Un tableau Excel comporte trois parties principales : la ligne d’en-tête, la plage de corps de données et la ligne de total. Les sections suivantes traitent de ces trois parties. Les sections suivantes couvrent également les colonnes calculées et la poignée de dimensionnement.
1 La ligne d’en-tête
La ligne d’en-tête est la ligne la plus haute d’un tableau. Vous pouvez éventuellement le masquer, mais par défaut la ligne d’en-tête est visible. La valeur de la ligne d’en-tête d’une colonne définit le nom de cette colonne, également appelé nom de champ. Pour maintenir la cohérence et autoriser les références de formule avancées (références structurées), toutes les valeurs de ligne d’en-tête doivent être des constantes et non des formules. Si un en-tête peut être modifié au cours de l’utilisation de cette table, vous pouvez utiliser une liste de validation pour présenter à l’utilisateur une liste de valeurs d’en-tête possibles. Lorsqu’un en-tête est modifié, toutes les références de formule à cette colonne sont automatiquement ajustées.
En plus de définir les noms de colonne ou de champ, la ligne d’en-tête est utilisée pour afficher un bouton de filtre (un triangle noir pointant vers le bas) sur chaque colonne. Lorsque vous cliquez sur le bouton Filtrer, Excel ouvre une boîte de dialogue qui présente de nombreuses options pour filtrer et trier le tableau à l’aide de cette colonne. La figure suivante met en évidence la ligne d’en-tête et les boutons de filtre dans un tableau.
Les valeurs d’en-tête de tableau doivent être uniques dans un tableau. Lorsque vous entrez une valeur d’en-tête identique à un autre en-tête du même tableau, Excel ajoute un nombre à la fin de la valeur d’en-tête la plus à droite pour la rendre unique. Par exemple, s’il existe une colonne avec l’en-tête « ID », si vous saisissez « ID » dans une autre colonne à gauche de la valeur existante, la valeur d’en-tête la plus à droite, l’ ID d’origine, devient ID2. Si, à la place, vous entrez le nouvel « ID » à droite de l’en-tête « ID » existant, Excel remplace le nouvel en-tête par « ID2 ».
2 La plage de corps de données
La plage de corps de données est la zone d’un tableau entre la ligne d’en-tête et la ligne de total, où les données sont affichées, saisies et gérées. S’il n’y a pas de données, le tableau affiche une ligne vide pour la saisie des données. Le nombre de lignes dans la plage de corps de données d’un tableau n’est limité que par le nombre de lignes dans une feuille de calcul. La figure suivante met en évidence la plage de corps de données dans un tableau.
La plage de corps de données d’une table.
3 La ligne totale
La ligne du total est la ligne du bas d’un tableau. Vous pouvez éventuellement afficher cette ligne, mais la valeur par défaut consiste à masquer la ligne du total. Lorsque vous sélectionnez une cellule dans la ligne de total, un contrôle de menu déroulant apparaît ; vous pouvez cliquer sur cette liste déroulante pour afficher une liste des fonctions d’agrégat intégrées possibles. Les fonctions agrègent uniquement les cellules visibles dans la colonne directement au-dessus de la ligne de total.
En plus d’utiliser les fonctions intégrées, vous pouvez entrer dans n’importe quelle fonction personnalisée de cellule de ligne totale qui fait référence à des cellules à l’intérieur ou à l’extérieur du tableau. La figure suivante met en évidence la ligne totale dans un tableau.
4 Colonnes calculées
Une colonne calculée est une colonne qui contient une formule unique appliquée à l’ensemble de la zone de données de cette colonne. Une colonne qui contient différentes formules dans différentes cellules n’est pas une colonne calculée.
Dans une colonne calculée, toute formule entrée est automatiquement considérée comme la nouvelle formule par défaut et est appliquée à tous les cellules dans la plage de la zone de données de la colonne. Dans une colonne qui contient des formules ou des valeurs mais qui n’est pas une colonne calculée, la saisie d’une formule dans une cellule modifie uniquement la formule de cette cellule. Un bouton Options de correction automatique apparaît dans le coin inférieur droit de la cellule, avec une option pour appliquer la formule à la colonne entière ; vous pouvez sélectionner cette option pour activer la colonne calculée et écraser tout dans la colonne avec la formule que vous entrez.
