Importation de données à partir d’un fichier texte ou document dans Microsoft Excel

■■ Comment puis-je importer des données d’un fichier texte dans Excel afin de pouvoir les analyser?

 

Jeff Sagarin, le créateur des classements de basket-ball et de football USA Today, et moi-même avons développé un système pour évaluer les joueurs NBA que plusieurs équipes NBA ont utilisées, notamment les Dallas Mavericks et les New York Knicks. Chaque jour de la saison, le programme FORTRAN de Jeff produit une multitude d’informations, notamment des notes pour chaque composition de Dallas Maverick au cours de chaque match. Le programme de Jeff produit ces informations sous forme de fichier texte. Dans ce chapitre, vous voyez comment importer un fichier texte dans Microsoft Excel pour l’utiliser pour l’analyse des données.

 

Comment puis-je importer des données d’un fichier texte dans Excel afin de pouvoir les analyser?

Vous recevrez probablement souvent des données dans un document Microsoft Word ou dans un fichier texte (.txt) que vous devez importer dans Excel pour analyse. Pour importer un document Word dans Excel, vous devez d’abord l’enregistrer en tant que fichier texte. Vous pouvez ensuite utiliser l’Assistant Importation de texte pour importer le fichier. Avec l’Assistant Importation de texte, vous pouvez diviser les données d’un fichier texte en colonnes en utilisant l’une des approches suivantes:

■■ Si vous choisissez l’option à largeur fixe, Excel suppose où les données doivent être divisées en Colonnes. Vous pouvez facilement modifier les hypothèses Excel.

■■ Si vous choisissez l’option délimitée, vous choisissez des caractères de délimitation (les choix courants sont une virgule, un espace ou un signe plus), et Excel divise les données en colonnes partout où il rencontre le ou les caractères que vous choisissez.

À titre d’exemple, le fichier (un échantillon des données est présenté dans le bloc suivant) contient la durée pendant laquelle chaque alignement a joué pour Dallas dans plusieurs jeux au cours de la saison 2002-2003. Le fichier contient également la note de la programmation. Par exemple, les deux premières lignes vous disent que contre Sacramento, la formation de Bell, Finley, LaFrentz, Nash et Nowitzki était sur le terrain ensemble pour 9,05 minutes et que la formation a joué à un niveau de 19,79 points (par 48 minutes), pire qu’une formation NBA moyenne.

Bell Finley LaFrentz Nash Nowitzki – 19,79 695 # 9,05 m SAC DAL * Finley Nash Nowitzki Van Exel Williams – 11,63 695 # 8,86 m SAC DAL * Finley LaFrentz Nash Nowitzki Van Exel 102,98 695 # 4,44 m SAC DAL * Bradley Finley Nash Nowitzki Van Exel – 44,26695 # 4.38m SAC DAL * Bradley Nash Nowitzki Van Exel Williams 9.71 695 # 3.05m SAC DAL * Bell Finley LaFrentz Nowitzki Van Exel – 121.50 695 # 2.73m SAC DAL * Bell LaFrentz Nowitzki Van Exel Williams 39.35 695 # 2.70m SAC DAL * Bradley Finley Nowitzki Van Exel Williams 86,87 695 # 2,45 m SAC DAL * Bradley Nash Van Exel Williams Rigaudeau – 54,55695 # 2,32 m SAC DAL *

Vous souhaitez importer ces informations de programmation dans Excel afin que, pour chaque programmation, les informations suivantes soient répertoriées dans différentes colonnes:

■■ Nom de chaque joueur

■■ Minutes jouées par la formation

■■ Évaluation de la gamme

Le joueur nommé Van Exel (nom complet Nick Van Exel) pose un problème. Si vous choisissez l’option délimitée et utilisez un caractère espace pour diviser les données en colonnes, Van Exel occupera deux colonnes. Pour les files d’attente qui incluent Van Exel, les données numériques seront situées dans une colonne différente de celle dans laquelle se trouvent les données pour les files d’attente qui n’incluent pas Van Exel. Pour résoudre ce problème, utilisez la commande Remplacer dans Word pour remplacer chaque occurrence de Van Exel par Exel. Désormais, lorsque Excel décompose les données là où un espace se produit, Van Exel n’aura besoin que d’une seule colonne. Les premières lignes de vos données ressemblent maintenant à ce qui suit.

