Lorsque la plupart des gens pensent à Excel, ils pensent à des lignes et des colonnes de nombres. Mais comme vous le savez probablement déjà, Excel n’est pas en reste lorsqu’il s’agit de présenter visuellement des données sous forme de graphiques. En fait, Excel est probablement le logiciel le plus utilisé au monde pour créer des graphiques.

Qu’est-ce qu’un graphique ?

Un graphique est une représentation visuelle de valeurs numériques. Les graphiques font partie intégrante des feuilles de calcul. Les graphiques générés par les premiers tableurs étaient assez grossiers, mais ils se sont considérablement améliorés au fil des ans. Excel vous fournit les outils nécessaires pour créer une variété de graphiques de qualité professionnelle hautement personnalisables.

L’affichage des données dans un graphique bien conçu peut rendre vos chiffres plus compréhensibles. Parce qu’un graphique présente une image, les graphiques sont particulièrement utiles pour résumer une série de nombres et leurs interrelations. Faire un graphique peut souvent vous aider à repérer des tendances et des modèles qui pourraient autrement passer inaperçus.

La figure suivante montre une feuille de calcul qui contient un simple graphique à colonnes représentant le volume des ventes d’une entreprise par mois.

L’examen du graphique montre très clairement que les ventes étaient en baisse pendant les mois d’été (de juin à août), mais qu’elles ont augmenté régulièrement au cours des quatre derniers mois de l’année. Vous pourriez, bien sûr, arriver à cette même conclusion simplement en étudiant les chiffres. Mais la visualisation du graphique fait le point beaucoup plus rapidement.

Un simple graphique à colonnes représente le volume des ventes mensuelles.

Comprendre comment Excel gère les graphiques

Avant de pouvoir créer un graphique, vous devez disposer de données. Les données sont stockées dans les cellules d’une feuille de calcul. En général, les données utilisées par un graphique résident dans une seule feuille de calcul, mais ce n’est pas une exigence stricte. Un graphique peut utiliser des données stockées dans une autre feuille de calcul ou même dans un autre classeur.

Un graphique est essentiellement un objet qu’Excel crée sur demande. Cet objet est constitué d’une ou plusieurs séries de données, affichées graphiquement. L’apparence de la série de données dépend du type de graphique sélectionné. Par exemple, si vous créez un graphique en courbes qui utilise deux séries de données, le graphique contient deux lignes, chacune représentant une série de données. Les données de chaque série sont stockées dans une ligne ou une colonne distincte. Chaque point de la ligne est déterminé par la valeur d’une seule cellule et est représenté par un marqueur. Vous pouvez distinguer chacune des lignes par son épaisseur, son style de ligne, sa couleur ou ses marqueurs de données.

Un point clé à garder à l’esprit est que les graphiques sont dynamiques. En d’autres termes, une série de graphiques est liée aux données de votre feuille de calcul. Si les données changent, le graphique est mis à jour automatiquement pour refléter ces changements.

Après avoir créé un graphique, vous pouvez toujours modifier son type, modifier la mise en forme, ajouter ou supprimer des éléments spécifiques (tels que le titre ou la légende), y ajouter de nouvelles séries de données ou modifier une série de données existante afin qu’elle utilise les données dans une gamme différente.

Un graphique est soit incorporé dans une feuille de calcul, soit affiché sur une feuille de graphique distincte. Il est facile de déplacer un graphique incorporé vers une feuille graphique (et vice versa).

Graphiques intégrés ou incorporés

Un graphique intégré ou incorporé flotte essentiellement au-dessus d’une feuille de calcul, sur la couche de dessin de la feuille de calcul. Le graphique présenté précédemment est un graphique intégré.

Comme avec d’autres objets de dessin (tels que les formes ou SmartArt), vous pouvez déplacer un graphique incorporé, le redimensionner, modifier ses proportions, ajuster ses bordures et effectuer d’autres opérations. L’utilisation de graphiques incorporés vous permet d’imprimer le graphique à côté des données qu’il utilise.

Pour apporter des modifications au graphique réel dans un objet graphique incorporé, vous devez cliquer dessus pour activer le graphique. Lorsqu’un graphique est activé, Excel affiche l’onglet contextuel Outils de graphique. Le ruban fournit de nombreux outils pour travailler avec des graphiques, et encore plus d’outils sont disponibles dans le volet Office Format.

À une exception près, chaque graphique commence comme un graphique incorporé. L’exception est lorsque vous créez un graphique par défaut en sélectionnant les données et en appuyant sur F11. Dans ce cas, le graphique est créé sur une feuille graphique.

