comme final, afin que d’autres personnes sachent qu’elles ne doivent pas apporter de modifications à ce document publié.

IMPORTANT

Par défaut, Word 2016 est configuré pour supprimer certaines propriétés personnelles lors de l’enregistrement d’un document. Si vous souhaitez modifier ce paramètre, affichez la page Centre de gestion de la confidentialité de la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité, puis sur la page Options de confidentialité de la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité, désactivez la case à cocher Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement boîte. Cliquez ensuite sur OK dans chacune des boîtes de dialogue ouvertes pour enregistrer le paramètre.

Problèmes d’accessibilité

Chaque fois que vous créez un document qui sera distribué par voie électronique, en particulier s’il sera affiché sous forme de page Web, demandez-vous si son contenu sera accessible à toutes les personnes que vous souhaitez atteindre. Par exemple, considérez ce qui suit:

  • Tout le monde n’affichera pas le document dans Word 2016 ou dans le même navigateur Web dans lequel vous l’avez prévisualisé.
  • Certaines personnes peuvent définir des tailles de police de navigateur Web par défaut plus grandes que d’habitude ou afficher le contenu de leur navigateur Web à un niveau de zoom accru.
  • Certaines personnes ne peuvent pas différencier les changements de couleur. D’autres peuvent avoir leur ordinateur configuré pour afficher un jeu de couleurs à contraste élevé qui modifie les couleurs par défaut du texte afin de mieux le lire.
  • Les personnes ayant une déficience visuelle peuvent utiliser un appareil fonctionnel tel qu’un lecteur d’écran pour «lire» le contenu du document ou de la page Web.
  • Les navigateurs Web peuvent être configurés pour ne pas afficher certains éléments de page.
  • Une connexion lente peut empêcher l’affichage de grandes images.

Si vous avez l’intention de publier le document sur une page Web publique, vérifiez également si les termes que vos spectateurs potentiels pourraient rechercher sont accessibles aux moteurs de recherche.

Vous pouvez faire certaines choses pour qu’un document s’affiche plus uniformément à l’écran (ou sur papier) et soit plus accessible aux appareils d’assistance et aux moteurs de recherche Internet:

  • Utilisez des styles pour formater le contenu, plutôt que d’appliquer une mise en forme manuelle. Cela permet aux lecteurs de passer directement à des en-têtes spécifiques à partir du volet de navigation du document et d’appliquer des jeux de styles qui utilisent des polices lisibles et des couleurs à contraste élevé pour faciliter la lecture du contenu à l’écran.
  • De même, lorsque vous spécifiez des couleurs, utilisez les couleurs du thème afin qu’elles changent de manière appropriée lorsque les spectateurs choisissent des thèmes à contraste élevé.
  • Si votre contenu comprend des graphiques, ajoutez une légende à chaque image et ajoutez une description écrite de l’image aux propriétés de l’image en tant que texte alternatif (souvent appelé texte alternatif). Le texte alternatif s’affiche à la place de l’image lorsque celle-ci ne peut pas être affichée à l’écran. Il peut également être lu à voix haute par les lecteurs d’écran.
  • Également pour aider les lecteurs d’écran, enveloppez le texte autour des images à l’aide du paramètre En ligne avec le texte, afin que les images n’interrompent pas le texte.
  • N’utilisez pas de filigranes ou de couleurs d’arrière-plan, de motifs ou d’images susceptibles d’interférer avec la lisibilité du contenu du document.
  • Présentez les informations dans le contenu standard du document plutôt que dans des zones de texte. Le contenu des zones de texte peut ne pas être accessible aux lecteurs d’écran.
  • Pour vous assurer que les lecteurs d’écran peuvent accéder au contenu dans l’ordre de lecture prévu, présentez-le dans des paragraphes de texte plutôt que dans des listes ou des tableaux à onglets. Si vous devez présenter des informations dans un tableau, suivez ces instructions:
  • Utilisez les formats de tableau standard: ne «dessinez» pas le tableau manuellement, ne fusionnez pas, ne divisez pas les cellules ou n’emboitez pas les tableaux. Les écarts dans le tableau peuvent entraîner une interprétation incorrecte du contenu des appareils fonctionnels.
  • Si votre tableau s’étend sur plusieurs pages, sélectionnez l’option permettant de répéter la ligne d’en-tête afin que les en-têtes soient à la fois visibles et accessibles aux appareils fonctionnels.
  • Ajoutez du texte alternatif et des légendes aux tableaux en cas d’affichage ou d’interprétation incorrecte.
  • Lors du formatage des hyperliens, fournissez le texte de l’info-bulle.

