Excel permet d’accéder à une variété d’images graphiques personnalisables appelées Formes. Vous voudrez peut-être insérer des formes pour créer des diagrammes simples, afficher du texte ou simplement ajouter un attrait visuel à une feuille de calcul.

Gardez à l’esprit que les formes peuvent ajouter un encombrement inutile à une feuille de calcul. Le meilleur conseil est peut-être d’utiliser les formes avec parcimonie. Les formes peuvent aider à attirer l’attention sur certains aspects de votre feuille de calcul. Ils ne devraient pas être l’attraction principale. 

Insérer une forme

Vous pouvez ajouter une forme au calque de dessin d’une feuille de calcul en choisissant Insérer / Illustrations / Formes, ce qui ouvre la galerie Formes, illustrée à la figure suivante.

Les formes sont organisées en catégories et la catégorie en haut affiche les formes que vous avez utilisées récemment. Pour insérer une forme dans une feuille de calcul, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :

■ Cliquez sur la forme dans la galerie Formes, puis cliquez dans la feuille de calcul.

Une forme de taille par défaut est ajoutée à votre feuille de calcul.

■ Cliquez sur la forme, puis faites-la glisser dans la feuille de calcul. Cela vous permet de créer une forme plus grande ou plus petite, ou une forme avec des proportions différentes de celles par défaut.

Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, l’objet est sélectionné et son nom apparaît dans la zone Nom.

Vous pouvez également insérer une forme dans un graphique. Sélectionnez simplement le graphique avant de choisir la forme dans la galerie, puis cliquez à l’intérieur du graphique pour insérer la forme. La forme est incorporée dans le graphique. Si vous déplacez le graphique, la forme apparaît. La forme s’ajuste également lorsque vous modifiez la taille du graphique.

Quelques formes nécessitent une approche légèrement différente. Par exemple, lors de l’ajout d’une forme Forme libre (de la catégorie Traits), vous pouvez cliquer plusieurs fois pour créer des lignes. Ou cliquez et faites glisser pour créer une forme non linéaire. Double-cliquez pour terminer le dessin et créer la forme. La forme de courbe (dans la catégorie Lignes) nécessite également plusieurs clics lors du dessin. Si vous choisissez la forme de griffonnage, il vous suffit de faire glisser le pointeur de la souris sur la feuille de calcul pour créer votre chef-d’œuvre. Si vous connectez les extrémités, ce sera une forme remplie.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lors de la création de formes :

■ Chaque forme a un nom. Certains ont des noms génériques comme Forme 1 et Forme 2, mais d’autres portent des noms plus descriptifs (par exemple, Rectangle 1). Pour modifier le nom d’une forme, sélectionnez-la, saisissez un nouveau nom dans la zone Nom et appuyez sur Entrée.

■ Pour sélectionner une forme spécifique sur une feuille de calcul, cliquez simplement dessus.

■ Lorsque vous créez une forme en faisant glisser, maintenez la touche Maj enfoncée pour conserver les proportions par défaut de l’objet.

■ Vous pouvez contrôler la manière dont les objets apparaissent à l’écran dans l’onglet Avancé de la boîte de dialogue Options Excel. (Choisissez Fichier / Options.) Ce paramètre apparaît dans la section Options d’affichage pour ce classeur. L’option Tout est sélectionnée sous Pour les objets à afficher.

Vous pouvez masquer tous les objets en choisissant Rien (Masquer les objets). Cacher des objets peut accélérer les choses si votre feuille de calcul contient des objets complexes qui prennent beaucoup de temps à redessiner.

Modifier des formes

Pour modifier une forme :

1. Cliquez sur la forme pour la sélectionner.

2. Cliquez avec le bouton droit sur la forme et sélectionnez Formater la forme dans le menu contextuel.

3. La section Format de la forme s’ouvre sur le côté droit de la fenêtre du programme. Vous pouvez modifier le remplissage de la forme, sélectionner le type et la couleur de remplissage (ou pas de remplissage du tout), ainsi que la taille, la couleur et les lignes de la forme. Vous pouvez également ajouter des ombres, des éclats, des reflets et d’autres effets.

Créer des formes pour les boutons de macro

Vous pouvez insérer une forme, telle qu’un rectangle arrondi, sur une feuille de calcul, à utiliser comme bouton, pour exécuter une macro.

■ Dans l’onglet Insertion du ruban, cliquez sur Illustrations / Formes, puis sur la forme que vous souhaitez utiliser comme bouton.

■ Ensuite, cliquez sur la feuille de calcul, à l’endroit où vous souhaitez que le coin supérieur gauche du bouton apparaisse.

■ Une forme apparaîtra, dans la taille par défaut. La forme est sélectionnée et vous pouvez voir son nom dans la boite des noms : Rectangle : coins arrondis 6, dans cet exemple.

Pour que la forme ressemble davantage à un bouton, vous pouvez ajouter un style de forme :

■ Sélectionnez la forme et sur le ruban, sous Format de forme, cliquez sur l’onglet Format.

■ Dans la section Styles de formes, cliquez sur le bouton Plus pour ouvrir la galerie de styles.

■ Ensuite, cliquez sur l’une des options de style, telles que Effet intense. Il a une légère ombre, ce qui lui donne un effet 3D.

Si vous envisagez de créer plusieurs formes dans le classeur et que vous souhaitez qu’elles aient toutes un effet biseauté, vous pouvez modifier l’un des paramètres du thème.

■ Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Mise en page

■ Dans le groupe Thèmes, cliquez sur Effets

■ Cliquez sur l’option Office 2007-2010.

Maintenant, lorsque vous regardez la galerie de styles, les formes de la rangée inférieure auront un effet biseauté, comme les styles avaient dans Excel 2007 et 2010.

Pour clarifier ce que fait le bouton, ajoutez du texte. Dans cet exemple, le bouton exécutera une macro qui bascule les en-têtes de colonnes, des chiffres aux lettres ou des lettres aux chiffres. Pour ajouter du texte :

■ Sélectionnez le bouton (REMARQUE : pour sélectionner une forme après l’attribution d’une macro, cliquez avec le bouton droit sur la forme.)

■ Tapez le texte du bouton

■ Cliquez sur la bordure du bouton pour sélectionner à nouveau le bouton (cela vous fera sortir du mode d’édition de texte, où vous pouvez voir le curseur.)

■ Avec le bouton sélectionné, utilisez les outils de l’onglet Accueil du ruban pour rendre le texte en gras, plus grand, centré ou tout autre formatage.

■ Cliquez sur la feuille de calcul, loin du bouton, pour la désélectionner.

Pour que la macro exécute une macro qui a été stockée dans le classeur :

■ Cliquez avec le bouton droit sur le bouton et cliquez sur Affecter une macro

■ Dans la liste des macros, cliquez sur celle que vous souhaitez que le bouton exécute, puis cliquez sur OK