Établissement des exigences des utilisateurs

Ne commencez pas à créer un tableau de bord avant d’avoir un plan. Tout comme la construction d’une maison, si vous commencez sans plan, vous devrez peut-être la démolir et recommencer. Pour élaborer votre plan, commencez par découvrir ce dont les utilisateurs finaux ont besoin. Il y a au moins trois utilisateurs avec lesquels vous voudrez parler avant de commencer : la personne qui demande le tableau de bord, la personne qui fournit les Données et l’utilisateur final. Tous ces utilisateurs peuvent être une seule personne, et cette personne peut même être vous.

Obtenez autant de détails que possible de la personne qui demande le cendrier. S’ils ont une idée générale de ce qu’ils veulent, il est maintenant temps de sonder les détails pour obtenir une image claire. Comme je l’ai mentionné dans la section précédente, le demandeur peut commencer par une conclusion à l’esprit. Essayez de transformer cette conclusion en une question ou une série de questions pour être sur la même longueur d’onde.

Les questions sur les Données sources sont parfois négligées mais ne devraient pas l’être. Découvrez d’où proviennent les Données et si elles ont déjà été agrégées ou analysées. En fonction de votre projet, vous voudrez peut-être essayer d’obtenir les Données sous une forme aussi brute que possible au cas où vous deviez changer de direction une fois que vous avez commencé. Il est beaucoup plus facile d’agréger les Données brutes d’une manière différente, mais presque impossible de les désagréger.

Déterminez si les Données proviennent de l’intérieur ou de l’extérieur de l’organisation, qui les gère et à quelle fréquence elles sont mises à jour. Les Données financières d’un système comptable ne peuvent être disponibles que mensuellement ou trimestriellement. D’autres types de Données, comme les Données d’un point de vente, peuvent être interrogées en temps réel.

Si vous ne disposez pas des Données dont vous avez besoin, votre projet de tableau de bord peut se transformer en deux projets : un projet de collecte de Données et un projet de tableau de bord. Vous constaterez peut-être que non seulement les Données ne sont pas facilement disponibles, mais qu’elles n’existent pas du tout. Si l’organisation ne suit pas les défauts de la ligne de production, il se peut qu’il n’y ait aucun moyen d’obtenir des Données historiques. Dans ce cas, vous pouvez configurer un système pour commencer à suivre les Données dont vous avez besoin, ce qui retarderait la rapidité de création d’un tableau de bord. Avoir cette conversation au début du projet permet de définir les attentes de toutes les parties prenantes.

Types d’utilisateurs finaux

Vous pouvez diviser les utilisateurs finaux en fonction de la manière dont ils ont l’intention d’utiliser le tableau de bord pour mieux comprendre comment le construire. Les moniteurs utilisent des tableaux de bord pour voir l’état d’une organisation ou d’un projet à un moment donné. Vous utilisez le tableau de bord de votre voiture pour surveiller la vitesse, les niveaux de carburant et les alertes de panne. Les décideurs utilisent des tableaux de bord pour déterminer s’ils doivent entreprendre une action, une autre action ou aucune action du tout. Un responsable de production peut utiliser un tableau de bord de Données sur les ventes et l’utilisation des lignes pour déterminer si un troisième quart de travail est nécessaire.

Les planificateurs sont des personnes au plus haut niveau d’une organisation qui déterminent la direction de l’organisation. Ils examinent des tendances plus générales et les actions qu’ils entreprennent sont davantage axées sur les politiques.

Les planificateurs pourraient examiner les résultats d’exploitation par division pour déterminer comment allouer les ressources pour les cinq prochaines années. Les présentateurs utilisent des tableaux de bord pour présenter des informations. Un tableau de bord présenté lors d’une assemblée générale peut être utilisé pour simplement donner aux actionnaires des informations qu’ils ne voient pas au jour le jour.

Il y a beaucoup de chevauchement dans ces catégories d’utilisateurs. Une personne qui surveille un projet, par exemple, prendra certainement des mesures si les informations le dictent.

Et les actionnaires peuvent changer la direction d’une entreprise en changeant de direction s’ils n’aiment pas les informations présentées. Connaissez votre public et, dans certains cas, le public de votre public, afin de pouvoir fournir le bon niveau d’informations.

Déterminez la fréquence de création du tableau de bord. Si vous créez un tableau de bord pour montrer les effets des Jeux olympiques sur les finances d’une ville, vous ne le ferez probablement qu’une seule fois. Pour les tableaux de bord ponctuels, vous n’avez pas à vous soucier autant de la maintenance des Données et de l’efficacité avec laquelle vous pouvez les créer.

Pour les tableaux de bord périodiques ou en temps réel, assurez-vous que la disponibilité des Données correspond à la fréquence à laquelle vous publierez. En outre, investissez plus de votre temps dans l’automatisation des tableaux de bord que vous publierez davantage. Les tableaux de bord en temps réel doivent être entièrement automatisés. Les tableaux de bord que vous publiez chaque année peuvent l’être moins.

Documentez le processus de création du tableau de bord depuis le début. Vous n’avez pas besoin de logiciel sophistiqué pour cela, juste un document texte ou une feuille de calcul. Enregistrez les informations sur les utilisateurs et les Données que vous avez déjà découvertes. Documentez également la manière dont les Données se déplacent à travers le processus, de brutes, éventuellement via une base de Données, à une feuille de calcul. Même s’il s’agit d’un tableau de bord qui sera souvent créé ou entièrement automatisé, documentez le flux de Données afin que vous ou quelqu’un d’autre puissiez résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent. Imaginez-vous recréer le tableau de bord dans un an, après avoir oublié tous les détails, et essayez de fournir des réponses aux questions que vous vous poseriez.

Prévoyez une itération dans le processus de conception du tableau de bord. Lorsque vous obtenez un brouillon utilisable, envoyez-le aux parties prenantes pour commentaires. Continuez à envoyer des itérations pour saisie tout au long du processus. Vous pouvez continuer à travailler sur l’étape suivante pendant que vous attendez l’entrée, mais s’il y a des problèmes, vous vous épargnerez beaucoup de retouches par rapport à la remise d’une conception finale qui n’est pas correcte.

Enfin, prévoyez d’examiner les résultats une fois le tableau de bord terminé. Si vous envoyez un tableau de bord par courrier électronique chaque semaine, configurez un rappel pour vérifier auprès des utilisateurs finaux dans quelques mois pour vous assurer qu’il répond toujours à leurs besoins. Ceci est particulièrement important si vous passez du temps à créer le tableau de bord en cours. Dans un cas, je créais un tableau de bord mensuel et le mécanisme de publication avait échoué. Je n’avais pas réalisé qu’il n’avait pas été publié pendant plusieurs semaines, mais personne n’a demandé où il se trouvait. Il s’est avéré que les besoins des utilisateurs finaux avaient changé et nous avons arrêté de publier ce tableau de bord, gagnant du temps chaque mois.

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