Comment réaliser un formulaire trimestrielle avec Microsoft Excel

■ Existe-t-il un moyen simple de configurer un classeur à feuilles de calcul multiples dans lequel chaque feuille de calcul a une structure similaire? Puis-je facilement créer des formules qui impliquent des cellules dans plusieurs feuilles de calcul?

Dans de nombreuses situations professionnelles, vous devez configurer des classeurs dans lesquels chaque feuille de calcul a un format ou une structure similaire. Voici quelques exemples:

■ Vous souhaitez suivre les ventes de votre entreprise dans chaque région du pays dans une feuille de calcul distincte, puis résumer les ventes totales dans une feuille de calcul récapitulative.

■ Vous souhaitez suivre les ventes de votre entreprise pour chaque mois dans une feuille de calcul distincte, puis résumer les ventes cumulatives dans une feuille de calcul récapitulative.

Dans ce chapitre, vous apprendrez à configurer des classeurs dans lesquels les feuilles de calcul individuelles ont une structure similaire. Ce chapitre traite également des formules tridimensionnelles, qui vous permettent d’écrire facilement des formules pour effectuer des calculs sur des cellules dans plusieurs feuilles de calcul.

Réponse à la question de cet article

Cette section fournit la réponse à la question répertoriée au début de  cet article.

Existe-t-il un moyen simple de configurer un classeur à plusieurs feuilles de calcul dans lequel chaque feuille de calcul a une structure similaire? Puis-je facilement créer des formules qui impliquent des cellules dans plusieurs feuilles de calcul?

Supposons que vous souhaitiez configurer un classeur contenant une feuille de calcul distincte pour suivre les ventes dans chaque région (Est, Sud, Midwest et Ouest) des États-Unis. Vous souhaitez également résumer les ventes totales dans une feuille de calcul récapitulative. Dans chaque feuille de calcul, vous souhaitez suivre le prix, le coût unitaire et les unités vendues de votre produit ainsi que vos coûts et bénéfices fixes. Dans la feuille de calcul récapitulative, vous souhaitez suivre uniquement le bénéfice total et les unités vendues. Vous souhaitez que vos feuilles de calcul de région individuelle ressemblent à la figure 1.

FIGURE 1 : Cette figure montre les ventes dans l’Est.

Pour configurer cette structure, vous entrez le prix du produit dans la cellule C3 de chaque feuille de calcul, le coût unitaire dans la cellule C4, les unités vendues dans la cellule C5 et le coût fixe dans la cellule C6. Ensuite, dans la cellule C7, vous calculez le bénéfice de la région Est avec la formule (C3-C4) * C5-C6. Vous voulez la même structure dans les feuilles de calcul pour les autres régions. Il s’avère que vous devez entrer les en-têtes et la formule dans une seule feuille de calcul, puis Excel les copie automatiquement dans les feuilles de calcul de l’autre région.

Pour commencer, ouvrez un classeur vierge, qui contient par défaut une feuille de calcul. En cliquant sur l’icône Insérer une feuille de calcul à droite de la dernière feuille de calcul (ou en appuyant sur Maj + F11), insérez quatre nouvelles feuilles de calcul afin que votre classeur contienne cinq feuilles de calcul. Nommez les quatre premières feuilles de calcul Est, Sud, Midwest et Ouest. Nommez le dernier résumé de la feuille de calcul. Toutes les ventes seront totalisées dans la feuille de calcul Résumé. (Soit dit en passant, si vous sélectionnez Options sous l’onglet Fichier, puis choisissez Général, vous pouvez modifier le nombre de feuilles de calcul incluses dans un classeur par défaut.)

Pour configurer les feuilles de calcul régionales, sélectionnez la première feuille de calcul (Est); maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez la dernière feuille de calcul individuelle (Ouest). Maintenant, tout ce que vous entrez dans la feuille de calcul Est est dupliqué dans les autres feuilles de calcul régionales. Saisissez simplement Prix dans la cellule B3, Coût unitaire dans la cellule B4, Unités vendues dans la cellule B5, Coût fixe dans la cellule B6 et Bénéfice dans la cellule B7. Enfin, entrez la formule (C3-C4) * C5-C6 dans la cellule C7. Cliquez maintenant sur la dernière feuille pour quitter cette procédure de saisie de données. Vous voyez que chaque feuille de calcul régionale a les mêmes en-têtes dans la colonne B et la formule de profit correcte dans la cellule C7.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser des formules tridimensionnelles pour calculer le nombre total d’unités vendues et le bénéfice. Dans la cellule C5, vous calculez le nombre total d’unités vendues. N’oubliez pas que vous avez entré les unités vendues pour chaque région dans la cellule C5. Déplacez votre curseur sur la cellule C5 de la feuille de calcul Résumé où vous souhaitez calculer le nombre total d’unités vendues. Tapez = SUM (puis déplacez votre curseur sur la première cellule que vous souhaitez totaliser (cellule C5 de la feuille Est). Ensuite, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur le nom de la dernière feuille de calcul que vous souhaitez totaliser (dans ce cas, Ouest ). Enfin, entrez une parenthèse droite (de fermeture) dans la barre de formule et la formule SUM (est: Ouest! C5) saisie dans la cellule C5 de la feuille de synthèse s’affiche. Cette formule est un exemple de formule tridimensionnelle. La plupart des formules Excel fonctionnent en deux dimensions (lignes et colonnes). Une formule en trois dimensions fonctionne dans une troisième dimension: entre les feuilles de calcul. Cette formule indique à Excel de additionner la cellule C5 dans toutes les feuilles de calcul, en commençant par la feuille de calcul Est et en terminant par la feuille de calcul Ouest. . Si vous le vouliez, vous auriez pu saisir cette formule dans la cellule C5 de la feuille de calcul Récapitulatif. Copier cette formule et la coller dans la cellule C7 de la feuille de calcul Récapitulatif calcule le profit total de votre entreprise (voir la figure 2).

FIGURE 2 : Cette figure résume les ventes unitaires et les bénéfices.

Au chapitre, «La fonction INDIRECT», vous apprendrez comment la fonction INDIRECT peut résumer les données dans différentes feuilles de calcul. Plus tard, vous découvrirez quatre autres méthodes que vous pouvez utiliser pour résumer les données dans plusieurs feuilles de calcul et / ou classeurs.

■ Tableaux croisés dynamiques (Chapitre )

■ Consolidation des données (Chapitre)

■ Modèle de données (Chapitre )

■ PowerPivot (Chapitre )

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