Bell Finley LaFrentz Nash Nowitzki – 19,79 695 # 9,05 m SAC DAL * Finley Nash Nowitzki Exel Williams – 11,63 695 # 8,86 m SAC DAL * Finley LaFrentz Nash Nowitzki Exel 102,98 69 5 # 4,44 m SAC DAL * Bradley Finley Nash Nowitzki Exel – 44,26 695 # 4,38 m SAC DAL * Bradley Nash Nowitzki Exel Williams 9,71 69 5 # 3,05 m SAC DAL * Bell Finley LaFrentz Nowitzki Exel – 121,50 695 # 2,73 m SAC DAL * Bell LaFrentz Nowitzki Exel Williams 39,35 69 5 # 2,70 m SAC DAL * Bradley Finley Nowitzki Exel Williams 86,87 69 5 # 2,45 m SAC DAL * Bradley Nash Exel Williams Rigaudeau – 54,55 695 # 2,32 m

SAC DAL *

Bien sûr, votre approche échouerait si un autre joueur avait le nom de famille Exel. Si tel était le cas, vous pourriez remplacer Van Exel par Exel1.

L’astuce pour importer des données d’un fichier Word ou texte dans Excel consiste à utiliser l’Assistant d’importation de texte Excel. Comme mentionné précédemment, vous devez d’abord enregistrer le fichier Word (Lineupsch38.docx dans cet exemple) en tant que fichier texte. Pour ce faire, ouvrez le fichier dans Word, cliquez sur   l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer sous, puis sélectionnez Texte brut dans la liste Type de fichier. Dans la boîte de dialogue Conversion de fichiers, sélectionnez Windows (par défaut), puis cliquez sur OK. Votre fichier doit maintenant être enregistré avec le nom Lineupsch38.txt. Fermez le document Word.

Dans Excel, ouvrez le fichier Lineupsch38.txt. Pour voir les fichiers texte dans la fenêtre Ouvrir, vous devez modifiez la liste déroulante des types de fichiers (située à droite de la zone Nom de fichier) en Fichiers texte. Quand s’ouvre, vous voyez l’étape 1 de l’Assistant Importation de texte, illustrée à la figure 1 ci-dessous.

FIGURE 1 : Cette figure illustre l’étape 1 de l’assistant d’importation de texte.

Clairement, dans ce cas, vous voulez sélectionner Délimité et casser les données à chaque espace. Supposons cependant que vous choisissez Largeur fixe. Ensuite, l’étape 2 de l’assistant d’importation de texte apparaît, comme illustré à la figure ci-dessous. Comme vous pouvez le voir, vous pouvez créer, déplacer ou supprimer un point d’arrêt. Pour de nombreuses opérations d’importation de données, la modification des sauts de colonne peut être une aventure aléatoire.

Si vous sélectionnez Délimité à l’étape 1, vous voyez la deuxième étape de l’Assistant Importation de texte illustrée à la figure 3. L’onglet est sélectionné par défaut et il est recommandé de conserver l’onglet sélectionné car de nombreux compléments Excel ne fonctionnent pas correctement si l’onglet est effacé. Sélectionnez Espace comme délimiteur. La sélection de l’option Traiter les délimiteurs consécutifs comme un garantit que les espaces consécutifs n’entraînent qu’un seul saut de colonne.

 

FIGURE 2: L’étape 2 de l’assistant d’importation de texte apparaît après avoir sélectionné Largeur fixe.

 

FIGURE 3 : Cette figure illustre l’étape 2 de l’Assistant Importation de texte après avoir sélectionné Délimité.

Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous êtes renvoyé à la troisième étape de l’assistant, illustrée à la figure .

Vous pouvez configurer le format de données de colonne pour une colonne sélectionnée. En sélectionnant Général comme format, vous demandez à Excel de traiter les données numériques comme des nombres et d’autres valeurs comme du texte.

FIGURE  : Cette figure illustre l’étape 3 de l’assistant, dans laquelle vous pouvez sélectionner un format à appliquer aux données que vous utilisez importation.

Lorsque vous cliquez sur Terminer, l’assistant importe les données dans Excel, comme le montre la figure ci-dessous.

FIGURE 5 : Voici le fichier Excel avec des informations sur la programmation.

Chaque joueur est répertorié dans une colonne distincte (colonnes A à E); la colonne F contient le classement de chaque alignement, la colonne G contient le numéro du match, la colonne H contient les minutes jouées par chaque alignement et les colonnes I et J énumèrent les deux équipes jouant dans le match. Bien sûr, si vous le souhaitez, vous pouvez remplacer globalement Exel par Van Exel, de sorte que le nom propre du joueur a été restauré dans les données.

Après avoir enregistré le fichier en tant que classeur Excel (.xlsx), vous pouvez utiliser toutes les capacités analytiques d’Excel pour analyser les performances des files d’attente de Dallas. Par exemple, vous pouvez calculer la performance moyenne de l’équipe lorsque Dirk Nowitzki est sur ou hors du terrain

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