Dans Excel, la mise en forme conditionnelle comprend un ensemble plus robuste de visualisations, notamment des barres de données, des échelles de couleurs et des jeux d’i cônes. Ces nouvelles visualisations permettent aux utilisateurs de créer des rapports de type tableau de bord qui vont bien au-delà des désignations traditionnelles rouge, jaune et vert. De plus, la mise en forme conditionnelle a été étendue pour s’intégrer aux tableaux croisés dynamiques. Cela signifie que la mise en forme conditionnelle est appliquée à la structure d’un tableau croisé dynamique, pas seulement aux cellules qu’il occupe.

Dans cette section, vous apprendrez à tirer parti de la combinaison magique des tableaux croisés dynamiques et de la mise en forme conditionnelle pour créer des visualisations interactives qui servent d’alternative aux graphiques croisés dynamiques.

Pour commencer le premier exemple, créez le tableau croisé dynamique illustré à la Figure 1.

Supposons que vous souhaitiez créer un rapport qui permette à vos responsables de voir graphiquement les performances de chaque période de vente. Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique, mais vous décidez d’utiliser une mise en forme conditionnelle. Dans cet exemple, vous emprunterez la voie la plus simple et appliquerez rapidement certaines barres de données.

Sélectionnez toutes les valeurs Somme de Montant_des_ventes2 dans la zone Valeurs mais pas le Total général. Après avoir mis en surbrillance le chiffre d’affaires pour chaque Période de vente, cliquez sur l’onglet Accueil et sélectionnez Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles. Sélectionnez ensuite Barres de données et sélectionnez l’une des options Remplissage solide, comme illustré à la Figure2.

Vous voyez immédiatement des barres de données dans votre tableau croisé dynamique, ainsi que les valeurs du champ Somme de Montant_des_ventes2. Vous souhaitez masquer la valeur réelle et afficher uniquement la barre de données. Pour le faire, suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le menu déroulant Mise en forme conditionnelle dans l’onglet Accueil et sélectionnez Gérer les règles.
2. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de règles, sélectionnez la règle de barre de données que vous venez de créer et sélectionnez Modifier la règle.
3. Cochez la case Afficher la barre uniquement.

Comme vous pouvez le voir dans la Figure3, vous avez maintenant un ensemble de barres qui correspondent aux valeurs de votre tableau croisé dynamique. Cette visualisation ressemble à un graphique latéral, n’est-ce pas ? Ce qui est plus impressionnant, c’est que lorsque vous filtrez les marchés dans la zone de filtre du rapport, les barres de données se mettent à jour de manière dynamique pour correspondre aux données du marché sélectionné.

FIGURE 4 Vous avez appliqué des barres de données conditionnelles en seulement trois clics !

Scénarios préprogrammés pour les niveaux de condition

Dans l’exemple précédent, vous n’aviez pas à parcourir une boîte de dialogue pour définir les niveaux de condition. Comment est-ce possible ? Excel propose une poignée de scénarios préprogrammés que vous pouvez exploiter lorsque vous souhaitez passer moins de temps à configurer votre mise en forme conditionnelle et plus de temps à analyser vos données.

Par exemple, pour créer les barres de données que vous venez d’utiliser, Excel utilise un algorithme prédéfini qui prend les valeurs les plus grandes et les plus petites dans la plage sélectionnée et calcule le niveau de condition pour chaque barre.

Voici d’autres exemples de scénarios préprogrammés :

• Premiers articles
• Nième % supérieur
• Derniers éléments
• Dernier Nième %
• Au-dessus de la moyenne
• Sous la moyenne

Comme vous pouvez le voir, Excel s’efforce d’offrir les conditions les plus couramment utilisées dans l’analyse des données.

Noter

Pour supprimer la mise en forme conditionnelle appliquée, placez votre curseur dans le tableau croisé dynamique, cliquez sur l’onglet Accueil et sélectionnez Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles. À partir de là, sélectionnez Effacer les règles, puis sélectionnez Effacer les règles de ce tableau croisé dynamique.

