La mise en forme conditionnelle Excel est une fonctionnalité très puissante lorsqu’il s’agit d’appliquer différents formats à des données qui remplissent certaines conditions. Il peut vous aider à mettre en évidence les informations les plus importantes dans vos feuilles de calcul et à identifier les écarts des valeurs des cellules d’un simple coup d’œil.
Dans le même temps, la mise en forme conditionnelle est souvent considérée comme l’une des fonctions Excel les plus complexes et les plus obscures, en particulier par les débutants. Si vous vous sentez également intimidé par cette fonctionnalité, ne le faites pas ! En fait, la mise en forme conditionnelle dans Excel est très simple et facile à utiliser, et vous vous en assurerez en seulement 5 minutes lorsque vous aurez fini de lire ce court tutoriel.
Les bases de la mise en forme conditionnelle Excel
De la même manière que les formats de cellule habituels, vous utilisez la mise en forme conditionnelle dans Excel pour formater vos données de différentes manières en modifiant la couleur de remplissage, la couleur de police et les styles de bordure des cellules. La différence est que le formatage conditionnel est plus flexible, il vous permet de formater uniquement les données qui répondent à certains critères ou conditions.
Vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle à une ou plusieurs cellules, lignes, colonnes ou à l’ensemble du tableau en fonction du contenu de la cellule ou en fonction de la valeur d’une autre cellule. Pour ce faire, créez des règles (conditions) dans lesquelles vous définissez quand et comment les cellules sélectionnées doivent être formatées.
Pour commencer, voyons où vous pouvez trouver la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle dans différentes versions d’Excel. Et la bonne nouvelle est que dans toutes les versions modernes d’Excel, la mise en forme conditionnelle réside au même emplacement, dans l’onglet Accueil / groupe Styles, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
Maintenant que vous savez où se trouve la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle dans Excel, passons à autre chose et voyons quelles options de mise en forme vous avez et comment vous pouvez créer vos propres règles.
Comment créer des règles de mise en forme conditionnelle Excel
Pour vraiment tirer parti des capacités du format conditionnel dans Excel, vous devez apprendre à créer différents types de règles. Cela vous aidera à comprendre le projet sur lequel vous travaillez actuellement.
Les règles de mise en forme conditionnelle dans Excel définissent 2 éléments clés :
- À quelles cellules la mise en forme conditionnelle doit-elle être appliquée, et
- Quelles conditions doivent être remplies.
Nous allons vous montrer comment appliquer la mise en forme conditionnelle dans Excel. Cependant, les options sont essentiellement les mêmes dans toutes les versions d’Excel, vous n’aurez donc aucun problème à suivre, quelle que soit la version installée sur votre ordinateur.
- Dans votre feuille de calcul Excel, sélectionnez les cellules que vous souhaitez formater.
Pour cet exemple, nous avons créé un petit tableau répertoriant les prix mensuels du pétrole brut. Ce que nous voulons, c’est mettre en évidence chaque baisse de prix, c’est-à-dire toutes les cellules avec des nombres négatifs dans la colonne Variation, nous sélectionnons donc les cellules C2:C9.
Accédez à l’ onglet Accueil / groupe Styles et cliquez sur Mise en forme conditionnelle . Vous verrez un certain nombre de règles de formatage différentes, notamment des barres de données, des échelles de couleurs et des jeux d’icônes.
- Étant donné que nous devons appliquer une mise en forme conditionnelle uniquement aux nombres inférieurs à 0, nous choisissons Règles de mise surbrillance des cellules / Inférieur à …
Bien sûr, vous pouvez aller de l’avant avec tout autre type de règle plus approprié pour vos données, tel que :
- Valeurs de format supérieures, inférieures ou égales à
- Mettre en surbrillance le texte contenant des mots ou des caractères spécifiés
- Mettre en surbrillance les doublons
- Formater des dates spécifiques
- Entrez la valeur dans la case dans la partie droite de la fenêtre sous ” Formater les cellules inférieures à ” , dans notre cas, nous tapons 0. Dès que vous avez entré la valeur, Microsoft Excel mettra en surbrillance les cellules de la plage sélectionnée qui correspondent à votre condition.
- Sélectionnez le format souhaité dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir l’un des formats prédéfinis ou cliquer sur Format personnalisé…pour configurer votre propre formatage.
5. Dans la fenêtre Format de cellule, basculez entre les onglets Police, Bordure et Remplissage pour choisir respectivement le style de police, le style de bordure et la couleur d’arrière-plan. Dans les onglets Police et Remplissage, vous verrez immédiatement un aperçu de votre format personnalisé. Une fois terminé, cliquez sur le bouton OK en bas de la fenêtre.
