Vous devez souvent importer des données dans la feuille de calcul Excel à partir d’un fichier texte. Microsoft Excel propose un Assistant Importation de texte pour importer des données à partir des différents formats de fichier texte :
■ Fichiers séparés par des virgules (.csv) ou fichiers séparés par des tabulations (.txt), comme le montre la figure suivante.
■ Fichiers avec des colonnes de largeur fixe sans délimiteurs entre les colonnes de données où les données commençant à des positions fixes de la ligne.
Figure: Fichiers texte séparés par des tabulations .txt
Figure: b Fichiers avec des colonnes de largeur fixe
Vous recevrez probablement souvent des données dans un document Microsoft Word ou dans un fichier texte (.txt) que vous devez importer dans Excel pour analyse. Pour importer un document Word dans Excel, vous devez d’abord l’enregistrer en tant que fichier texte. Lorsque vous importez des données délimitées à partir d’un fichier, Excel évalue le fichier et affiche un aperçu des données telles qu’elles seront importées. Si les données dépassent certaines limites de taille, l’aperçu n’affiche qu’une partie des données et un message indiquant qu’elles ont été tronquées en raison des limites de taille ; Cependant, cela n’affecte pas la quantité de données qui seront importées.
À titre d’exemple, le fichier importationdedonnées.docx contient la durée pendant laquelle chaque candidat a joué pour Dallas dans plusieurs jeux au cours d’une saison. Le fichier contient également la note de la programmation. Le fichier contient également la note de la programmation. Par exemple, les deux premières lignes vous disent que contre Sacramento, Bell, Finley, LaFrentz, Nash et Nowitzki étaient sur le terrain ensemble pendant 9,05 minutes et ont joué à un niveau de 19,79 points (par 48 minutes), pire qu’une formation moyenne de la NBA. La liste suivante montre un échantillon des données :
Figure c: échantillon de données
Nous aimerions importer ces informations de programmation dans Excel afin que, pour chaque programmation, les informations suivantes soient répertoriées dans différentes colonnes :
■ Le nom de chaque joueur
■ Minutes jouées par l’équipe
■ Plage de notes
Le joueur Van Exel (son nom complet est Nick Van Exel) pose un problème. Si vous choisissez l’option délimitée et utilisez un espace pour diviser les données en colonnes, Van Exel occupera deux colonnes. Pour les alignements qui incluent Van Exel, les données numériques seront situées dans une colonne différente de la colonne dans laquelle se trouvent les données pour les alignements qui n’incluent pas Van Exel. Pour remédier à ce problème, j’ai utilisé la commande Remplacer dans Word pour changer chaque occurrence de Van Exel en Exel. Désormais, lorsqu’Excel divise les données là où il y a un espace, Van Exel n’aura besoin que d’une seule colonne. Les premières lignes de nos données ressemblent maintenant à ce qui suit :
Figure d: base de données ou Van Excel est remplacer par Excel
L’astuce pour importer des données à partir d’un fichier Word ou texte dans Excel consiste à utiliser l’assistant d’importation de texte Excel. Comme je l’ai mentionné précédemment, vous devez d’abord enregistrer le fichier Word (importationdedonnées.docx dans cet exemple) en tant que fichier texte.
Pour enregistrer un document Word au format .txt (Texte brut), procéder ainsi :
- Cliquez sur l’onglet Fichier.
- Cliquez sur Enregistrer sous.
- Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez l’emplacement où vous voulez enregistrer votre fichier.
- Dans la liste Type de fichier, cliquez sur Texte brut (.txt).
- Donnez un nom à votre fichier, puis enregistrez-le.
Dans la boîte de dialogue Conversion du fichier, sélectionnez l’option Windows (par défaut) pour le codage de texte, puis cliquez sur OK. Votre fichier devrait maintenant être enregistré sous le nom importationdedonnées.txt. *
Fermez le document Word. Dans Excel, pour ouvrir le fichier importationdedonnées.txt, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir, puis sur Parcourir, accédez au dossier du fichier .txt, sélectionnez Tous les fichiers (*. *) dans la liste des types de fichiers à droite, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Vous verrez l’Etape 1 de l’assistant d’importation de texte, qui est illustré ci-dessous
Figure e : Cette figure illustre l’étape 1 de l’assistant d’importation de texte.
Les éléments à prendre en compte à l’Etape 1 :
■ Type de données d’origine : Lorsque les éléments du fichier texte sont séparés par des tabulations, des points-virgules, des espaces ou d’autres caractères, l’option Délimité est sélectionnée. Lorsque tous les éléments de chaque colonne ont la même longueur, l’option Largeur fixe est sélectionner.
■ Commencer l’importation à la ligne : Tapez ou sélectionnez un numéro de ligne pour spécifier la première ligne des données à importer.
■ Origine du fichier : Sélectionnez le jeu de caractères utilisé dans le fichier texte. Dans la plupart des cas, vous pouvez laisser ce paramètre à sa valeur par défaut. Si vous savez que le fichier texte a été créé à l’aide d’un jeu de caractères différent de celui que vous utilisez sur votre ordinateur, vous devez modifier ce paramètre pour qu’il corresponde à ce jeu de caractères.
■ Aperçu du fichier : Cette zone affiche le texte tel qu’il apparaît lorsqu’il est séparé en colonnes dans la feuille de calcul.
Etant donné le Type de données d’origine, c’est l’option Délimité qui doit être choisi. Cependant, supposons que vous choisissiez Largeur fixe. Ensuite, l’étape 2 de l’assistant d’importation de texte apparaît, illustrée à la figure 1.1.2-f ci-dessous. Comme vous pouvez le voir, vous pouvez créer, déplacer ou supprimer un point d’arrêt. Pour de nombreuses opérations d’importation de données, la modification des sauts de colonne peut être une aventure aléatoire.
