En règle générale, vous devrez peut-être diviser des cellules dans Excel dans deux cas. Le plus souvent, lorsque vous importez des données à partir d’une source externe où toutes les informations se trouvent dans une colonne alors que vous les souhaitez dans des colonnes distinctes. Ou, vous pouvez séparer les cellules d’un tableau existant pour un meilleur filtrage, tri ou une analyse détaillée.
Comment diviser des cellules dans Excel à l’aide de texte en colonnes
La fonctionnalité Texte en colonnes est très pratique lorsque vous devez diviser une seule cellule en deux ou plusieurs cellules. Il permet de diviser les chaînes de texte par un délimiteur spécifié tel que la virgule, le point-virgule ou l’espace ainsi que de séparer les sous-chaînes d’une longueur fixe. Voyons comment fonctionne chaque scénario.
Comment séparer les cellules dans Excel par délimiteur
Supposons que vous ayez une liste de participants dans laquelle un nom de participant, un pays et une date d’arrivée prévue figurent tous dans la même colonne :
Ce que nous voulons, c’est séparer les données d’une cellule en plusieurs cellules telles que le prénom , le nom , le pays , la date d’arrivée et le statut . Pour le faire, procédez comme suit :
- Si vous souhaitez placer les cellules fractionnées au milieu de votre tableau, commencez par insérer une ou plusieurs nouvelles colonnes pour éviter d’écraser vos données existantes.
Dans cet exemple, nous avons inséré 3 nouvelles colonnes comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous :
Si vous n’avez aucune donnée à côté de la colonne que vous souhaitez séparer, ignorez cette étape.
- Sélectionnez les cellules que vous voulez diviser, accédez au données onglet> Outils de données groupe, puis cliquez sur le texte à colonnes
3.Dans la première étape de l’ assistant Convertir le texte en colonnes, vous choisissez comment diviser les cellules – par délimiteur ou largeur.
Dans notre cas, le contenu des cellules est séparé par des espaces et des virgules, nous sélectionnons donc Delimited , puis cliquez sur Suivant .
- À l’étape suivante, vous spécifiez les délimiteurs et, éventuellement, le qualificateur de texte .
Vous pouvez choisir un ou plusieurs délimiteurs prédéfinis ainsi que saisir le vôtre dans la zone Autre . Dans cet exemple, nous sélectionnons Espace et Virgule :
Des astuces:
- Traitez les délimiteurs consécutifs comme un seul. Assurez-vous de sélectionner cette option lorsque vos données peuvent contenir deux ou plusieurs délimiteurs d’affilée, par exemple lorsqu’il y a quelques espaces consécutifs entre les mots ou que les données sont séparées par une virgule et un espace, comme « Smith, John ».
- Spécification du qualificateur de texte. Utilisez cette option lorsqu’un texte est entouré de guillemets simples ou doubles et que vous souhaitez que ces portions de texte soient inséparables. Par exemple, si vous choisissez une virgule (,) comme délimiteur et un guillemet (“) comme qualificatif de texte, alors tous les mots entre guillemets, par exemple “California, USA” , seront mis dans une cellule comme California, États-Unis . Si vous sélectionnez {aucun} comme qualificatif de texte, alors « Californie sera répartie dans une cellule (avec un guillemet ouvrant) et États – Unis » dans une autre (avec un signe fermant).
- Aperçu des données. Avant de cliquer sur le bouton Suivant , il va de soi de faire défiler la section Aperçu des données pour vous assurer qu’Excel a bien divisé le contenu de toutes les cellules.
- Il ne vous reste plus que deux choses à faire : choisissez le format des données et spécifiez où vous souhaitez coller les données fractionnées :
- Format des données. Par défaut, le format Général est défini pour toutes les colonnes, ce qui fonctionne bien dans la plupart des cas. Dans notre exemple, nous avons besoin du format Data pour les dates d’arrivée. Pour modifier le format de données d’une colonne particulière, cliquez sur cette colonne sous Aperçu des données pour la sélectionner, puis choisissez l’un des formats sous Format de données de la colonne (voir la capture d’écran ci-dessous).
