Les feuilles de travail contenant beaucoup d’informations complexes et détaillées sont difficiles à lire et à analyser. Heureusement, Microsoft Excel offre un moyen simple d’organiser les données en groupes, ce qui vous permet de réduire et de développer des lignes avec un contenu similaire pour créer des vues plus compactes et compréhensibles.

Comment grouper des lignes

Le regroupement dans Excel fonctionne mieux pour les feuilles de calcul structurées qui ont des en-têtes de colonne, aucune ligne ou colonne vide, et une ligne récapitulative (sous-total) pour chaque sous-ensemble de lignes. Une fois les données correctement organisées, utilisez l’une des méthodes suivantes pour les regrouper.

Grouper les lignes automatiquement

Si votre jeu de données ne contient qu’un seul niveau d’informations, le moyen le plus rapide serait de laisser Excel regrouper automatiquement les lignes pour vous. Voici comment:

1. Sélectionnez n’importe quelle cellule dans l’une des lignes que vous souhaitez regrouper.
2. Accédez à l’onglet Données / groupe Plan , cliquez sur la flèche sous Groupe et sélectionnez Plan automatique .

Voici un exemple du type de lignes qu’Excel peut regrouper :                               

Comme le montre la capture d’écran ci-dessous, les lignes ont été parfaitement regroupées et les barres de contour représentant différents niveaux d’organisation des données ont été ajoutées à gauche de la colonne A.

Noter. Si vos lignes récapitulatives sont situées au – dessus d’ un groupe de lignes détaillées, avant de créer un plan, accédez à l’ onglet Données > groupe Plan , cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Plan et décochez la case Lignes récapitulatives sous le détail.

Une fois le contour créé, vous pouvez rapidement masquer ou afficher les détails d’un certain groupe en cliquant sur le signe moins ou plus de ce groupe. Vous pouvez également réduire ou développer toutes les lignes à un niveau particulier en cliquant sur les boutons de niveau dans le coin supérieur gauche de la feuille de calcul. 

Comment regrouper des lignes manuellement

Si votre feuille de calcul contient au moins deux niveaux d’informations, le plan automatique d’Excel peut ne pas regrouper correctement vos données. Dans ce cas, vous pouvez regrouper les lignes manuellement en effectuant les étapes ci-dessous.

Noter. Lors de la création manuelle d’un contour, assurez-vous que votre jeu de données ne contient aucune ligne masquée, sinon vos données pourraient être mal regroupées.

1. Créer des groupes externes (niveau 1)

Sélectionnez l’un des plus grands sous-ensembles de données, y compris toutes les lignes récapitulatives intermédiaires et leurs lignes détaillées.

Dans l’ensemble de données ci-dessous, pour regrouper toutes les données de la ligne 9 ( East Total ), nous sélectionnons les lignes 2 à 8.

Sous l’ onglet Données , dans le groupe Plan , cliquez sur le bouton Groupe , sélectionnez Lignes , puis cliquez sur OK .

Cela ajoutera une barre sur le côté gauche de la feuille de calcul qui s’étend sur les lignes sélectionnées :

De la même manière, vous créez autant de groupes externes que nécessaire.

Dans cet exemple, nous avons besoin d’un groupe externe supplémentaire pour la région Nord. Pour cela, nous sélectionnons les lignes 9 à 12 et cliquez sur l’ onglet Données / bouton Groupe / Lignes .

Cet ensemble de lignes est désormais également regroupé :

Conseil. Pour créer un nouveau groupe plus rapidement, appuyez sur le raccourci Maj + Alt + Flèche droite au lieu de cliquer sur le bouton Groupe du ruban.

2. Créer des groupes imbriqués (niveau 2)

Pour créer un groupe imbriqué (ou interne), sélectionnez toutes les lignes de détail au-dessus de la ligne récapitulative associée, puis cliquez sur le bouton Groupe .

Par exemple, pour créer le groupe Pommes dans la région Est , sélectionnez les lignes 2 et 3 et appuyez sur Groupe . Pour créer le groupe Oranges , sélectionnez les lignes 5 à 7 et appuyez à nouveau sur le bouton Group .

De même, nous créons des groupes imbriqués pour les régions Nord et obtenons le résultat suivant :

3. Ajoutez plus de niveaux de regroupement si nécessaire

En pratique, les ensembles de données sont rarement complets. Si, à un moment donné, davantage de données sont ajoutées à votre feuille de calcul, vous souhaiterez probablement créer davantage de niveaux hiérarchiques.