Pour inspecter un document à la recherche de problèmes courants

  1. Affichez la page Info de la vue Backstage.
  2. Dans la zone Inspecter le document sur le côté gauche de la page Informations, cliquez sur le bouton Rechercher les problèmes, puis sur Inspecter le document pour ouvrir la boîte de dialogue Inspecteur de document, qui répertorie les éléments qui seront vérifiés.
  3. Si Word vous invite à enregistrer les modifications apportées au fichier, cliquez sur Oui.
  4. Décochez les cases des propriétés que vous ne souhaitez pas vérifier, puis cliquez sur Inspecter pour afficher le rapport de l’inspecteur de document sur la présence des propriétés que vous avez sélectionnées. En plus des propriétés de base affichées dans la section Propriétés de la page Info, l’inspecteur peut renvoyer des informations sur les en-têtes et pieds de page et les données XML personnalisées.

L’inspecteur de documents évalue 10 catégories d’informations

  1. Vérifiez les résultats, puis cliquez sur le bouton Supprimer tout pour toute catégorie d’informations que vous souhaitez supprimer.

ASTUCE

Vous pouvez choisir de conserver le contenu identifié par l’inspecteur de document si vous savez qu’il est approprié pour la distribution.

  1. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, cliquez sur Réinspecter, puis sur Inspecter pour vérifier la suppression des propriétés et autres données sélectionnées.
  2. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, fermez la boîte de dialogue Inspecteur de document.

Pour inspecter un document à la recherche de problèmes d’accessibilité

  1. Sur la page Informations de la vue Backstage, cliquez sur le bouton Rechercher les problèmes, puis sur Vérifier l’accessibilité pour exécuter le vérificateur d’accessibilité.
  2. Dans le volet Vérificateur d’accessibilité, examinez les résultats de l’inspection et apportez les modifications souhaitées au document.
  3. Lorsque vous avez terminé, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Cliquez sur le X dans le coin supérieur droit du volet Vérificateur d’accessibilité pour fermer le volet.
  • Laissez le volet ouvert pour continuer à rechercher les problèmes d’accessibilité lorsque vous travaillez avec le document.

Pour vérifier la compatibilité d’un document avec les versions antérieures de Word

  1. Sur la page d’informations de la vue Backstage, cliquez sur le bouton Vérifier la compatibilité pour exécuter le vérificateur de compatibilité.
  2. Dans la boîte de dialogue Vérificateur de compatibilité Microsoft Word, examinez les résultats, apportez les modifications souhaitées et puis cliquez sur OK.

ASTUCE

Par défaut, Word vérifie toujours la compatibilité chaque fois que vous enregistrez un document. Si vous ne souhaitez pas que Word le fasse, désactivez la case à cocher Vérifier la compatibilité lors de l’enregistrement des documents dans la boîte de dialogue Vérificateur de compatibilité Microsoft Word.

Pour marquer un document comme final

  1. Sur la page Info de la vue Backstage, dans la zone Protéger le document, cliquez sur le bouton Protéger le document, puis sur Marquer comme final. Un message vous indique que le document sera marqué comme final puis sauvegardé.
  2. Dans la boîte de message, cliquez sur OK. Un message vous indique que le document a été marqué comme final, que la propriété status a été définie sur Final et que la saisie, les commandes d’édition et les marques d’épreuvage sont désactivées.
  3. Dans la boîte de message, cliquez sur OK. La barre de titre du document indique que le document est en lecture seule (aucune modification ne peut être enregistrée) et la zone Protéger le document indique que le fichier a été marqué comme final.

La page Info rappelle aux gens que le fichier est définitif

  1. Cliquez sur le bouton Retour (la flèche) au-dessus de la page de vue Backstage

onglet pour revenir au document. Notez que seuls les onglets du ruban sont visibles ; les commandes sont masquées.

  1. Cliquez sur l’onglet Insertion pour le développer temporairement et notez que tous les boutons sont inactifs (grisés). Cliquez ensuite hors de l’onglet pour le contracter. Word affiche une barre d’informations, vous informant que le document a été marqué comme définitif.

La barre d’informations décourage les gens de faire des changements occasionnels

Pour apporter des modifications à un document qui a été marqué comme final

  1. Dans la barre d’informations, cliquez sur le bouton Modifier quand même pour supprimer la désignation finale et protection en lecture seule du fichier.
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