Des astuces:
- Si vous souhaitez plus de couleurs d’arrière-plan ou de police que la palette standard n’en propose, cliquez sur le bouton Autres couleurs…dans l’ onglet Remplissage ou Police .
- Si vous souhaitez appliquer une couleur d’arrière-plan dégradée, cliquez sur le bouton Effets de remplissage dans l’ onglet Remplissage et choisissez les options souhaitées.
- Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre ” Inférieur à ” et vérifiez si la mise en forme conditionnelle est correctement appliquée à vos données.
Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous, notre nouvelle règle de mise en forme conditionnelle fonctionne correctement – elle ombrage toutes les cellules avec un changement de prix négatif.
Création d’une règle de mise en forme conditionnelle Excel à partir de zéro
Si aucune des règles de mise en forme prêtes à l’emploi ne répond à vos besoins, vous pouvez en créer une à partir de zéro.
- Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer le format conditionnel et cliquez sur Mise en forme conditionnelle / Nouvelle règle.
- La boîte de dialogue Nouvelle règle de formatage s’ouvre et vous sélectionnez le type de règle requis. Par exemple, choisissons ” Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent ” et choisissons de formater les valeurs des cellules entre 60 et 70 .
3. Cliquez sur le bouton ..et configurez votre formatage exactement comme nous l’avons fait dans l’exemple précédent.
4. Cliquez deux fois sur OK pour fermer les fenêtres ouvertes et votre mise en forme conditionnelle est terminée !
Formatage conditionnel Excel basé sur la valeur de la cellule
Dans les deux exemples précédents, nous avons créé les règles de formatage en entrant les nombres. Cependant, dans certains cas, il est plus judicieux de baser votre format de condition sur une certaine valeur de cellule. L’avantage de cette approche est que, quelle que soit l’évolution future de la valeur de cette cellule, votre mise en forme conditionnelle s’ajustera automatiquement et reflétera la modification des données.
Par exemple, reprenons l’exemple « Prix du pétrole », mais cette fois-ci, mettez en surbrillance tous les prix de la colonne B qui sont supérieurs au prix de février.
Vous créez la règle de la même manière en sélectionnant Mise en forme conditionnelle / Règles de mise en évidence des cellules / Supérieur à… Mais au lieu de taper un nombre à l’étape 4, vous sélectionnez la cellule B6 en cliquant sur l’icône de sélection de plage comme vous le faites habituellement dans Excel. En conséquence, les prix sont formatés comme vous le voyez dans la capture d’écran ci-dessous.
Il s’agit de l’exemple le plus simple de mise en forme conditionnelle Excel basée sur une autre cellule. D’autres scénarios, plus complexes, peuvent nécessiter l’utilisation de formules. C’est ainsi que vous effectuez la mise en forme conditionnelle dans Excel. Espérons que ces règles très simples que nous venons de créer ont été utiles pour comprendre l’approche générale.
Appliquer plusieurs règles de mise en forme conditionnelle à une cellule/tableau
Lorsque vous utilisez la mise en forme conditionnelle dans Excel, vous n’êtes pas limité à une seule règle par cellule. Vous pouvez appliquer autant de règles que la logique de votre projet l’exige.
Par exemple, créons 3 règles pour la table des ventes qui ombrageront les ventes supérieures à 60 en jaune, supérieures à 70 en orange et supérieures à 80 en rouge.
Vous savez déjà comment créer des règles de mise en forme conditionnelle Excel de ce type – en cliquant sur Mise en forme conditionnelle / Règles de mise en surbrillance des cellules / Supérieur à . Cependant, pour que les règles fonctionnent correctement, vous devez également définir leur priorité de cette manière :
- Cliquez sur Mise en forme conditionnelle / Gérer les règles…pour afficher le gestionnaire de règles.
- Cliquez sur la règle qui doit être appliquée en premier pour la sélectionner et déplacez-la vers le haut à l’aide de la flèche vers le haut. Faites de même pour la règle de deuxième priorité.
- Cochez la case Interrompre si vrai regard des 2 premières règles car vous ne souhaitez pas que les autres règles soient appliquées lorsque la première condition est remplie.
Utilisation de “Interrompre si vrai” dans les règles de mise en forme conditionnelle
Nous avons déjà utilisé l’option Interrompre si vrai dans l’exemple ci-dessus pour arrêter le traitement des autres règles lorsque la première condition est remplie. Cette utilisation est très évidente et directe. Considérons maintenant deux exemples où l’utilisation de cette fonction est pas si évident , mais aussi très utile.
Exemple 1 : Afficher uniquement certains éléments du jeu d’icônes
Supposons que vous ayez ajouté le jeu d’icônes suivant à votre rapport de ventes.