Feuilles graphiques

Lorsqu’un graphique se trouve sur une feuille de graphique, vous affichez en cliquant sur son onglet de feuille. Une feuille de graphique contient un seul graphique (et aucune cellule). Les feuilles de graphique et les feuilles de calcul peuvent être intercalées dans un classeur.

Pour déplacer un graphique incorporé vers une feuille de graphique, cliquez sur le graphique pour le sélectionner, puis choisissez Outils de graphique / Conception / Emplacement / Déplacer le graphique. La boîte de dialogue Déplacer le graphique, illustrée à la figure, apparaît. Sélectionnez l’option Nouvelle feuille et attribuez un nom à la feuille de graphique (ou acceptez le nom par défaut d’Excel). Cliquez sur OK, le graphique est déplacé et la nouvelle feuille de graphique est activée.

La boîte de dialogue Déplacer le graphique vous permet de déplacer un graphique vers une feuille de graphique.  

Lorsque vous placez un graphique sur une feuille de graphique, le graphique occupe toute la feuille. Si vous envisagez d’imprimer un graphique sur une page seule, l’utilisation d’une feuille graphique est souvent votre meilleur choix. Si vous avez de nombreux graphiques, vous pouvez placer chacun sur une feuille de graphique distincte pour éviter d’encombrer votre feuille de calcul. Cette technique facilite également la localisation d’un graphique particulier, car vous pouvez modifier les noms des onglets des feuilles de graphique pour fournir une description du graphique qu’il contient.

Créer un nouveau graphique

Créer un graphique est assez simple :

1. Assurez-vous que vos données sont appropriées pour un graphique.

2. Sélectionnez la plage qui contient vos données.

3. Sélectionnez l’onglet Insertion et sélectionnez un type de graphique dans le groupe Graphiques. Ces icônes affichent des listes déroulantes qui affichent des sous-types. Excel crée le graphique et le place au centre de la fenêtre.

Il existe trois points d’entrée pour créer un graphique :

■ Icône d’analyse rapide

■ Graphiques recommandés

■ Insérer l’onglet du ruban

1 Création d’un graphique à partir de l’icône Analyse rapide

Lorsque vous sélectionnez une plage de données dans Excel, l’icône Analyse rapide apparaît sous les données.

Cliquez sur l’icône Analyse rapide et un menu apparaît avec des choix pour le formatage, les graphiques, les totaux, les tableaux et les graphiques sparkline. Cliquez sur le menu Graphiques et l’outil Analyse rapide propose quelques graphiques recommandés. Passez la souris sur n’importe quelle vignette pour voir un aperçu en direct de ce graphique.

Si aucune des vignettes n’offre ce que vous voulez, vous pouvez cliquer sur l’icône Plus de graphiques à la fin, ce qui équivaut à sélectionner l’icône Graphiques recommandés.

Il faut deux clics pour accéder à la section Graphiques de l’outil d’analyse rapide, suivis de plusieurs survols pour examiner et rejeter les différents graphiques suggérés, puis un troisième clic pour accéder aux graphiques recommandés. Il semble plus facile de sauter tout ce processus et de commencer par les graphiques recommandés.

2 Insertion d’un graphique recommandé

Vous préférerez probablement la méthode des graphiques recommandés pour créer des graphiques. L’icône apparaît sous la forme d’une grande icône dans le groupe Graphiques de l’onglet Insertion du ruban.

Sélectionnez la plage de données et choisissez Graphiques recommandés. Excel affiche la boîte de dialogue Insérer un graphique et démarre sur l’onglet Graphiques recommandés de la boîte de dialogue. Ici, vous pouvez voir toutes les vignettes sans avoir à survoler chacune d’elles.

Si aucun des graphiques recommandés ne vous convient, cliquez sur l’onglet Tous les graphiques dans cette boîte de dialogue pour accéder aux 73 types de graphiques intégrés. Cet onglet est plus facile à utiliser que les différentes icônes du groupe Graphiques du ruban. Le panneau de navigation de gauche propose toutes les catégories de graphiques, même les types Action et Surface, qui sont masqués sur le ruban. Les sept vignettes en haut offrent sept types de graphiques, et les deux grandes vignettes vous permettent de choisir si votre série doit être en lignes ou en colonnes.

La plupart des catégories de graphiques proposent des icônes miniatures en haut de la boîte de dialogue. Ces icônes représentent généralement quatre types de graphiques de base :

■ Groupé : Chaque série obtient une colonne, une barre ou un point qui commence à partir de l’axe des abscisses du graphique. Ce type de graphique permet de comparer facilement les performances de chaque série au fil du temps ou sur l’axe.

