Si votre feuille de calcul contient beaucoup de contenu, il peut être difficile de trouver rapidement des informations. Les filtres peuvent être utilisés pour affiner les données de votre feuille de calcul, vous permettant d’afficher uniquement les informations dont vous avez besoin.
Filtrer les données
Dans notre exemple, nous appliquerons un filtre à une feuille de calcul de journal d’équipement pour afficher uniquement les ordinateurs portables et les projecteurs disponibles pour le paiement.
1. Pour que le filtrage fonctionne correctement, votre feuille de calcul doit inclure une ligne d’en-tête, qui est utilisée pour identifier le nom de chaque colonne. Dans notre exemple, notre feuille de calcul est organisée en différentes colonnes identifiées par les cellules d’en-tête de la ligne 1 : ID#, Type , Equipement , etc.
2. Sélectionnez l’onglet Données, puis cliquez sur la commande Filtrer.
3. Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne.
4. Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne B pour n’afficher que certains types d’équipements.
5. Le menu Filtre apparaît.
6. Décochez la case à côté de Sélectionner tout pour désélectionner rapidement toutes les données.
7. Cochez les cases en regard des données que vous souhaitez filtrer, puis cliquez sur OK. Dans cet exemple, nous allons cocher Ordinateur et Projecteur pour afficher uniquement ces types d’équipement.
8. Les données seront filtrées, cachant temporairement tout contenu ne correspondant pas aux critères. Dans notre exemple, seuls les ordinateurs portables et les projecteurs sont visibles.
Les options de filtrage sont également accessibles à partir de la commande Trier et filtrer de l’onglet Accueil.
Appliquer plusieurs filtres
Les filtres sont cumulatifs, ce qui signifie que vous pouvez appliquer plusieurs filtres pour vous aider à affiner vos résultats. Dans cet exemple, nous avons déjà filtré notre feuille de calcul pour afficher les ordinateurs et les projecteurs, et nous aimerions la réduire davantage pour n’afficher que les ordinateurs et les projecteurs qui ont été extraits en août.
1. Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans cet exemple, nous allons ajouter un filtre à la colonne D pour afficher les informations par date.
2. Le menu Filtre apparaît.
3. Cochez ou décochez les cases selon les données que vous souhaitez filtrer, puis cliquez sur OK. Dans notre exemple, nous décocherons tout sauf aout.
Le nouveau filtre sera appliqué. Dans notre exemple, la feuille de calcul est désormais filtrée pour n’afficher que les ordinateurs et les projecteurs qui ont été extraits en août.
Effacer un filtre
Après avoir appliqué un filtre, vous souhaiterez peut-être le supprimer ou l’effacer de votre feuille de calcul afin de pouvoir filtrer le contenu de différentes manières.
1. Cliquez sur la flèche déroulante du filtre que vous souhaitez supprimer. Dans notre exemple, nous allons effacer le filtre de la colonne D.
2. Le menu Filtre apparaît.
3. Choisissez Effacer le filtre de [NOM DE LA COLONNE]dans le menu Filtre. Dans notre exemple, nous sélectionnerons Effacer le filtre de « Extraire ».
4. Le filtre sera effacé de la colonne. Les données précédemment masquées seront affichées.
Pour supprimer tous les filtres de votre feuille de calcul, cliquez sur la commande Filtrer dans l’onglet Données, et cliquez sur Effacer.
Filtrage avancé
Si vous avez besoin d’un filtre pour quelque chose de spécifique, le filtrage de base peut ne pas vous offrir suffisamment d’options. Heureusement, Excel comprend de nombreuses outils pour le filtrage avancé, y compris la recherche, le texte , la date et le numéro de filtrage , qui peut affiner vos résultats pour aider à trouver exactement ce dont vous avez besoin.
Filtrer avec la recherche
Excel vous permet de rechercher des données contenant une phrase exacte, un nombre, une date, etc. Dans notre exemple, nous utiliserons cette fonctionnalité pour afficher uniquement les produits de la marque Saris dans notre journal d’équipement.
1. Sélectionnez l’onglet Données, puis cliquez sur la commande Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne. Si vous avez déjà ajouté des filtres à votre feuille de calcul, vous pouvez ignorer cette étape.
2. Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne C.
3. Le menu Filtre apparaît. Saisissez un terme de recherche dans la zone de recherche. Les résultats de la recherche apparaîtront automatiquement sous le champ Filtres de texte au fur et à mesure que vous tapez. Dans notre exemple, nous allons taper Saris pour trouver tous les équipements de la marque Saris. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
4. La feuille de calcul sera filtrée en fonction de votre terme de recherche. Dans notre exemple, la feuille de calcul est maintenant filtrée pour n’afficher que les équipements de marque Saris.
Utiliser des filtres de texte avancés
Les filtres de texte avancés peuvent être utilisés pour afficher des informations plus spécifiques, telles que des cellules contenant un certain nombre de caractères ou des données excluant un mot ou un nombre spécifique. Dans notre exemple, nous aimerions exclure tout élément contenant le mot Laptop.
1. Sélectionnez l’ onglet Données, puis cliquez sur la commande Filtrer . Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne.
2. Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne C .
3. Le menu Filtre apparaît. Passez la souris sur Filtres de texte, puis sélectionnez le filtre de texte souhaité dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous choisirons Ne contient pas pour afficher les données qui ne contiennent pas de texte spécifique.
4. La boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé s’affiche. Saisissez le texte souhaité à droite du filtre, puis cliquez sur OK . Dans notre exemple, nous taperons laptop pour exclure tous les éléments contenant ce mot.
5. Les données seront filtrées par le filtre de texte sélectionné. Dans notre exemple, notre feuille de calcul affiche désormais les éléments qui ne contiennent pas le mot laptop.
Utiliser des filtres numériques avancés
Les filtres numériques avancés vous permettent de manipuler les données numérotées de différentes manières. Dans cet exemple, nous n’afficherons que certains types d’équipements en fonction de la plage de numéros d’identification.
1. Sélectionnez l’onglet Données sur le ruban, puis cliquez sur la commande Filtrer. Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne.
2. Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne A pour n’afficher qu’une certaine plage de numéros d’identification.
3. Le menu Filtre apparaît. Passez la souris sur Filtres numériques, puis sélectionnez le filtre numérique souhaité dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous choisirons Entre… pour afficher les numéros d’identification entre une plage de numéros spécifique.
4. La boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé s’affiche. Saisissez le (s) numéro(s) souhaité (s) à droite de chaque filtre, puis cliquez sur OK . Dans notre exemple, nous souhaitons filtrer les numéros d’identification supérieurs ou égaux à 3000 mais inférieurs ou égaux à 6000, ce qui affichera les numéros d’identification dans la plage 3000-6000.
5. Les données seront filtrées par le filtre numérique sélectionné. Dans notre exemple, seuls les éléments avec un numéro d’identification compris entre 3000et 6000 sont visibles.
Utiliser des filtres de date avancés
Les filtres de date avancés peuvent être utilisés pour afficher les informations d’une certaine période, comme l’année dernière, le trimestre suivant ou entre deux dates. Dans cet exemple, nous utiliserons des filtres de date avancés pour afficher uniquement les équipements qui ont été récupérés entre le 15 juillet et le 15 août.
1. Sélectionnez l’onglet Données, puis cliquez sur la commande Filtrer. Une flèche déroulante apparaîtra dans la cellule d’en-tête de chaque colonne.
2. Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous allons filtrer la colonne D pour n’afficher qu’une certaine plage de dates.
3. Le menu Filtre apparaît. Passez la souris sur Filtres chronologiques, puis sélectionnez le filtre de date souhaité dans le menu déroulant. Dans notre exemple, nous sélectionnerons Entre… pour voir les équipements qui ont été
4. La boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé s’affiche. Saisissez la ou les dates souhaitées à droite de chaque filtre, puis cliquez sur OK . Dans notre exemple, nous souhaitons filtrer les dates postérieures ou égales au 15 juillet 2015 et antérieures ou égales au 15 août 2015, ce qui affichera une plage entre ces dates.
La feuille de calcul sera filtrée par le filtre de date sélectionné. Dans notre exemple, nous pouvons maintenant voir quels articles ont été retirés entre le 15 juillet et le 15 août.