Création de règles de mise en forme conditionnelle personnalisées

Il est important de noter que vous n’êtes en aucun cas limité aux scénarios préprogrammés mentionnés dans la section précédente. Vous pouvez toujours créer vos propres conditions personnalisées.

Pour voir comment cela fonctionne, vous devez commencer par créer le tableau croisé dynamique illustré à la Figure.

Ce tableau croisé dynamique affiche le Montant_des_ventes, Heures contractuelles et un champ calculé qui calcule montant par heure.

Dans ce scénario, vous souhaitez évaluer la relation entre le montant total et les Montant par heure. L’idée est que certaines mises en forme conditionnelles appliquées de manière stratégique aident à identifier les opportunités d’amélioration.

Placez votre curseur dans la colonne Montant_des_ventes  Cliquez sur l’onglet Accueil et sélectionnez Mise en forme conditionnelle, puis sélectionnez Nouvelle règle. Cela active la boîte de dialogue Nouvelle règle de formatage, illustrée à la Figure 7. Dans cette boîte de dialogue, vous devez identifier les cellules où la mise en forme conditionnelle sera appliquée, spécifier le type de règle à utiliser et définir les détails de la mise en forme conditionnelle.

Tout d’abord, vous devez identifier les cellules où votre mise en forme conditionnelle sera appliquée. Vous avez trois choix :

■ Cellules sélectionnées : applique une mise en forme conditionnelle uniquement aux cellules sélectionnées.

■ Toutes les cellules affichant les valeurs « Montant_des_ventes  » : applique une mise en forme conditionnelle à toutes les valeurs de la colonne Montant_des_ventes  , y compris tous les sous-totaux et les totaux généraux. Cette sélection est idéale pour une utilisation dans les analyses dans lesquelles vous utilisez des moyennes, des pourcentages ou d’autres calculs où une seule règle de mise en forme conditionnelle est logique pour tous les niveaux d’analyse.

■ Toutes les cellules affichant les valeurs « Montant_des_ventes  » pour « Marché » : applique une mise en forme conditionnelle à toutes les valeurs de la colonne  Montant_des_ventes  au niveau du marché uniquement, à l’exception des sous-totaux et des totaux généraux. Cette La sélection est idéale pour une utilisation dans les analyses où vous utilisez des calculs qui n’ont de sens que dans le contexte du niveau mesuré.

FIGURE 7: Boîte de dialogue Nouvelle règle de formatage

Noter

Les mots Montant_des_ventes  et Marché ne font pas partie intégrante de la boîte de dialogue Nouvelle règle de formatage. Ces mots changent pour refléter les champs de votre tableau croisé dynamique. Montant_des_ventes  est utilisé ici car le curseur se trouve dans cette colonne. Marché est utilisé car les éléments de données actifs dans le tableau croisé dynamique se trouvent dans le champ Marché.

Dans cet exemple, la troisième sélection (Toutes les cellules affichant des valeurs «Montant_des_ventes  » pour «Marché») est la plus logique, alors cliquez sur ce bouton radio, comme illustré à la Figure8.

Cliquez sur le bouton radio à côté de Toutes les cellules affichant des valeurs «Montant_des_ventes  » pour «Marché»)

Ensuite, dans la section Sélectionner un type de règle, vous devez spécifier le type de règle que vous souhaitez utiliser pour le format conditionnel. Vous pouvez sélectionner l’un des cinq types de règles :

