Comment partager les classeurs dans Microsoft Excel

Si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs puissent modifier simultanément un classeur, vous devez activer le partage de classeur. Le partage de classeur fonctionne bien pour les entreprises où plusieurs utilisateurs peuvent avoir besoin d’accéder à un fichier

en même temps. Lorsque vous partagez un classeur, vous pouvez définir les options de partage pour conserver un historique des modifications et gérer les modifications prioritaires.

Définir comment Excel doit gérer votre classeur partagé

Important

Vous ne pouvez pas partager un classeur contenant un tableau Excel. Si vous souhaitez partager un classeur contenant un tableau Excel, convertissez-le en une plage de cellules normale.

Sur la page Avancé de la boîte de dialogue Partager le classeur, deux paramètres sont particulièrement intéressants. La première détermine si Excel doit conserver un historique des modifications apportées au classeur et, le cas échéant, pendant combien de jours conserver l’historique. Le paramètre par défaut permet à l’application de conserver un enregistrement de toutes les modifications apportées au cours des 30 derniers jours, mais vous pouvez entrer le nombre de jours souhaité. Si vous consultez régulièrement votre classeur, il peut être raisonnable de conserver une liste de toutes les modifications apportées au cours des 180 derniers jours. Pour un classeur qui change moins souvent, un historique remontant à 365 jours (un an) pourrait répondre à vos besoins en matière de suivi et d’audit. Excel rejette et supprime l’enregistrement de toutes les modifications effectuées avant l’heure que vous avez définie.

Vous devez savoir si votre organisation dispose d’une stratégie de conservation des informations qui aurait une incidence sur la durée de conservation de l’historique des modifications de vos classeurs.

L’autre paramètre important de cette page concerne la manière dont Excel détermine laquelle des deux modifications en conflit d’une cellule doit être appliquée. Vous pouvez faire en sorte que les modifications les plus récentes soient gagnantes ou qu’Excel vous permette de les réviser pour indiquer celles à conserver.

Lorsque vous partagez un classeur, vos collègues et vous pouvez désactiver le suivi des modifications et laisser Excel cesser de noter les modifications apportées au fichier. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander un mot de passe pour désactiver le suivi des modifications dans un classeur partagé.

Il existe deux méthodes principales pour partager un classeur avec vos collègues: vous pouvez le rendre disponible sur le réseau de votre entreprise ou envoyer une copie du fichier à vos collègues par courrier électronique. Chaque réseau d’entreprise est différent, vous devez donc vous renseigner auprès de vos administrateurs réseau pour déterminer le meilleur moyen de partager un fichier. Bien que la commande spécifique pour joindre un fichier à un message électronique soit différente dans chaque application de messagerie, la méthode la plus courante pour joindre un fichier consiste à créer un nouveau message électronique, puis à cliquer sur le bouton Joindre, comme dans Microsoft Outlook 2016.

Partager un classeur

  1. 1. Sous l’onglet Révision du ruban, dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.
  2. 2. Dans l’onglet Edition de la boîte de dialogue Partager le classeur, cochez la case Autoriser les modifications de plusieurs utilisateurs à la fois.
  3. 3. Modifiez les paramètres de l’onglet Avancé de la boîte de dialogue Partager le classeur pour effectuer l’une des opérations suivantes:
  • • Contrôlez la durée de conservation de l’historique des modifications.
  • • Indiquez quand mettre à jour les modifications.
  • • Indiquez comment gérer les changements conflictuels.
  • • Inclure les paramètres d’impression ou les paramètres personnels dans la vue personnelle du classeur de chaque utilisateur.
  1. 4. Cliquez sur OK pour fermer le classeur de partage.
  2. 5. Dans la boîte de dialogue de confirmation qui s’affiche, cliquez sur OK pour enregistrer et partager le classeur.

Exiger un mot de passe pour désactiver le suivi des modifications

  1. Dans le groupe Modifications, cliquez sur Protéger et partager le classeur.

Important

Le bouton Protéger et partager le classeur est activé uniquement lorsque le classeur n’est pas partagé.

  1. 2. Dans la boîte de dialogue Protéger le classeur partagé, cochez la case Partage avec suivi des modifications.

Exiger un mot de passe pour désactiver le suivi des modifications dans un classeur

  1. 3. Dans la zone Mot de passe, entrez un mot de passe.
  2. 4. Cliquez sur OK.
  3. 5. Dans la boîte de dialogue Confirmer le mot de passe, entrez à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur OK.
  4. 6. Cliquez sur OK pour vérifier que vous souhaitez enregistrer le classeur.

Pour déprotéger un classeur partagé

  1. 1. Dans le groupe Modifications, cliquez sur Ôter la protection du classeur partagé.
  2. 2. Dans la boîte de dialogue Annuler la protection du partage, entrez le mot de passe.
  3. 3. Cliquez sur OK.
  4. 4. Dans la boîte de message qui s’affiche, cliquez sur Oui pour supprimer le mot de passe.

Pour mettre fin au partage du classeur

  1. 1. Dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.
  2. 2. Dans l’onglet Edition de la boîte de dialogue Partager le classeur, décochez la case Autoriser les modifications de plusieurs utilisateurs à la fois.
  3. 3. Cliquez sur OK.
  4. 4. Dans la boîte de message qui s’affiche, cliquez sur Oui pour supprimer le classeur de l’utilisation partagée, effacer l’historique des modifications et empêcher les autres utilisateurs qui modifient actuellement le classeur d’enregistrer leurs modifications.

Pour envoyer un classeur sous forme de pièce jointe à un courrier électronique à partir d’Excel à l’aide d’Outlook

Outlook doit être configuré sur votre système pour que vous puissiez suivre cette procédure.

  1. 1. Affichez le mode Backstage, puis cliquez sur Partager.
  2. 2. Cliquez sur Email.
  3. 3. Cliquez sur Envoyer en tant que pièce jointe.
  4. 4. Créez et envoyez le message dans Outlook 2016.
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