- Destinataire. Pour indiquer à Excel où vous souhaitez sortir les données séparées, cliquez sur l’ icône Réduire la boîte de dialogue à côté de la zone Destination et sélectionnez la cellule la plus à gauche de la plage de destination, ou tapez une référence de cellule directement dans la zone. Soyez très prudent avec cette option et assurez-vous qu’il y a suffisamment de colonnes vides jusqu’à la cellule de destination.
Remarques:
- Si vous ne souhaitez pas importer une colonne qui apparaît dans l’aperçu des données, sélectionnez cette colonne et cochez le bouton radio Ne pas importer la colonne (ignorer)sous Format des données de la colonne .
- Il n’est pas possible d’importer les données fractionnées dans une autre feuille de calcul ou un autre classeur. Si vous essayez de le faire, vous obtiendrez l’erreur de destination non valide.
- Enfin, cliquez sur le bouton Terminer et le tour est joué ! Comme le montre la capture d’écran ci-dessous, Excel a parfaitement divisé le contenu d’une cellule en plusieurs cellules :
Comment diviser du texte d’une largeur fixe
Cette section explique comment diviser une cellule dans Excel en fonction du nombre de caractères que vous spécifiez. Pour rendre les choses plus faciles à comprendre, veuillez considérer l’exemple suivant.
Supposons que vous ayez des ID de produit et des noms de produit dans une colonne et que vous souhaitiez extraire les ID dans une colonne distincte :
Étant donné que tous les ID de produit contiennent 9 caractères, l’ option Largeur fixe convient parfaitement au travail :
- Démarrez l’ assistant Convertir le texte en colonnes comme expliqué dans l’exemple ci-dessus. Dans la première étape de l’assistant, choisissez Largeur fixe et cliquez sur Suivant .
- Définissez la largeur de chaque colonne à l’aide de la section Aperçu des données. Comme le montre la capture d’écran ci-dessous, une ligne verticale représente un saut de colonne, et pour créer une nouvelle ligne de rupture, il vous suffit de cliquer à la position souhaitée (9 caractères dans notre cas) :
Pour supprimer le saut, double-cliquez sur une ligne ; pour déplacer une pause dans une autre position, faites simplement glisser la ligne avec la souris.
- À l’étape suivante, choisissez le format de données et la destination des cellules fractionnées exactement comme nous l’avons fait dans l’ exemple précédent , puis cliquez sur le bouton Terminer pour terminer la séparation.
Comment séparer les cellules Excel avec Fill Flash
À partir d’Excel 2013, vous pouvez bénéficier de la fonctionnalité Flash Fill qui peut non seulement remplir automatiquement les cellules avec des données, mais également diviser le contenu des cellules.
Prenons une colonne de données de notre premier exemple et voyons comment le remplissage Flash d’Excel peut nous aider à diviser une cellule en deux :
- Insérez une nouvelle colonne à côté de la colonne contenant les données d’origine et saisissez la partie souhaitée du texte dans la première cellule (nom du participant dans cet exemple).
- Tapez le texte dans quelques cellules supplémentaires. Dès qu’Excel détecte un modèle, il remplit automatiquement des données similaires dans d’autres cellules. Dans notre cas, il a fallu 3 cellules à Excel pour trouver un modèle :
- Si vous êtes satisfait de ce que vous voyez, appuyez sur la touche Entrée et tous les noms seront copiés dans une colonne séparée à la fois.
Comment diviser une cellule dans Excel avec des formules
Quelles que soient les informations diverses que vos cellules peuvent contenir, une formule pour diviser une cellule dans Excel se résume à trouver une position du délimiteur (virgule, espace, etc.) et à extraire une sous-chaîne avant, après ou entre les délimiteurs. En règle générale, vous utiliserez les fonctions CHERCHE ou TROUVE pour déterminer l’emplacement du délimiteur et l’une des fonctions Text ( DROITE ou GAUCHE ) pour obtenir une sous-chaîne.
Par exemple, vous utiliseriez les formules suivantes pour diviser les données dans la cellule A2 séparées par une virgule et un espace (voir la capture d’écran ci-dessous) :
Pour extraire le nom en B2 :
=GAUCHE(A2; CHERCHE(“,”; A2)-1)
Pour extraire le pays en C2 :
=DROITE(A2; NB(A2)-CHERCHE(“,”; A2)-1)