■ Empilé : Il montre comment les trois séries s’additionnent pour atteindre une valeur totale. C’est génial pour communiquer les ventes totales des trois régions, mais horrible pour voir comment la série 2 ou la série 3 a changé au fil du temps.

■ 100 % empilé : les nombres réels dans les cellules sont convertis en pourcentages. Chaque colonne/barre/ligne totalise 100 %. Cette méthode est horrible pour montrer les ventes totales et horrible pour montrer comment chaque série a changé au fil du temps.

■ Colonne 3D—Alors que les trois éléments précédents sont disponibles dans les versions 3D, les graphiques à colonnes et à aires offrent un quatrième choix 3D : la colonne 3D, où les séries sont affichées d’avant en arrière. Cela fonctionne lorsque la série à l’avant est plus petite que la série à l’arrière. Souvent, cependant, les éléments de la série arrière sont masqués par des éléments de la série avant.

3 Création d’un graphique à l’aide d’autres icônes de l’onglet Insertion

Si vous n’adoptez pas l’icône Graphique recommandés, vous pouvez accéder directement à l’un des huit autres menus déroulants de graphique sur l’onglet Insertion du ruban.

Il devrait vraiment y avoir plus d’icônes que les huit qui sont affichées. Les graphiques à bulles ont été déplacés vers l’icône Graphique en nuage de points. Les graphiques boursiers et de surface se trouvent dans l’icône du graphique radar. Les graphiques en cône, en pyramide et en cylindre ont été supprimés de l’icône Graphique à colonnes et déplacés vers le volet Office Mise en forme. Il n’y a pas d’icône pour les modèles ou les récents.

Pour accéder aux catégories Modèles ou Récents, vous devez ouvrir l’onglet Tous les graphiques de la boîte de dialogue Insérer un graphique.

4 Essayer d’autres types de graphiques

Bien qu’un graphique à colonnes groupées semble bien fonctionner pour ces données, il n’y a aucun mal à vérifier d’autres types de graphiques. Choisissez Outils de graphique / Conception / Modifier le type de graphique/Tous les graphiques pour expérimenter d’autres types de graphiques. Cette commande affiche la boîte de dialogue Modifier le type de graphique, illustrée à la Figure suivante. La figure montre à quoi ressembleraient les données sous forme de graphique linéaire.

Les principales catégories de graphiques sont répertoriées sur la gauche et les sous-types sont affichés sous la forme d’une rangée horizontale d’icônes. Sélectionnez une icône et l’affichage montre à quoi ressemblera le graphique dans les deux orientations de données. Lorsque vous trouvez un type de graphique approprié, cliquez sur OK et Excel modifie le graphique. Notez que cette boîte de dialogue comporte un onglet en haut qui vous permet d’accéder aux types de graphiques recommandés par Excel pour les données. 

Travailler avec des graphiques

Cette section couvre certaines modifications de graphique courantes :

■ Redimensionnement et déplacement des graphiques

■ Copie d’un graphique

■ Supprimer un graphique

■ Ajout d’éléments de graphique

■ Déplacement et suppression d’éléments de graphique

■ Mise en forme des éléments du graphique

■ Impression des graphiques

Avant de pouvoir modifier un graphique, celui-ci doit être activé. Pour activer un graphique incorporé, cliquez dessus. Cela active le graphique et sélectionne l’élément sur lequel vous cliquez. Pour activer un graphique sur une feuille de graphique, cliquez simplement sur son onglet de feuille.

Redimensionner un graphique

Si votre graphique est un graphique intégré ou incorporé, vous pouvez facilement le redimensionner avec votre souris. Cliquez sur le graphique et des poignées rondes apparaissent sur les coins et les bords du graphique. Déplacez le pointeur de la souris dans un coin et lorsque le pointeur de la souris se transforme en une double flèche, cliquez et faites glisser pour redimensionner le graphique.

Autre façon de redimensionner un graphique : lorsqu’un graphique est sélectionné, choisissez Outils du graphique / Format / Taille et utilisez les deux commandes pour ajuster la hauteur et la largeur du graphique. Utilisez les doubles flèches ou saisissez les dimensions directement dans les contrôles Hauteur et Largeur.

