Le formatage peut faire la différence entre un bon tableau de bord et un excellent.

Heureusement, Excel propose de nombreuses options de mise en forme pour la plupart des types de graphiques qu’il propose. Excel fournit également des options de mise en forme qui n’ajoutent pas beaucoup de valeur et peuvent supprimer le message du graphique.

Comme pour la conception générale du tableau de bord, gardez votre mise en forme propre et simple.

Le surformatage empêche l’utilisateur d’interpréter les Données et conduit à des graphiques moins efficaces. La figure 1 montre un graphique avec beaucoup de formatage. La figure 2 montre le même graphique avec un design épuré et simple. Alors que le premier graphique montre la puissance du moteur de création de graphiques d’Excel, le deuxième graphique présente les Données et le message.

Figure 1 : Trop de formatage nuit au message du graphique.

Le pire contrevenant des options de formatage d’Excel est la 3D. L’application de la mise en forme 3D déforme presque toujours les éléments visuels afin qu’ils ne représentent plus les Données sous-jacentes. Avec les histogrammes 3D, la première rangée de colonnes a une plus grande surface et la rangée arrière est partiellement masquée. Les graphiques 3D ont l’air cool, mais ils empêchent le lecteur d’interpréter les Données avec précision et le message peut être perdu.

Figure 2 : Un formatage propre et simple garde le message au premier plan et au centre.

Voici quelques autres options de mise en forme de graphique à éviter ou à utiliser avec prudence :

Couleur d’arrière-plan: Les couleurs blanches ou très claires sont des arrière-plans acceptables. Le noir et d’autres couleurs sombres réduisent le contraste entre les éléments du graphique qui représentent les Données et l’arrière-plan. L’arrière-plan ne représente jamais des Données et ne doit pas être souligné.

Couleur de premier plan: n’incluez pas trop de couleurs dans les éléments de votre graphique. Utilisez la couleur dans un but précis, comme pour attirer l’attention sur un point de Données important. La palette de couleurs d’Excel, illustrée à la figure 3, facilite la cohérence de vos couleurs en offrant différents niveaux de lumière et d’obscurité. La galerie de thèmes d’Excel, illustrée à la figure 9, fournit différentes palettes de couleurs complémentaires.

Figure 3: palette de couleurs d’Excel

Dégradés: les remplissages en dégradé modifient la couleur d’un élément de graphique de très sombre à très clair. Cela n’offre aucune valeur et doit être évité.

Figure 4: Galerie de thèmes d’Excel

Images: le remplissage d’image colore un élément de graphique avec une image répétitive. Il non seulement n’ajoute aucune valeur, mais distrait et diminue l’efficacité du graphique. Le remplissage d’image doit également être évité.

Effets: le volet Office Format de la série de Données comporte un onglet Effets pour la plupart des éléments du graphique. Il comprend des options de formatage telles que Shadow, Glow et Bevels. Si elles sont utilisées judicieusement, certaines de ces options peuvent ajouter de la profondeur à un graphique qui peut être visuellement attrayant. Mais il y a une tendance à abuser de ces options et à détourner l’attention du message du graphique. En règle générale, vous devez éviter cet onglet, sauf si vous avez une raison impérieuse de l’utiliser.

Bordures: les bordures sont des lignes qui entourent la zone de traçage d’un graphique. Ils ne sont presque jamais nécessaires. Les axes fournissent déjà une limite visuelle pour la zone de traçage. Si vous masquez les axes parce qu’ils ne sont pas nécessaires, la bordure n’est probablement pas nécessaire non plus. Si vous décidez de utilisez une bordure, éclaircissez la couleur pour que les éléments de Données ressortent.

Quadrillage: Excel inclut des quadrillages par défaut sur la plupart des types de graphiques.

Souvent, ils n’ajoutent aucune valeur au graphique. S’il y a un point de Données important sur lequel vous souhaitez attirer l’attention et qu’il n’est pas près de l’axe, envisagez d’utiliser une étiquette de Données ou une couleur pour ce point de Données. Si vous choisissez d’utiliser des quadrillages, assurez-vous qu’ils sont suffisamment légers pour ne pas attirer l’attention sur les éléments de Données.

Étiquettes de Données: si chaque point de Données a une étiquette de Données, vous avez créé une table de Données difficile à lire. Utilisez des étiquettes de Données pour mettre en évidence des points de Données importants, comme la valeur minimale ou maximale. Les étiquettes de Données peuvent également être utilisé pour expliquer des valeurs inattendues. La figure 5 montre un graphique qui utilise une étiquette de Données pour expliquer une baisse inhabituelle de la sortie pour une usine de fabrication.

Figure 5: Les étiquettes de Données peuvent être utilisées pour mettre en évidence des variations inhabituelles.

Axes: dans la plupart des cas, les axes fournissent un contexte et une échelle au graphique. Dans certains cas, tels que les graphiques de variance, la valeur des axes est diminuée. N’incluez pas d’axe simplement parce qu’Excel les ajoute par défaut. Réfléchissez à la manière dont ils contribuent au message et aidez le lecteur à interpréter les Données lorsque vous choisissez de les afficher ou de les masquer.

Évitez d’ajouter des images clipart à vos graphiques. Votre graphique est déjà une image. Vous n’avez pas besoin d’y ajouter une autre image. Cela ne peut que nuire aux Données et au message.

Formats de nombres

Vos graphiques contiennent presque toujours des nombres, que ce soit dans les axes ou dans les étiquettes de Données. Excel utilisera le formatage des Données source par défaut et ce n’est peut-être pas ce que vous souhaitez. Utilisez toujours des virgules pour faciliter la lecture des nombres.

Mettez en forme les nombres dans votre graphique au niveau de signification approprié. Si vous affichez des chiffres de revenus dans les dizaines de millions, vous n’avez pas besoin d’afficher les centimes. Excel fournit un système de formatage des nombres robuste qui vous permet de formater presque comme vous le souhaitez. Essayez d’afficher le plus petit nombre de chiffres possible sans perdre de Données. Par exemple, affichez le nombre 17 483 262 comme 17,4 et utilisez le titre ou l’étiquette d’axe pour indiquer à l’utilisateur que les nombres sont en millions. Le graphique illustré à la figure 8 utilise cette technique dans l’axe des valeurs.

Figure 8 : Grands nombres formatés dans l’axe des valeurs

Pour formater de grands nombres dans un axe, utilisez la section Nombre du volet Office Format de l’axe, illustré à la figure 9. Les zéros indiquent où un chiffre est affiché. Lorsqu’il n’y a pas de chiffres à droite d’une virgule, le triplet représentant des centaines ou des milliers est complètement masqué.

Figure 9 : La section Nombre du volet Format de l’axe

Le tableau 1 montre quelques façons de formater de grands nombres.

Tableau 1: Formats personnalisés pour les grands nombres

Vous pouvez utiliser des signes dollar pour l’argent et des lettres, comme K pour des milliers, M pour des millions et B pour des milliards, pour montrer l’échelle des nombres. N’utilisez ces options que si vous avez quelques chiffres sur votre graphique, par exemple si vous avez mis en évidence quelques points de Données importants. Pour les haches, n’utilisez pas de signes ou de lettres dollar. Utilisez plutôt l’étiquette de l’axe ou le titre du graphique pour afficher l’échelle