À titre d’exemple, insérons la ligne Grand total dans notre tableau, puis ajoutons le niveau hiérarchique le plus à l’extérieur. Pour le faire, sélectionnez toutes les lignes à l’exception de la ligne Grand Total (lignes 2 à 17), puis cliquez sur l’ onglet Données > bouton Groupe > Lignes .

Comme le montre la capture d’écran ci-dessous, nos données sont désormais regroupées en 4 niveaux :

• Niveau 1 : Total général
• Niveau 2 : totaux des régions
• Niveau 3 : sous-totaux d’articles
• Niveau 4 : lignes de détail

Figure 2.3.2-i : Grouper les données

Maintenant que nous avons un aperçu des lignes, voyons comment cela facilite la visualisation de nos données.

Comment réduire les lignes

L’une des fonctionnalités les plus utiles du regroupement Excel est la possibilité de masquer et d’afficher les lignes de détail d’un groupe particulier, ainsi que de réduire ou d’étendre l’ensemble du plan à un certain niveau en un clic de souris.

Réduire les lignes au sein d’un groupe

Pour réduire les lignes d’un groupe particulier, cliquez simplement sur le bouton moins en bas de la barre de ce groupe.

Par exemple, voici comment masquer rapidement toutes les lignes de détail de la région Est , y compris les sous-totaux, et afficher uniquement la ligne Total Est  :

Une autre façon de réduire les lignes dans Excel consiste à sélectionner n’importe quelle cellule du groupe et à cliquer sur le bouton Masquer les détails sous l’onglet Données, dans le groupe Plan :

Dans tous les cas, le groupe sera réduit à la ligne récapitulative et toutes les lignes détaillées seront masquées.

Réduire ou développer l’ensemble du plan à un niveau spécifique

Pour réduire ou développer tous les groupes à un niveau particulier, cliquez sur le numéro hiérarchique correspondant dans le coin supérieur gauche de votre feuille de calcul.

Le niveau 1 affiche la plus petite quantité de données tandis que le plus grand nombre développe toutes les lignes. Par exemple, si votre plan comporte 3 niveaux, vous cliquez sur le numéro 2 pour masquer le 3e niveau (lignes de détails) tout en affichant les deux autres niveaux (lignes récapitulatives).

Dans notre exemple de jeu de données, nous avons 4 niveaux hiérarchiques, qui fonctionnent de cette façon :

■ Le niveau 1 affiche uniquement le total général (ligne 18 ) et masque toutes les autres lignes.

■ Le niveau 2 affiche le total général et les sous – totaux régionaux (lignes 9, 17 et 18).

■ Le niveau 3 affiche les sous -totaux du total général , de la région et de l’ article (lignes 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 et 18).

■ Le niveau 4 affiche toutes les lignes.

La capture d’écran suivante montre le contour réduit au niveau 3.

Comment développer des lignes dans Excel

Pour développer les lignes d’un certain groupe, cliquez sur n’importe quelle cellule de la ligne récapitulative visible, puis cliquez sur le bouton Afficher les détails sous l’onglet Données , dans le groupe Plan :

Ou cliquez sur le signe plus pour le groupe de lignes réduit que vous souhaitez développer :

Comment supprimer le contour

Si vous souhaitez supprimer tous les groupes de lignes à la fois, effacez le contour. Si vous souhaitez supprimer uniquement certains des groupes de lignes (par exemple des groupes imbriqués), dissociez les lignes sélectionnées.

Pour supprimer le contour, Accédez à l’ onglet Données / groupe Plan , cliquez sur la flèche sous Dissocier , puis cliquez sur Effacer le plan .

Remarques :

■ La suppression du contour dans Excel ne supprime aucune donnée.

■ Si vous supprimez un contour avec des lignes réduites, ces lignes peuvent rester masquées une fois le contour effacé.

■ Une fois le contour supprimé, vous ne pourrez plus le récupérer en cliquant sur le bouton Annuler ou en appuyant sur le raccourci Annuler (Ctrl + Z). Vous devrez recréer le contour à partir de zéro.

