Présenter les informations dans des tableaux dans un document word

Un tableau est une structure de colonnes verticales et de lignes horizontales. Chaque colonne et chaque ligne peuvent être identifiées par un en-tête, bien que certains tableaux ne comportent que des en-têtes de colonne ou uniquement des en-têtes de ligne. La case à la jonction de chaque colonne et ligne est une cellule dans laquelle vous pouvez stocker des données (texte ou informations numériques).

Vous pouvez créer des tableaux dans un document Word des manières suivantes :

  • Pour créer un tableau vide de 10 colonnes et huit lignes maximum, vous pouvez afficher la galerie et le menu Insérer un tableau. La galerie est une grille simple qui représente des colonnes et des lignes de cellules. Lorsque vous pointez sur une cellule de la grille, Word décrit les cellules qui seraient incluses dans un tableau créé en cliquant sur cette cellule et affiche un aperçu en direct du tableau potentiel. Cliquer sur une cellule de la grille insère un tableau vide avec la largeur de la colonne de texte. Le tableau a le nombre de lignes et de colonnes que vous avez indiqué dans la grille, avec chaque ligne une ligne de haut et toutes les colonnes d’une largeur égale.

Les dimensions du tableau prévues (exprimées en colonnes x lignes) sont affichées dans l’en-tête de la galerie

  • Pour créer un tableau vide plus personnalisé, utilisez la boîte de dialogue Insérer un tableau. Ici, vous pouvez spécifier le nombre de colonnes et de lignes et la largeur du tableau et de ses colonnes.

Vous pouvez créer un tableau personnalisé à partir de la boîte de dialogue Insérer un tableau

  • Pour créer manuellement un tableau vide, utilisez la fonction Dessiner un tableau, disponible dans le menu Insérer un tableau. Cela affiche un crayon avec lequel vous pouvez dessiner des cellules directement dans le document Word pour créer un tableau. Les cellules que vous dessinez se connectent en s’accrochant à une grille, mais vous avez un certain contrôle sur la taille et l’espacement des lignes et des colonnes.
  • Astuce

Lorsque vous dessinez un tableau, vous pouvez afficher les règles ou le quadrillage pour vous aider à placer les lignes. Pour plus d’informations sur les règles, voir « Afficher différentes vues de documents » dans le chapitre 2, « Créer et gérer des documents ». Pour plus d’informations sur le contrôle du quadrillage des documents, reportez-vous à la section « Disposition des objets sur une page » dans le Chapitre 10, « Organisation et organisation du contenu ».

IMPORTANT

Les appareils fonctionnels tels que les lecteurs d’écran peuvent généralement accéder au contenu des tableaux créés à l’aide de la commande Insérer un tableau, mais pas dans les tableaux dessinés manuellement. Tenez compte des limites de ces périphériques si vous souhaitez que votre document réponde aux exigences d’accessibilité.

  • Pour présenter les données qui existent déjà dans le document (sous forme de texte normal ou sous forme de liste à onglets) sous forme de tableau, vous pouvez utiliser la fonction Convertir le texte en tableau. Lorsque vous le faites, Word vous invite à spécifier le nombre de colonnes ; si la largeur de la colonne doit être fixe ou si les paramètres d’ajustement automatique doivent s’appliquer ; et si les colonnes doivent correspondre à des marques de paragraphe, des virgules, des tabulations ou tout autre caractère.

Vous pouvez convertir proprement du contenu séparé par des marques de paragraphe, des tabulations, des virgules ou tout autre caractère que vous spécifiez

Insérer une feuille de calcul Excel

En plus d’insérer un tableau, vous pouvez insérer une feuille de calcul Microsoft Excel dans votre document. Pour ce faire, cliquez sur Feuille de calcul Excel dans le menu Insérer un tableau. Saisissez ensuite les données souhaitées dans la fenêtre de la feuille de calcul qui apparaît dans le document.

Vous pouvez utiliser des fonctionnalités Excel telles que des fonctions et des formules pour créer ou manipuler les données.

Lorsque vous insérez une feuille de calcul Excel dans votre document et que vous l’activez, le ruban Excel est rendu disponible. L’insertion du contenu d’une feuille de calcul Excel dans votre document ne crée pas de tableau Word. Au contraire, il crée un instantané du contenu Excel. Vous ne pouvez pas travailler avec le contenu de Word ou utiliser l’un des outils de tableau décrits dans ce chapitre. Vous pouvez cependant formater les données dans la fenêtre de la feuille de calcul à l’aide de divers outils et fonctionnalités Excel. Pour accéder à la feuille de calcul pour la modifier, double-cliquez dessus.

Un tableau apparaît dans un document sous la forme d’un ensemble de cellules, généralement délimitées par des bordures ou des quadrillages. Chaque cellule contient un marqueur de fin de cellule et chaque ligne se termine par un marqueur de fin de ligne. Vous pouvez facilement déplacer et positionner le curseur dans le tableau en appuyant sur la touche Tab ou sur les touches fléchées ou en cliquant dans une cellule du tableau.

  • Astuce

Dans certains tableaux rapides, les bordures et les quadrillages sont désactivés.

  • Astuce

Deux éléments distincts dans Word sont appelés quadrillages et les deux peuvent être utilisés en association avec des tableaux. Dans le groupe Afficher de l’onglet Affichage, vous pouvez afficher le quadrillage du document, que vous pouvez utiliser pour positionner le contenu sur la page. Dans le groupe Tableau de l’onglet Outil de mise en page, vous pouvez afficher les quadrillages du tableau, qui définissent les cellules d’un tableau.

Lorsque vous pointez sur un tableau, une poignée de déplacement apparaît dans son coin supérieur gauche et une poignée de taille dans son coin inférieur droit. Lorsque le curseur se trouve dans un tableau, deux onglets Outils de tableau — Conception et Mise en page — apparaissent sur le ruban.

Un tableau a ses propres commandes et onglets d’outils

  • Astuce

Les marques de fin de cellule et de fin de ligne ont une apparence identique et ne sont visibles que lorsque vous affichez les marques de mise en forme dans le document. La poignée de déplacement et la poignée de taille n’apparaissent qu’en mode Mise en page et en mode Web.

Après avoir créé un tableau dans Word, vous pouvez entrer des données (telles que du texte, des nombres ou des graphiques) dans les cellules du tableau. Vous pouvez mettre en forme les données dans un tableau comme vous le feriez pour tout autre texte dans Word, en modifiant la police, en alignant le texte, etc. Vous pouvez également trier les données dans une table. Par exemple, dans un tableau qui a les en-têtes de colonne Nom, Adresse, Code postal et Numéro de téléphone, vous pouvez trier sur l’une de ces colonnes pour organiser les informations par ordre alphabétique ou numérique.

Lorsque vous souhaitez effectuer des calculs sur des nombres dans un tableau Word, vous pouvez créer une formule à l’aide des outils de la boîte de dialogue Formule.

Vous pouvez facilement créer une formule pour calculer une valeur dans un tableau

Pour utiliser une fonction autre que SOMME dans la boîte de dialogue Formule, vous cliquez sur la fonction souhaitée dans la liste Coller la fonction. Vous pouvez utiliser des fonctions intégrées pour effectuer un certain nombre de calculs, y compris le calcul de la moyenne (MOYENNE) d’un ensemble de valeurs, le comptage (COUNT) du nombre de valeurs dans une colonne ou une ligne, ou la recherche du maximum (MAX) ou du minimum (MIN) valeur dans une série de cellules.

Bien que les formules se réfèrent généralement aux cellules ci-dessus ou à gauche de la cellule active, vous pouvez également utiliser le contenu des cellules spécifiées dans les formules en saisissant l’adresse de la cellule entre parenthèses après le nom de la fonction. L’adresse de la cellule est une combinaison de la lettre de la colonne et du numéro de ligne. Par exemple, A1 est la cellule à l’intersection de la première colonne et de la première ligne. Une série de cellules dans une ligne peut être adressée comme une plage composée de la première cellule et de la dernière cellule séparées par deux points, par exemple A1: D1. Par exemple, la formule = SOMME (A1: D1) totalise les valeurs de la ligne 1 des colonnes A à D. Une série de cellules dans une colonne peut être adressée de la même manière. Par exemple, la formule = SOMME (A1: A4) totalise les valeurs de la colonne A des lignes 1 à 4. Vous pouvez également utiliser des constantes dans les formules.

Vous pouvez modifier la structure d’une table de plusieurs manières. Ceux-ci comprennent les éléments suivants :

  • Insérer des lignes ou des colonnes Avec Word 2016, vous pouvez insérer une ligne ou une colonne en un seul clic. L’ajout de plusieurs lignes et colonnes est également très simple.

L’insertion d’une ligne ou d’une colonne ne prend désormais qu’un seul clic.

  • Insérer des cellules Vous pouvez insérer des cellules dans un tableau Word. Lorsque vous le faites, vous devez spécifier la direction dans laquelle les cellules adjacentes doivent se déplacer pour accueillir les nouvelles cellules.

Lors de l’insertion de moins d’une ligne ou colonne complète, vous devez spécifier le mouvement des cellules environnantes

  • Redimensionner un tableau entier Vous pouvez facilement agrandir ou réduire un tableau, en conservant son rapport hauteur / largeur d’origine si vous le souhaitez.
  • Redimensionner une seule colonne ou ligne Vous pouvez faire glisser pour redimensionner une seule colonne ou ligne. Pour un contrôle plus précis, vous pouvez utiliser les commandes du groupe Taille de cellule de l’onglet d’outil Mise en page.
  • Fusionner et diviser des cellules Vous pouvez fusionner des cellules afin qu’elles s’étendent sur plusieurs colonnes ou lignes. Par exemple, si vous souhaitez entrer un titre pour un tableau dans la première ligne du tableau, vous pouvez fusionner les cellules de cette ligne pour créer une cellule fusionnée qui couvre la largeur du tableau. Vous pouvez ensuite entrer le titre dans la cellule fusionnée. (Pour plus de style, vous pouvez même centrer le titre.) En plus de fusionner plusieurs cellules pour créer une seule cellule, vous pouvez diviser une seule cellule pour créer plusieurs cellules. Lorsque vous le faites, vous devez spécifier le nombre de colonnes et de lignes dans lesquelles vous souhaitez diviser la cellule.

Lorsque vous divisez une cellule, vous devez spécifier le nombre de colonnes et de lignes dans lequel vous souhaitez diviser la cellule

Supprimer des éléments de tableau Vous pouvez supprimer des éléments de tableau, y compris des cellules, des colonnes, des lignes et le tableau entier, à partir de la mini-barre d’outils ou de l’onglet de l’outil Mise en page.

Vous pouvez supprimer des éléments de tableau de la mini barre d’outils

  • Astuce

Vous pouvez déplacer un tableau en utilisant les mêmes techniques que vous utiliseriez pour déplacer du texte ou des images dans Word. Pour plus d’informations, reportez-vous à « Déplacer, copier et supprimer du texte » dans le chapitre 3, « Saisir et modifier du texte ».

Pour créer un tableau à partir d’une grille prédéfinie

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le tableau.
  2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Tableau.
  3. Dans la galerie Insérer un tableau, pointez (sans cliquer) sur une cellule de la galerie pour prévisualiser l’effet de la création du tableau dans le document.
  4. Sélectionnez une cellule pour créer un tableau vide composé du nombre sélectionné de colonnes et de lignes.

Pour créer une table personnalisée

  1. Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le tableau.
  2. Dans la galerie Insérer un tableau, cliquez sur Insérer un tableau pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un tableau.
  3. Dans la zone de comportement Ajustement automatique, effectuez l’une des opérations suivantes, puis cliquez sur OK:
  • Cliquez sur Largeur de colonne fixe, puis spécifiez une largeur standard pour les colonnes du tableau.
  • Cliquez sur Ajuster automatiquement au contenu pour dimensionner les colonnes du tableau en fonction de leur contenu. La largeur du tableau résultant peut être inférieure à la largeur de la page.
  • Cliquez sur Ajuster automatiquement à la fenêtre pour créer un tableau qui tient dans les marges de la page et est divisé en colonnes de taille égale.

Dessiner un tableau

  1. Dans la galerie Insérer un tableau, cliquez sur Dessiner un tableau. Le curseur se transforme en crayon.
  2. Dans le document, pointez sur l’emplacement où vous souhaitez que le coin supérieur gauche du tableau se trouve et puis cliquez pour démarrer le tableau.
  3. Déplacez le curseur à l’emplacement où vous voulez que le coin inférieur droit de la table se trouve et cliquez pour terminer l’empreinte de la table. S’il y a du texte dans l’encombrement du tableau, il se déplace pour s’adapter au tableau.
  4. Cliquez le long des bordures du tableau pour créer des colonnes et des lignes.
  5. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des colonnes et des lignes, cliquez sur la touche Échap pour désactiver la fonction de dessin de tableau.

Autres options de mise en page du tableau

Vous pouvez contrôler de nombreux aspects d’un tableau dans la boîte de dialogue Propriétés du tableau, que vous affichez en cliquant sur le bouton Propriétés dans le groupe Tableau de l’onglet Outil de mise en page.

Vous pouvez contrôler de nombreux aspects d’une table

La boîte de dialogue Propriétés du tableau contient les onglets suivants :

  • Tableau Dans l’onglet Tableau, vous pouvez spécifier la largeur du tableau et la manière dont il interagit avec le texte environnant. Vous pouvez également accéder aux options de bordure et d’ombrage, y compris celles des marges internes des cellules du tableau.
  • Ligne Dans l’onglet Ligne, vous pouvez spécifier la hauteur des lignes sélectionnées, si les lignes peuvent être divisées entre les pages (lorsque le tableau est plus large que la page) et si la ligne d’en-tête est répétée en haut de chaque page lorsqu’un tableau est plus d’une page. Notez que l’option Répéter en tant que ligne d’en-tête s’applique à l’ensemble du tableau plutôt qu’à la ligne sélectionnée. Cette option n’est disponible que lorsque le curseur se trouve dans la ligne supérieure du tableau. La sélection de cette option aide les lecteurs d’un document à interpréter plus facilement les données des tableaux de plusieurs pages. Il permet également aux dispositifs d’assistance tels que les lecteurs d’écran d’interpréter correctement le contenu de la table.
  • Colonne Dans l’onglet Colonne, vous pouvez définir la largeur de chaque colonne.
  • Cellule Dans l’onglet Cellule, vous pouvez définir la largeur des cellules sélectionnées et l’alignement vertical du texte qu’elles contiennent. Cliquez sur le bouton Options de cette page pour définir les marges internes et l’habillage du texte des cellules individuelles.
  • Texte de remplacement Dans l’onglet Texte de remplacement, vous pouvez saisir du texte décrivant le tableau. Un texte alternatif peut apparaître lorsqu’un tableau ne peut pas être affiché sur la page ou lorsque le document est lu à haute voix par un appareil fonctionnel. L’inclusion d’un texte alternatif ou d’une légende de tableau améliore l’accessibilité du tableau.

Vous pouvez également contrôler la largeur, l’alignement et les marges des cellules à l’aide des paramètres des groupes Taille de cellule et Alignement de l’onglet Outil de mise en page.

Pour saisir des données dans un tableau

  1. Placez le curseur dans la cellule dans laquelle vous souhaitez saisir des données.
  2. Entrez les données.
  3. Continuez à saisir les données dans les cellules, en appuyant sur la touche Tab et les touches fléchées pour passer d’une cellule à l’autre.

Pour naviguer dans un tableau

  1. Avec le curseur dans une cellule de tableau, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Appuyez sur la touche Tab pour déplacer le curseur vers la cellule suivante de la ligne ou de la dernière cellule d’une ligne vers la première cellule de la ligne suivante.
  • Appuyez sur Maj + Tab pour déplacer le curseur vers la cellule précédente.

Pour convertir une liste à onglets en tableau

  1. Sélectionnez la liste à onglets.
  2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Tableau et puis cliquez sur Convertir le texte en tableau.
  3. Dans la boîte de dialogue Convertir le texte en tableau, vérifiez que la zone Nombre de colonnes affiche le nombre de colonnes souhaité et puis cliquez sur OK.
  • ASTUCE

Inversement, vous pouvez convertir un tableau en texte normal en sélectionnant le tableau et en cliquant sur Convertir en texte dans le groupe Données de l’onglet Outil de mise en page.

Pour ajouter des calculs à une cellule de tableau

  1. Placez le curseur dans la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter un calcul.
  2. Dans l’onglet Outil de présentation, dans le groupe Données, cliquez sur le bouton Formule pour ouvrir la boîte de dialogue Formule.
  3. Si les lignes au-dessus de la cellule sélectionnée contiennent des données numériques, la zone Formule contient une formule simple pour ajouter les montants dans les lignes au-dessus de la cellule. Pour appliquer une formule différente, supprimez la formule existante et choisissez une formule différente dans la liste des fonctions Coller.
  4. Vérifiez que les parenthèses qui suivent le nom de la fonction incluent les cellules correctes, puis cliquez sur OK.