Il a l’air sympa, mais un peu inondé de graphismes. Ainsi, notre objectif est de ne conserver que les flèches rouges vers le bas pour attirer l’attention sur les produits dont les performances sont inférieures à la moyenne et de nous débarrasser de toutes les autres icônes. Voyons comment vous pouvez le faire :
- Créez une nouvelle règle de mise en forme conditionnelle en cliquant sur Mise en forme conditionnelle / Nouvelle règle / Appliquer une Mise en forme uniquement les cellules qui contiennent.
- Vous devez maintenant configurer la règle de manière à ce qu’elle ne s’applique qu’aux valeurs supérieures à la moyenne. Pour ce faire, utilisez la formule =MOYENNE(), comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.
Vous pouvez toujours sélectionner une plage de cellules dans Excel à l’aide de l’icône de sélection de plage standard ou saisir manuellement la plage entre parenthèses. Si vous optez pour ce dernier, n’oubliez pas d’utiliser des références de cellules absolues avec le signe $.
- Cliquez sur OK sans définir de format.
- Cliquez sur Mise en forme conditionnelle / Gérer les règles…et cochez la case Interrompre si Vrai regard de la règle que vous venez de créer. Et… voyez le résultat dans la capture d’écran ci-dessous : )
Exemple 2. Supprimer la mise en forme conditionnelle des cellules vides
Supposons que vous ayez créé la règle “Entre” pour mettre en évidence les valeurs des cellules comprises entre 0 $ et 1 000 $, comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous. Mais le problème est que les cellules vides sont également mises en évidence.
Pour résoudre ce problème, vous créez une règle supplémentaire du type ” Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent “. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, sélectionnez Cellules vides dans la liste déroulante.
Et encore une fois, vous cliquez simplement sur OK sans définir de format.
Enfin, ouvrez le gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle et cochez la case Arrêter si vrai en regard de la règle “Vide”.
Le résultat est exactement comme on peut s’y attendre.
Comment modifier les règles de mise en forme conditionnelle dans Excel
Si vous avez regardé de près la capture d’écran ci-dessus, vous avez probablement remarqué le bouton Modifier la règle… là-bas. Ainsi, si vous souhaitez modifier une règle de mise en forme existante, procédez comme suit :
- Sélectionnez n’importe quelle cellule à laquelle la règle s’applique et cliquez sur Mise en forme conditionnelle / Gérer les règles…
- Dans la boite de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme, cliquez sur la règle que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le Modifier la règle …
3. Apportez les modifications requises dans la fenêtre Modifier la règle de formatage et cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
La fenêtre Modifier la règle de mise en forme ressemble beaucoup à la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme que vous avez utilisée lors de la création de la règle, vous n’aurez donc aucune difficulté avec elle.
Si vous ne voyez pas la règle que vous souhaitez modifier, sélectionnez Cette feuille de calcul dans la liste déroulante ” Afficher les règles de mise en forme pour ” pour afficher la liste de toutes les règles de votre feuille de calcul.
Comment copier la mise en forme conditionnelle dans Excel
Si vous souhaitez appliquer le format conditionnel que vous avez créé précédemment à d’autres données de votre feuille de calcul, vous n’aurez pas besoin de créer la règle à partir de zéro. Utilisez simplement Format Painter pour copier la mise en forme conditionnelle existante dans le nouvel ensemble de données.
- Cliquez sur n’importe quelle cellule avec la mise en forme conditionnelle que vous souhaitez copier.
- Cliquez sur Accueil / Reproduire la mise en forme. Cela changera le pointeur de la souris en pinceau.
Vous pouvez double-cliquer sur Reproduire la mise en forme si vous souhaitez coller la mise en forme conditionnelle dans plusieurs plages de cellules différentes.
- Pour coller la mise en forme conditionnelle, cliquez sur la première cellule et faites glisser le pinceau jusqu’à la dernière cellule de la plage que vous souhaitez mettre en forme.
- Une fois terminé, appuyez sur Echappour arrêter d’utiliser le pinceau.
Si vous avez créé la règle de mise en forme conditionnelle à l’aide d’une formule, vous devrez peut-être ajuster les références de cellule dans la formule après avoir copié la mise en forme conditionnelle.
Comment supprimer les règles de mise en forme conditionnelle
Pour supprimer une règle, vous pouvez soit :
- Ouvrez le gestionnaire de règles du gestionnaire conditionnel (comme vous vous en souvenez, vous l’ouvrez via Mise en forme conditionnelle / Gérer les règles… ), sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton Supprimer la règle.
- Sélectionnez la plage de cellules, cliquez sur Mise en forme conditionnelle / Effacer les règles et choisissez l’une des options disponibles.