Excel conserve les formules dans des colonnes calculées et les utilise dans de nouvelles lignes.
NOTE :
Il n’y a pas de moyen simple de déterminer si une colonne est une vraie colonne calculée. La seule façon que nous connaissons actuellement pour effectuer cette détermination est de modifier une formule dans la colonne et de voir si Excel présente le bouton Options de correction automatique. Si vous modifiez une formule et que vous voyez ensuite une option pour appliquer la formule à l’ensemble de la colonne, sélectionnez ce choix et la colonne est alors une colonne calculée.
Excel est suffisamment intelligent pour savoir si une formule a réellement été modifiée et lorsqu’elle vient d’être ressaisie.
5 La poignée de dimensionnement
Dans le coin inférieur droit d’un tableau se trouve une petite icône appelée poignée de dimensionnement. Cette icône montre à la fois où se termine le tableau et vous permet d’augmenter ou de diminuer la plage du tableau : faites simplement glisser la poignée.
La poignée de dimensionnement d’une table. Cliquez et faites-le glisser pour redimensionner un tableau.
6 Comportement du tableau
Avant de créer un tableau, il est important de comprendre ce qui fonctionne avec un tableau et ce qui ne fonctionne pas. Plusieurs limitations affectent l’apparence et le fonctionnement des tableaux. Ces limites sont en place pour prendre en charge la fonctionnalité fournie par les fonctions du tableau d’Excel. Par exemple, Excel ne vous permet pas de donner le même nom à deux tableaux d’un classeur, car cela vous empêcherait de référencer les tableaux dans les formules.
Lorsqu’une liste de données est définie en tant que tableau Excel, Excel n’autorise pas ce tableau à :
■ Avoir des en-têtes sur plusieurs lignes
■ Avoir des totaux sur plus d’une ligne
■ Inclure les valeurs d’en-tête de colonne en double
■ Inclure des formules matricielles à plusieurs cellules (mais les formules matricielles saisies à une seule cellule sont autorisées)
■ Avoir des cellules qui chevauchent n’importe quel autre tableau
■ Être nommé de la même manière que n’importe quel autre tableau du classeur.
Excel ne vous permet pas non plus d’enregistrer un classeur avec des tableaux en tant que classeur partagé. Cependant, vous pouvez partager un tableau Excel à l’aide de SharePoint.
7 Figer les lignes d’un tableau
Les tableaux Excel peuvent devenir très volumineux. Lorsque vous travaillez avec un grand tableau, vous pouvez avoir des difficultés à identifier les colonnes lorsque la ligne d’en-tête du tableau n’est pas visible. Une façon de résoudre ce problème consiste à figer la ligne d’en-tête du tableau (en sélectionnant Affichage / dans le groupe Fenêtre, cliquez sur Figer les volets) afin qu’elle ne défile pas.
Si l’option Figer les volets de la feuille de calcul n’est pas activée, Excel affiche les en-têtes du tableau dans la ligne d’en-tête de la feuille de calcul (où normalement il affiche les lettres de colonne A, B, C, etc.) tant que la cellule active est à l’intérieur de ce tableau.
8 Accessibilité
Pour les utilisateurs qui ont des besoins et des outils d’accessibilité, tels que des lecteurs d’écran, de nombreux objets Excel prennent en charge le texte alternatif pour aider ces utilisateurs à comprendre le contenu. Vous modifiez le texte alternatif d’un tableau en cliquant avec le bouton droit sur n’importe quelle cellule du tableau et en sélectionnant Table / Texte de remplacement…
Accéder à l’option Texte de remplacement en cliquant avec le bouton droit sur une cellule. Vous pouvez également utiliser un texte de remplacement lors de la publication de contenu sur une page Web ou un fichier au format DAISY. Lorsqu’un utilisateur passe la souris sur un objet contenant un texte alternatif, ce texte s’affiche.