• Formater toutes les cellules en fonction de leurs valeurs—Cette sélection vous permet d’appliquer une mise en forme conditionnelle basée sur une comparaison des valeurs réelles de la plage sélectionnée ; c’est-à-dire que les valeurs de la plage sélectionnée sont mesurées les unes par rapport aux autres. Cette sélection est idéale lorsque vous souhaitez identifier des anomalies générales dans votre jeu de données.
• Formater uniquement les cellules qui contiennent—Cette sélection vous permet d’appliquer une mise en forme conditionnelle aux cellules qui répondent aux critères spécifiques que vous définissez. N’oubliez pas que les valeurs de votre plage ne sont pas mesurées les unes par rapport aux autres lorsque vous utilisez ce type de règle. Cette sélection est utile lorsque vous comparez vos valeurs à une référence prédéfinie.
• Mettre en forme uniquement les valeurs les mieux classées ou les moins bien classées—Cette sélection vous permet d’appliquer une mise en forme conditionnelle aux cellules classées dans le Nième nombre ou pourcentage supérieur ou inférieur de toutes les valeurs de la plage.
• Ne mettre en forme que les valeurs supérieures ou inférieures à la moyenne—Cette sélection vous permet d’appliquer une mise en forme conditionnelle aux valeurs qui sont mathématiquement supérieures ou inférieures à la moyenne de toutes les valeurs de la plage sélectionnée.
• Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater cette sélection vous permet de spécifier votre propre formule et d’évaluer chaque valeur de la plage sélectionnée par rapport à cette formule. Si les valeurs ont la valeur vrai, la mise en forme conditionnelle est appliquée. Cette sélection est pratique lorsque vous appliquez des conditions basées sur les résultats d’une formule avancée ou d’une opération mathématique.

Noter

Vous pouvez utiliser des barres de données, des échelles de couleurs et des jeux d’icônes uniquement lorsque les cellules sélectionnées sont formatées en fonction de leurs valeurs. Cela signifie que si vous souhaitez utiliser des barres de données, des échelles de couleurs et des jeux d’icônes, vous devez sélectionner le type de règle Formater toutes les cellules en fonction de leurs valeurs.

Dans ce scénario, vous souhaitez identifier les zones problématiques à l’aide de jeux d’icônes ; par conséquent, vous souhaitez formater les cellules en fonction de leurs valeurs, sélectionnez donc Formater toutes les cellules en fonction de leurs valeurs.

Enfin, vous devez définir les détails de la mise en forme conditionnelle dans la section Modifier la description de la règle. Encore une fois, vous souhaitez identifier les zones problématiques à l’aide des jeux d’icônes astucieux proposés par Excel. Par conséquent, sélectionnez Jeux d’icônes dans la liste déroulante Style de format.

Après avoir sélectionné jeux d’icônes, sélectionnez un style approprié à votre analyse. Le style sélectionné dans la Figure9 est idéal dans les situations où vos tableaux croisés dynamiques ne peuvent pas toujours être affichés en couleur.

Sélectionnez Jeux d’icônes dans le menu déroulant Style de format.

Avec cette configuration, Excel applique les icônes de signe en fonction des bandes de centile >=67, >=33 et <33. N’oubliez pas que vous pouvez modifier les bandes de centiles réelles en fonction de vos besoins. Dans ce scénario, les bandes de centiles par défaut sont suffisantes.

Cliquez sur le bouton OK pour appliquer la mise en forme conditionnelle. Comme vous pouvez le voir dans la Figure 10, vous avez maintenant des icônes qui vous permettent de déterminer rapidement où se situe chaque marché par rapport aux autres marchés en termes de revenus.

Vous venez d’appliquer votre première mise en forme conditionnelle personnalisée !

Appliquez maintenant la même mise en forme conditionnelle au champ montant par heure. Lorsque vous avez terminé, votre tableau croisé dynamique doit ressembler à celui illustré à la Figure 11.

Vous avez créé avec succès une visualisation.

Prenez un moment pour analyser ce que vous avez ici. Avec cette vue, un responsable peut analyser la relation entre le Montant_des_ventes  et les montant par heure. Par exemple, le responsable du marché de Dallas peut voir qu’il se situe dans le centile inférieur pour les revenus, mais dans le centile supérieur pour les montant par heure.

Avec cette information, il voit immédiatement que ses tarifs en dollars par heure pourraient être trop élevés pour son marché. À l’inverse, le responsable du marché de New York peut voir qu’il se situe dans le centile supérieur pour les revenus, mais dans le centile inférieur pour les dollars par heure. Cela lui indique que ses tarifs en dollars par heure pourraient être trop bas pour son marché.