Figure f: L’étape 2 de l’assistant d’importation de texte apparaît après avoir sélectionné Largeur fixe.
Si vous sélectionnez Délimité à l’étape 1, vous voyez la deuxième étape de l’Assistant Importation de texte illustrée à la Figure g.
Figure g: L’étape 2 de l’assistant d’importation de texte apparaît après avoir sélectionné Largeur fixe.
Les éléments à prendre en compte à l’Etape 2 :
■ Séparateur : Sélectionnez le caractère qui sépare les valeurs dans votre fichier texte. Si le caractère n’est pas répertorié, cochez la case Autres, puis tapez le caractère dans la zone contenant le curseur. Ces options ne sont pas disponibles si votre type de données est de Largeur fixe.
■ Interpréter des séparateurs identiques consécutifs comme unique : Cochez cette case si vos données contiennent un délimiteur de plusieurs caractères entre les champs de données ou si vos données contiennent plusieurs délimiteurs personnalisés.
■ Identificateur du texte : Sélectionnez le caractère qui en va de votre fichier texte. Lorsque Excel rencontre le caractère de délimiteur de texte, tout le texte qui suit ce caractère et précède l’occurrence suivante de ce caractère est importé comme une seule valeur, même si le texte contient un caractère de délimiteur. Par exemple, si le délimiteur est une virgule (,) et le délimiteur de texte une guillemet (“), « Dallas, Texas » est importé dans une cellule comme Dallas, Texas. Si aucun caractère ou l’apostrophe (‘) n’est spécifié comme qualifier de texte, « Dallas, Texas » est importé dans deux cellules adjacentes comme « Dallas et Texas».
Si le caractère de délimiteur se produit entre les délimiteurs de texte, Excel va omettre les délimiteurs dans la valeur importée. Si aucun caractère de délimiteur n’est présent entre les délimiteurs de texte, Excel inclut le caractère de délimiteur dans la valeur importée. Par conséquent, « Dallas Texas » (à l’aide du qualifier de texte de guillemet) est importé dans une cellule comme « Dallas Texas ».
■ Aperçu des données : Examinez le texte de cette zone pour vous assurer qu’il sera séparé en colonnes dans la feuille de calcul comme vous le souhaitez.
Dans cet exemple, j’ai sélectionné l’espace comme délimiteur. La sélection de l’option Interpréter des séparateurs identiques consécutifs comme unique garantit que les espaces consécutifs n’entraînent qu’un seul saut de colonne. Je recommande de garder Tabulation sélectionné car de nombreux compléments Excel ne fonctionne pas correctement si Tabulation est désactivé.
Figure h: l’étape 2 de l’Assistant Importation de texte après avoir sélectionné Délimité.
Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous êtes renvoyé à la troisième étape de l’assistant, illustrée à la Figure h.
Figure i: Cette figure illustre l’étape 3 de l’assistant, dans laquelle vous pouvez sélectionner un format à appliquer aux données que vous souhaité importer.
Les éléments à prendre en compte à l’Etape 3 :
■ Le bouton Avancé qui permet de :
– Spécifier le type de séparateur décimal et de milliers utilisé dans le fichier texte. Lorsque les données sont importées dans Excel, les séparateurs correspondent à ceux spécifiés pour votre emplacement dans options régionales et linguistiques ou Paramètres (Windows Panneau de Windows).
– Spécifier qu’une ou plusieurs valeurs numériques peuvent contenir un signe moins de fin.
■ Format des données en colonne : Cliquez sur le format de données en colonne sélectionnée dans la section Aperçu des données. Si vous ne voulez pas importer la colonne sélectionnée, cliquez sur Ne pas importer la colonne (ignorer).
Après avoir sélectionné une option de format de données pour la colonne sélectionnée, l’en-tête de colonne sous Aperçu des données affiche le format. Si vous sélectionnez Date, sélectionnez un format de date dans la zone Date.
Choisissez le format de données qui correspond au plus près aux données d’aperçu pour Excel convertir correctement les données importées. Par exemple :
■ Pour convertir une colonne de tous les caractères monétaires au format monétaire Excel, sélectionnez Général.
■ Pour convertir une colonne de tous les caractères numériques au Excel format Texte, sélectionnez Texte.
■ Pour convertir une colonne de tous les caractères de date, chaque date de l’année, du mois et du jour au format Excel Date, sélectionnez Date, puis sélectionnez le type de date JMA dans la zone Date.
Dans notre exemple, en sélectionnant Standard comme format, vous demandez à Excel de traiter les données numériques comme des nombres et d’autres valeurs comme du texte.
Lorsque vous cliquez sur Terminer, l’assistant importe les données dans Excel, comme le montre la figure ci-dessous.
Figure j : Voici le fichier Excel avec des informations sur la programmation.
Chaque joueur est répertorié dans une colonne distincte (colonnes A à E); la colonne F contient le classement de chaque alignement, la colonne G contient le numéro du match, la colonne H contient les minutes jouées par chaque alignement et les colonnes I et J énumèrent les deux équipes jouant dans le match. Bien sûr, si vous le souhaitez, vous pouvez remplacer globalement Exel par Van Exel, de sorte que le nom propre du joueur a été restauré dans les données.
Après avoir enregistré le fichier en tant que classeur Excel (.xlsx), vous pouvez utiliser toutes les capacités analytiques d’Excel pour analyser les performances des files d’attente de Dallas.