Déplacer un graphique

Pour déplacer un graphique incorporé vers un autre emplacement sur une feuille de calcul, cliquez sur le graphique et faites glisser l’une de ses bordures. Vous pouvez utiliser des techniques de copier-coller standard pour déplacer un graphique incorporé. En fait, c’est le seul moyen de déplacer un graphique d’une feuille de calcul à une autre. Sélectionnez le graphique et choisissez Accueil /Presse-papiers / Couper (ou appuyez sur Ctrl+X). Activez ensuite une cellule près de l’emplacement souhaité et choisissez Accueil / Presse-papiers / Coller (ou appuyez sur Ctrl+V). Le nouvel emplacement peut se trouver dans une autre feuille de calcul ou même dans un autre classeur. Si vous collez le graphique dans un autre classeur, le graphique sera lié aux données du classeur d’origine.

Pour déplacer un graphique incorporé vers une feuille de graphique (ou vice versa), sélectionnez le graphique et choisissez Outils de graphique / Conception / Emplacement / Déplacer le graphique ; la boîte de dialogue Déplacer le graphique s’affiche. Choisissez Nouvelle feuille et attribuez un nom à la feuille de graphique (ou utilisez le nom proposé par Excel).

Copier un graphique

Pour faire une copie exacte d’un graphique incorporé sur la même feuille de calcul, cliquez sur la bordure du graphique, maintenez la touche Ctrl enfoncée et faites glisser. Relâchez le bouton de la souris et une nouvelle copie du graphique est créée.

Pour faire une copie d’une feuille de graphique, utilisez la même procédure, mais faites glisser l’onglet de la feuille de graphique.

Vous pouvez également utiliser des techniques de copier-coller standard pour copier un graphique. Sélectionnez le graphique (un graphique intégré ou une feuille de graphique) et choisissez Accueil / Presse-papiers / Copier (ou appuyez sur Ctrl+C).

Activez ensuite une cellule près de l’emplacement souhaité et choisissez Accueil / Presse-papiers / Coller (ou appuyez sur Ctrl+V). Le nouvel emplacement peut être dans une autre feuille de calcul ou même dans un autre classeur.

Si vous collez le graphique dans un autre classeur, il sera lié aux données du classeur d’origine.

Supprimer un graphique

Pour supprimer un graphique incorporé, appuyez sur Ctrl et cliquez sur le graphique (pour sélectionner le graphique en tant qu’objet). Appuyez ensuite sur Supprimer. Lorsque la touch

e Ctrl est enfoncée, vous pouvez sélectionner plusieurs graphiques, puis les supprimer tous d’une simple pression sur la touche Suppr.

Pour supprimer une feuille de graphique, cliquez avec le bouton droit sur son onglet et choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Pour supprimer plusieurs feuilles de graphique, sélectionnez-les en appuyant sur Ctrl tout en cliquant sur les onglets de la feuille.

Ajout d’éléments de graphique

Pour ajouter de nouveaux éléments à un graphique (tels qu’un titre, une légende, des étiquettes de données ou un quadrillage), activez le graphique et utilisez les commandes de l’icône Éléments de graphique “+”, qui apparaît à droite du graphique. Notez que chaque élément se développe pour afficher des options supplémentaires.

Vous pouvez également utiliser le contrôle Ajouter un élément de graphique dans l’onglet Outils de graphique / Conception / Dispositions de graphique.

Déplacer et supprimer des éléments de graphique

Certains éléments d’un graphique peuvent être déplacés : titres, légende et étiquettes de données. Pour déplacer un élément du graphique, cliquez simplement dessus pour le sélectionner, puis faites glisser sa bordure.

Le moyen le plus simple de supprimer un élément du graphique est de le sélectionner, puis d’appuyer sur Supprimer. Vous pouvez également utiliser les commandes de l’icône Éléments du graphique, qui apparaît à droite du graphique.

Impression des graphiques

L’impression de graphiques intégrés n’a rien de spécial ; vous les imprimez de la même manière que vous imprimez une feuille de calcul. Tant que vous incluez le graphique incorporé dans la plage que vous souhaitez imprimer, Excel imprime le graphique tel qu’il apparaît à l’écran. Lors de l’impression d’une feuille contenant des graphiques intégrés, il est conseillé de commencer par prévisualiser (ou d’utiliser le mode Mise en page) pour vous assurer que vos graphiques ne s’étendent pas sur

plusieurs pages. Si vous avez créé le graphique sur une feuille de graphique, Excel imprime toujours le graphique sur une page par lui-même.

Si vous ne souhaitez pas qu’un graphique incorporé particulier apparaisse sur votre impression, accédez au volet Office Format de la zone de graphique et sélectionnez l’icône Taille et propriétés. Ensuite, développez la section Propriétés et décochez la case Imprimer l’objet.