Pour faciliter la gestion et l’analyse d’un groupe de données associées, vous pouvez transformer une plage de cellules en un tableau Excel. Les tableaux Excel ont un nom générique qui prête à confusion, mais ils regorgent de fonctionnalités utiles. Si vous avez besoin d’une plage qui s’étend pour inclure de nouvelles données et si vous voulez des formules qui restent automatiquement à jour, les tableaux Excel sont faits pour vous. Les tableaux comportent de nombreuses fonctionnalités, telles que le tri et le filtrage, qui vous aideront à organiser et à afficher vos données. Il est conseillé de toujours formater vos listes sous forme de tableaux Excel nommés, pour tirer parti de ces fonctionnalités et de nombreux autres avantages, décrits ci-dessous.
1 Avantages et inconvénients de tableaux Excel
Il est simple de formater une liste sous la forme d’un tableau Excel nommé, et il y a de nombreux avantages et quelques inconvénients
Avantages
■ Les listes déroulantes dans les cellules d’en-tête facilitent le tri et le filtrage des données.
■ La plage du tableau s’étend et se rétrécit automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des lignes de données.
■ Les styles intégrés facilitent le formatage de l’apparence du tableau ou la modification d’un aspect différent.
■ Les formules et la mise en forme se remplissent automatiquement.
■ Les formules utilisent des références structurées aux cellules du tableau, affichant le nom de la colonne. Cela les rend faciles à comprendre.
■ Afficher ou masquer la ligne Totaux intégrée du tableau, où les formules affichent une somme, une moyenne, un nombre ou d’autres montants récapitulatifs
■ Un tableau Excel constitue une excellente source pour un tableau croisé dynamique. Vous n’aurez pas à réajuster la plage, si des données sont ajoutées ou supprimées
Inconvénients
Il y a cependant quelques inconvénients à utiliser des tableaux Excel, il peut donc y avoir des situations où vous préférez ne pas les utiliser. Par exemple:
■ Les références structurées aux cellules du tableau n’ont pas de paramètre absolu, il est donc un peu plus délicat de les copier dans une colonne.
■ Les tableaux ne se développent pas automatiquement sur les feuilles protégées, même si les cellules sous le tableau sont déverrouillées.
■ Vous ne pouvez pas regrouper et copier ou déplacer plusieurs feuilles, si une feuille contient un tableau Excel.
■ Les vues personnalisées ne sont pas autorisées dans un classeur contenant 1 ou plusieurs tableaux Excel.
2 Préparation de vos données
Avant de créer le tableau Excel formaté, suivez ces instructions pour organiser vos données.
■ Les données doivent être organisées en lignes et en colonnes, chaque ligne contenant des informations sur un enregistrement, comme une commande client ou une transaction de stock.
■ Dans la première ligne de la liste, chaque colonne doit contenir un titre court, descriptif et unique.
■ Chaque colonne de la liste doit contenir un type de données, telles que des dates, une devise ou du texte.
■ Chaque ligne de la liste doit contenir les détails d’un enregistrement, comme une commande client. Si possible, incluez un identifiant unique pour chaque ligne, tel qu’un numéro de commande.
■ La liste ne doit pas contenir de lignes vides ni de colonnes complètement vides.
■ La liste doit être séparée de toutes les autres données de la feuille de calcul, avec au moins une ligne vide et une colonne vide entre la liste et les autres données.
3 Créer un tableau Excel
Une fois vos données organisées, comme décrit ci-dessus, vous êtes prêt à créer le tableau formaté.
- Sélectionnez une cellule dans la liste de données que vous avez préparée.
- Sur le ruban, cliquez sur l’onglet Insertion.
Figure : La commande Tableau
- Dans le groupe Tableaux, cliquez sur la commande Tableau.
- Dans la boîte de dialogue Créer une tableaux, la plage de vos données doit apparaître automatiquement et l’option Mon tableau comporte des en-têtes est cochée. Si nécessaire, vous pouvez ajuster la plage et cocher la case.
- Cliquez sur OK pour accepter ces paramètres.
4 Créer une table à partir du clavier
Deux touches d’accès indiquent à Excel d’insérer un tableau : CTRL + T et CTRL + L. Pour insérer un tableau à l’aide de raccourcis clavier, à partir de l’onglet ACCUEIL, appuyez sur ALT, H, T, puis utilisez les flèches du clavier pour accéder au tableau souhaité. Vous pouvez ensuite appuyer sur la touche Entrée pour insérer un tableau ayant le style sélectionné. Pour insérer un tableau à partir de l’onglet INSERTION, appuyez sur ALT, N, T.
Pourquoi CTRL + L pour créer un tableau ? La lettre L ne semble pas être un choix logique avec Tables. Lorsque Microsoft a introduit le ruban dans Excel 2007, il a supprimé les barres de commandes mais a permis aux raccourcis clavier d’Excel 2003 de continuer à fonctionner en 2007 et au-delà. (Ces frappes sont désormais appelées touches d’accès.) N’oubliez pas qu’Excel 2003 ne comportait que des listes, pas de tableaux. Dans ce document, le raccourci clavier pour créer une liste était CTRL + L, et Microsoft a maintenu cette association.
Dans les versions d’Excel autres que la version anglaise américaine, CTRL + L est le seul raccourci clavier à utiliser pour créer des tableaux. CTRL + T ne fonctionne pas toujours car il est parfois réutilisé pour d’autres commandes dans des langues autres que l’anglais.
Barre de commandes Excel 2003 pour créer une liste.
Une fois qu’un tableau est créé, un nouvel onglet de ruban apparaît, intitulé Création de tableau. Il s’agit d’un onglet contextuel, ce qui signifie qu’il est visible lorsque la cellule active se trouve dans un tableau. Si la cellule active ne fait pas partie d’un tableau, l’onglet de ruban Création de tableau n’est pas affiché. De nombreux types d’objets ont des onglets contextuels, notamment des tableaux croisés dynamiques, des segments, des images, des graphiques, etc.