Comment dissocier un certain groupe de lignes

Pour supprimer le regroupement de certaines lignes sans supprimer l’ensemble du contour, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les lignes que vous souhaitez dissocier.
2. Accédez à l’ onglet Données / groupe Plan et cliquez sur le bouton Dissocier . Ou appuyez su Maj + Alt + Flèche gauche qui est le raccourci Dissocier dans Excel.
3. Dans la boîte de dialogue Dissocier , sélectionnez Lignes et cliquez sur OK.

Par exemple, voici comment vous pouvez dissocier deux groupes de lignes imbriqués ( SOUS TOTAUX pomme et SOUS TOTAUX orange ) tout en conservant le groupe extérieur Total Est :

Il n’est pas possible de dissocier des groupes de lignes non adjacents à la fois. Vous devrez répéter les étapes ci-dessus pour chaque groupe individuellement.

Comment calculer automatiquement les sous-totaux de groupe

Dans tous les exemples ci-dessus, nous avons inséré nos propres lignes de sous-total avec des formules SOMME. Pour que les sous-totaux soient calculés automatiquement, utilisez la commande Sous – total avec la fonction récapitulative de votre choix telle que SOMME, NB, MOYENNE, MIN, MAX, etc. La commande Sous-total insérera non seulement des lignes récapitulatives mais créera également un contour avec des lignes réductibles et extensibles, accomplissant ainsi deux tâches à la fois !

Appliquer les styles Excel par défaut aux lignes récapitulatives

Microsoft Excel a les styles prédéfinis pour deux niveaux de lignes récapitulatives : RowLevel_1 (gras) et RowLevel_2 (italique). Vous pouvez appliquer ces styles avant ou après le regroupement des lignes.

Pour appliquer automatiquement des styles Excel à un nouveau plan , accédez à l’ onglet Données > groupe Plan , cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Plan , puis cochez la case Styles automatiques , puis cliquez sur OK . Après cela, vous créez un contour comme d’habitude.

Pour appliquer des styles à un contour existant , vous sélectionnez également la case Styles automatiques comme indiqué ci-dessus, mais cliquez sur le bouton Appliquer les styles au lieu de OK .

Voici à quoi ressemble un plan Excel avec les styles par défaut pour les lignes récapitulatives :

2.3.2.8 Comment sélectionner et copier uniquement les lignes visibles

Après avoir réduit les lignes non pertinentes, vous souhaiterez peut-être copier les données pertinentes affichées ailleurs. Cependant, lorsque vous sélectionnez les lignes visibles de la manière habituelle à l’aide de la souris, vous sélectionnez également les lignes masquées.

Pour sélectionner uniquement les lignes visibles, vous devez effectuer quelques étapes supplémentaires :

1. Sélectionnez les lignes visibles à l’aide de la souris. Par exemple, nous avons réduit toutes les lignes de détail et sélectionnons maintenant les lignes de résumé visibles :

2. Accédez à l’ onglet Accueil / groupe Édition , puis cliquez sur Rechercher et sélectionner / Atteindre (Sélectionner les cellules) . Ou appuyez sur Ctrl + G (Aller au raccourci) et cliquez sur le bouton Spécial… .
3. Dans la boîte de dialogue Aller à spécial, sélectionnez Cellules visibles uniquement et cliquez sur OK.

Par conséquent, seules les lignes visibles sont sélectionnées (les lignes adjacentes aux lignes masquées sont marquées d’une bordure blanche) :

Et maintenant, vous appuyez simplement sur Ctrl + C pour copier les lignes sélectionnées et Ctrl + C pour les coller où bon vous semble.

Comment masquer et afficher les symboles de contour

Pour masquer ou afficher les barres de plan et les numéros de niveau dans Excel, utilisez le raccourci clavier suivant : Ctrl + 8.

Une première pression sur le raccourci masque les symboles de contour, une nouvelle pression réaffiche le contour.

Si vous ne voyez ni les symboles plus et moins dans les barres de groupe ni les nombres en haut du contour, vérifiez le paramètre suivant dans votre Excel :

1. Accédez à l’onglet Fichier / Options / catégorie Avancé.
2. Faites défiler jusqu’à la section Options d’affichage pour cette feuille de calcul, sélectionnez la feuille de calcul qui vous intéresse et assurez-vous que la case Afficher les symboles de plan si un plan est appliqué est cochée.

C’est ainsi que vous regroupez des lignes dans Excel pour réduire ou développer certaines sections de votre ensemble de données. De la même manière, vous pouvez regrouper des colonnes dans vos feuilles de calcul. Je vous remercie de m’avoir lu et j’espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine.