Prévisualiser et terminer la fusion dans un document Word

Après avoir spécifié la source de données que vous souhaitez utiliser et entré les champs de fusion dans le document principal, vous pouvez prévisualiser l’effet de la fusion des enregistrements dans les documents, puis effectuer la fusion réelle. Vous pouvez filtrer davantage les données source pendant le processus de prévisualisation. Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez soit envoyer les documents fusionnés directement à l’imprimante, soit les fusionner dans un nouveau document. Si vous fusionnez dans un nouveau document, vous avez une autre chance de réviser et, si nécessaire, de modifier les documents fusionnés avant de les envoyer à l’imprimante.

IMPORTANT

Avant de pouvoir exécuter les procédures de cette rubrique, vous devez sélectionner une source de données et insérer des champs de fusion.

Pour prévisualiser les documents fusionnés

  1. Affichez le document de départ avec les champs de fusion en place et la source de données attachée.
  2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Aperçu des résultats, cliquez sur le Bouton Aperçu des résultats pour afficher les informations de source de données à la place des champs de fusion.
  3. Dans le groupe Aperçu des résultats, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant ou Enregistrement précédent pour parcourir la source de données un enregistrement à la fois.
  • Cliquez sur le bouton Premier enregistrement ou Dernier enregistrement pour accéder au premier ou au dernier enregistrement de la source de données.
  • Cliquez à nouveau sur le bouton Aperçu des résultats pour afficher à nouveau les champs de fusion.

Pour fusionner les données dans un nouveau document

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner, puis sur Modifier les documents individuels. La boîte de dialogue Fusionner dans un nouveau document s’ouvre.

 

Vous pouvez limiter la fusion à un enregistrement ou à une plage d’enregistrements

  1. Dans la boîte de dialogue Fusionner vers un nouveau document, indiquez l’enregistrement ou les enregistrements que vous souhaitez fusionner et puis cliquez sur OK.

Pour fusionner les données et imprimer le fichier résultant

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner, puis sur Imprimer les documents.
  2. Dans la boîte de dialogue Fusionner vers l’imprimante, indiquez l’enregistrement ou les enregistrements que vous souhaitez fusionner et puis cliquez sur OK.
  3. Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionnez votre imprimante, configurez tous les paramètres d’imprimante supplémentaires nécessaires, puis cliquez sur OK.

Pour fusionner les données et envoyer par e-mail les messages résultants

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner, puis sur Envoyer des messages électroniques. La boîte de dialogue Fusionner vers courrier électronique s’ouvre.

Vous spécifiez le champ d’adresse et la ligne d’objet avant d’envoyer les messages

  1. Dans la zone Options de message, procédez comme suit:
  • Dans la liste À, cliquez sur le champ contenant les adresses e-mail des destinataires.
  • Dans la zone Ligne d’objet, entrez l’objet du message que vous souhaitez que le message électronique affiche.
  • Dans la liste Format du courrier, cliquez sur Pièce jointe, Texte brut ou HTML.
  1. Dans la zone Envoyer des enregistrements, indiquez l’enregistrement ou les enregistrements que vous souhaitez fusionner. Cliquez ensuite sur OK.
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