La poignée de remplissage est le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule ou de la plage active. Ce petit outil polyvalent peut faire beaucoup de choses utiles, y compris créer une série de valeurs textuelles ou numériques et remplir, effacer, insérer et supprimer des plages. Les sections suivantes vous montrent comment utiliser la poignée de remplissage pour effectuer chacune de ces opérations.
Utilisation de la fonction de remplissage automatique pour créer du texte et des séries numériques
Les feuilles de travail utilisent souvent des séries de textes (comme janvier, février, mars, ou dimanche, lundi, mardi) et des séries numériques (telles que 1, 3, 5 ou 2009, 2010, 2011). Au lieu d’entrer ces séries à la main, vous pouvez utiliser la poignée de remplissage pour les créer automatiquement. Cette fonctionnalité pratique s’appelle AutoFill. Les étapes suivantes vous montrent comment cela fonctionne:
1. Pour une série de textes, sélectionnez la première cellule de la plage que vous souhaitez utiliser et entrez la valeur initiale. Pour une série numérique, entrez les deux premières valeurs, puis sélectionnez les deux cellules.
2. Placez le pointeur de la souris sur la poignée de remplissage. Le pointeur se transforme en un signe plus (+).
3. Cliquez et faites glisser le pointeur de la souris jusqu’à ce que la bordure grise englobe la plage que vous souhaitez remplir. Si vous ne savez pas où vous arrêter, gardez un œil sur la valeur contextuelle qui apparaît près du pointeur de la souris et affiche la valeur de la dernière cellule sélectionnée.
4. Relâchez le bouton de la souris. Excel remplit la plage avec la série.
Lorsque vous relâchez le bouton de la souris après l’utilisation de la fonction de remplissage automatique, Excel non seulement remplit la série, mais affiche également la balise active Options de remplissage automatique. Pour voir les options, déplacez votre curseur sur la balise active, puis cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour dérouler la liste. Les options que vous voyez dépendent du type de série que vous avez créé. Cependant, vous verrez généralement au moins les quatre suivants:
■ Copier des cellules: cliquez sur cette option pour remplir la plage en copiant la ou les cellules d’origine.
■ Remplir la série: cliquez sur cette option pour obtenir le remplissage par défaut de la série.
■ Remplir la mise en forme uniquement: cliquez sur cette option pour appliquer uniquement le formatage de la cellule d’origine à la plage sélectionnée.
■ Remplir sans mise en forme: cliquez sur cette option pour remplir la plage avec les données de série, mais sans mettre en forme la cellule d’origine.
Gardez les instructions suivantes à l’esprit lorsque vous utilisez la poignée de remplissage pour créer des séries:
■ Cliquer et faire glisser la poignée vers le bas ou vers la droite incrémente les valeurs. Cliquer et glisser vers le haut ou vers la gauche décrémente les valeurs.
■ La poignée de remplissage reconnaît les abréviations standard telles que Jan (janvier) et dim (dimanche).
Pour modifier l’intervalle de série d’une série de textes, entrez les deux premières valeurs de la série, puis sélectionnez-les toutes les deux avant de cliquer et de faire glisser. Par exemple, entrer les 1er et 3ème produit les séries 1ère, 3ème, 5ème et ainsi de suite.
Création d’une liste de saisie automatique personnalisée
Comme vous l’avez vu dans les sections précédentes, Excel reconnaît certaines valeurs telles que Janvier, Dimanche, Trimestre 1 dans le cadre d’une liste plus grande. Lorsque vous faites glisser AutoFill à partir d’une cellule contenant l’une de ces valeurs, Excel remplit les cellules avec la série appropriée. Cependant, vous n’êtes pas limité aux quelques listes qu’Excel a reconnues prêtes à l’emploi. Ainsi, vous êtes libre de définir vos propres listes de remplissage automatique, comme décrit dans les étapes suivantes:
1. Sélectionnez Fichier / Options pour afficher la boîte de dialogue Options Excel.
2. Cliquez sur Avancé, puis sur Modifier les listes personnalisées pour ouvrir la boîte de dialogue Listes personnalisées.
3. Dans la zone Liste personnalisées, cliquez sur Nouvelle listes. Un point d’insertion apparaît dans la zone Entrées de liste.
4. Saisissez un élément de votre liste dans la zone Entrées de liste et appuyez sur Entrée. Répétez cette étape pour chaque élément. (Assurez-vous d’ajouter les éléments dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’ils apparaissent dans la série.) La figure montre un exemple.
Si vous devez supprimer une liste personnalisée, sélectionnez-la dans la zone Listes personnalisées, puis cliquez sur Supprimer.
Si vous avez déjà la liste dans une plage de travail, ne vous embêtez pas à entrer chaque article à la main. Activez plutôt la boîte de dialogue Importer la liste à partir des cellules et entrez une référence à la plage. Vous pouvez taper la référence ou sélectionner les cellules directement dans la feuille de calcul. Cliquez sur le bouton Importer pour ajouter la liste à la zone Listes personnalisées.
Utilisation de la commande Série de données
Au lieu d’utiliser la poignée de remplissage pour créer une série, vous pouvez utiliser la commande Série d’Excel pour obtenir un peu plus de contrôle sur l’ensemble du processus. Suivez ces étapes :
1. Sélectionnez la première cellule que vous souhaitez utiliser pour la série et entrez la valeur de départ. Si vous souhaitez créer une série à partir d’un motif particulier (tel que 2, 4, 6, etc.), remplissez suffisamment de cellules pour définir le motif.
2. Sélectionnez toute la plage que vous souhaitez remplir.
3. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez Recopie/Série, dans le groupe Edition. Excel affiche la boîte de dialogue Série, comme illustré à la Figure suivante.
- Cliquez sur Lignes pour créer la série dans les lignes à partir de la cellule active ou cliquez sur Colonnes pour créer la série dans les colonnes.
5. Utilisez le groupe Type pour cliquer sur le type de série souhaité. Vous avez les options suivantes:
■ Linéaire : Cette option trouve la valeur de la série suivante en ajoutant la valeur de l’étape (voir l’étape 7) à la valeur précédente de la série.
■ Croissance : Cette option recherche la valeur de la série suivante en multipliant la valeur précédente par la valeur de l’étape.
■ Date ; Cette option crée une série de dates en fonction de l’option que vous sélectionnez dans le groupe Unité de date, telle que Jour, Jour de la semaine, Mois ou Année!.
■ Remplissage auto : Cette option fonctionne beaucoup comme la poignée de remplissage. Vous pouvez l’utiliser pour étendre un modèle numérique ou une série de textes tels que Qtr1, Qtr2, Qtr3.
Si vous souhaitez étendre une tendance de série, cochez la case Tendance. Vous pouvez utiliser cette option uniquement avec les types de séries Linéaire ou Croissance.
6. Si vous avez choisi un type de série Linéaire, Croissance ou Date, entrez un nombre dans la zone Valeur de l’étape. Ce nombre est ce que Excel utilise pour incrémenter chaque valeur de la série.
7. Pour placer une limite sur la série, entrez le nombre approprié dans la zone Stop Value.
8. Cliquez sur OK. Excel remplit la série et vous renvoie à la feuille de calcul.