Déterminer quand utiliser un tableau de bord

Les tableaux de bord sont utilisés pour présenter les Données. On peut penser que les Données se situent à différentes étapes : brutes, agrégées, analysées et présentées. L’étape dans laquelle se trouvent vos Données dépend de leur origine et de ce que vous prévoyez d’en faire. Il existe de nombreux niveaux d’agrégation et un nombre infini de façons d’analyser ou de présenter les Données. Par exemple, une facture est une agrégation de lignes de facture et un rapport de vente est une agrégation de factures. Par rapport à une facture, les lignes de facture sont des Données brutes mais par rapport au rapport de vente, les factures sont les Données brutes. La figure 1 montre les Données à ses différentes étapes.

Figure 1: Données présentées brutes, agrégées, analysées et présentées

 Les Données brutes sont des Données qui n’ont pas été traitées. Il peut s’agir de transactions provenant d’un système comptable, d’informations sur les ventes d’un point de vente ou de relevés d’un appareil de mesure comme les niveaux ou les températures des réservoirs. Si vous commencez avec des Données brutes, vous devrez effectuer des agrégations et éventuellement des analyses avant qu’elles ne soient prêtes pour un tableau de bord.

Les Données agrégées ont été regroupées et résumées d’une manière ou d’une autre. Un rapport des unités produites par mois fait la somme des unités produites chaque semaine ou chaque jour.

Et cela peut être une somme d’unités produites par des équipes pendant une journée. Dans tous les cas, les créateurs de tableaux de bord commencent avec des Données agrégées.

Les tableaux de bord racontent une histoire sur les Données sous-jacentes. L’analyse des Données consiste à déterminer quelles histoires les Données racontent et lesquelles de ces histoires valent la peine d’être racontées. L’analyse ne se résume pas à tirer des conclusions à partir des Données. C’est aussi comprendre la nature des Données et quelles questions elles soulèvent.

Il est courant lors de l’analyse des Données de devoir prendre du recul et d’agréger les Données d’une manière différente.

Enfin, il y a l’étape de présentation, où vivent les tableaux de bord. Le processus de création du tableau de bord peut démarrer à n’importe quelle étape. Si vous obtenez les Données sources d’un analyste de Données, l’histoire à raconter a peut-être déjà été déterminée et il suffit simplement de la présenter de manière efficace. Inversement, si vous commencez avec des Données brutes, vous devrez d’abord agréger puis analyser les Données pour effectuer ces déterminations.

Les tableaux de bord évoluent constamment. À une époque, ils n’étaient que des visuels statiques racontant une histoire. Désormais, les tableaux de bord incluent des outils de Business Intelligence (BI) en libre-service qui racontent plusieurs histoires ou permettent aux utilisateurs de trouver eux-mêmes la signification des Données. Avec l’outil Power BI de Microsoft et son intégration dans Excel avec Power Pivot et Power Query , la BI en libre-service devient de plus en plus courante et accessible.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Un tableau de bord est un ou plusieurs éléments visuels qui racontent une histoire sur des Données associées. Un rapport qui regroupe des Données n’est pas un tableau de bord car il ne raconte pas une histoire. Cela s’appelle généralement un rapport ou un tableau, bien que ces termes soient souvent utilisés pour signifier la même chose. Pour nos besoins, un tableau de bord doit contenir des éléments visuels et pas seulement une liste de Données.

L’histoire est l’aspect le plus important d’un tableau de bord. Cela vient de l’analyse des Données pour déterminer ce qui est important à ce sujet. Les indicateurs de performance clés (KPI) sont généralement affichés sur les tableaux de bord. Les KPI sont des histoires prêtes à l’emploi pour votre tableau de bord. Je discute brièvement des KPI dans la section suivante. Un piège courant dans la création de tableaux de bord est de commencer par une conclusion. La personne qui demande le tableau de bord peut avoir un ordre du jour ou une idée préconçue de ce que ces Données devraient dire. Mais les Données devraient guider l’histoire, et non l’inverse. Essayez de reformuler la conclusion en question. Si quelqu’un souhaite que vous créiez un tableau de bord qui montre que les ventes ont diminué en raison du mauvais temps, vous pouvez transformer cela en une question du type “Comment la température quotidienne moyenne est-elle corrélée aux ventes quotidiennes ? ” ou “Combien vendons-nous les jours de pluie par rapport aux jours ensoleillés ?”

Les Données sous-jacentes d’un tableau de bord sont liées, mais leur relation dépend de qui les regarde. Un membre du tableau de bord du service des ressources humaines peut utiliser des Données relatives à la rétention des employés comme le taux d’embauche, le taux de licenciement, les licenciements, les licenciements volontaires et les départs à la retraite. Le responsable des ressources humaines peut avoir un tableau de bord d’un niveau supérieur, comme des Données de rétention des employés plus agrégées ainsi que des coûts de paie et des avantages sociaux. La personne en charge de toute l’administration d’une entreprise examinera les Données des ressources humaines à côté des Données financières, comptables et juridiques. Au plus haut niveau d’une entreprise, les Données de l’administration, des opérations et de la recherche et développement sont liées.

 

Indicateurs clés de performance (KPI)

La façon dont les KPI sont déterminés et ce qui en fait un bon est bien au-delà de la portée de ce livre. Les dirigeants d’une organisation développeront des indicateurs de performance clés en fonction de ce qu’ils savent de l’organisation. Si vous dirigez une entreprise à but lucratif, le revenu net est une mesure importante et vous n’avez pas besoin d’analyser les Données pour savoir que c’est quelque chose que vous voudrez examiner. Les KPI sont uniques à chaque organisation, mais des organisations similaires auront des KPI similaires. Les départements financiers s’intéressent au résultat net, au cash-flow libre et au fonds de roulement. Et les fabricants s’intéressent aux unités produites et à l’utilisation des lignes.

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