Pour mettre à jour un calcul dans une table

  1. Dans la cellule qui contient un calcul que vous souhaitez mettre à jour, cliquez avec le bouton droit sur les résultats de la formule et cliquez sur Mettre à jour le champ.

Pour aligner le texte dans une cellule de tableau

  1. Cliquez ou sélectionnez la ou les cellules que vous souhaitez aligner.
  2. Dans l’onglet Outil Disposition, dans le groupe Alignement, sélectionnez un bouton d’alignement pour aligner le texte dans la cellule.

Pour trier les données dans une table

  1. Cliquez n’importe où dans le tableau.
  2. Dans l’onglet Outil de mise en page, dans le groupe Données, cliquez sur le bouton Trier.
  3. Dans la boîte de dialogue Trier, procédez comme suit et puis cliquez sur OK:
  4. Dans la zone « Trier par », sélectionnez la colonne principale par laquelle vous souhaitez trier le contenu, le type de contenu (Texte, Nombre ou Date) si nécessaire pour définir l’ordre de tri numérique correct, et Croissant ou Decroissant.
  5. Dans la zone Puis par, sélectionnez et configurez jusqu’à deux critères de tri imbriqués supplémentaires.

Pour sélectionner des cellules de tableau

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Pour sélectionner une seule cellule, double-cliquez dans la cellule.
  • Pour sélectionner plusieurs cellules, cliquez sur la première cellule à sélectionner, puis effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Pour sélectionner des cellules adjacentes, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur la dernière cellule que vous souhaitez sélectionner. La première cellule, la dernière cellule et toutes les cellules intermédiaires seront sélectionnées.
  • Pour sélectionner des cellules non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chaque cellule supplémentaire que vous souhaitez sélectionner. Toutes les cellules sur lesquelles vous avez cliqué seront sélectionnées.

Pour sélectionner des colonnes de tableau

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pour sélectionner une seule colonne, pointez vers le haut de la colonne. Lorsque le curseur se transforme en flèche pointant vers le bas, cliquez pour sélectionner la colonne.
  • Pour sélectionner plusieurs colonnes, lorsque le curseur se transforme en flèche pointant vers le bas, cliquez pour sélectionner la première colonne. Ensuite, effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pour sélectionner des colonnes adjacentes, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez pour sélectionner la dernière colonne.
  • Pour sélectionner des colonnes non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez pour sélectionner chaque colonne supplémentaire.

Pour sélectionner des lignes de tableau

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pour sélectionner une seule ligne, pointez sur le bord gauche de la ligne. Lorsque le curseur se transforme en flèche pointant vers le haut, cliquez pour sélectionner la ligne.
  • Pour sélectionner plusieurs lignes, lorsque le curseur se transforme en flèche pointant vers le haut, cliquez pour sélectionner la première ligne. Ensuite, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Pour sélectionner des lignes adjacentes, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez pour sélectionner la dernière ligne.
  • Pour sélectionner des lignes non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez pour sélectionner chaque ligne supplémentaire.

Pour sélectionner une table

  1. Pointez sur le tableau pour afficher la poignée de déplacement, puis cliquez sur la poignée de déplacement.

Pour redimensionner une colonne de tableau

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Pointez sur la bordure droite de la colonne à redimensionner. Lorsque le curseur prend la forme d’une ligne verticale avec des flèches de chaque côté, cliquez et faites glisser la bordure vers la gauche ou la droite pour rendre la colonne plus étroite ou plus large.
  • Double-cliquez sur la bordure droite d’une colonne pour ajuster la largeur afin qu’elle soit aussi étroite que possible tout en accueillant le contenu de la colonne.
  • Cliquez dans la colonne que vous souhaitez redimensionner. Puis, sous l’onglet outil Disposition, dans le groupe Taille de cellule, modifiez le paramètre Largeur.

Pour redimensionner une ligne de tableau

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pointez sur la bordure inférieure de la ligne à redimensionner. Lorsque le curseur se transforme en une ligne horizontale avec des flèches de chaque côté, cliquez et faites glisser la bordure vers le haut ou vers le bas pour rendre la ligne plus courte ou plus haute.
  • Cliquez sur la ligne que vous souhaitez redimensionner. Ensuite, sous l’onglet outil Disposition, dans le groupe Taille de cellule, modifiez la hauteur
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