Suivi des progrès

Un tableau de bord pour suivre la progression présente à l’utilisateur des informations sur l’état actuel d’un projet ou d’un objectif. Cela implique que tout ce qui est surveillé a une fin. Cela peut être, par exemple, un projet de production d’un produit ou un objectif financier ou opérationnel. Une fois le projet terminé et le produit livré, les ressources de ce projet sont utilisées ailleurs. Ou lorsque l’objectif est atteint, un nouvel objectif est fixé.

Ce que vous mesurez pour déterminer où vous en êtes dans un projet, ou à quel point vous êtes proche de votre objectif, varie considérablement. Vous pouvez avoir un budget basé sur le temps, un budget financier ou des livrables intermédiaires pour évaluer les progrès. Et parfois, vous avez les trois.

 

Étude de cas: Suivi d’un projet logiciel

Votre entreprise développe un logiciel d’horloge à usage interne et a désigné des développeurs pour mener à bien le projet. Le service informatique a élaboré un budget pour le nombre d’heures de développeur dont il a besoin pour le projet et une liste des tâches qu’il effectuera. Ils vous ont demandé d’aider à concevoir et créer un tableau de bord afin que les parties prenantes de l’organisation puissent suivre l’avancement du projet.

Planification et mise en page

Vous commencez par une session de brainstorming avec le service informatique et les personnes de l’organisation qui utiliseront le tableau de bord. Le but de la réunion est de déterminer quelles informations le tableau de bord affichera et à quelle fréquence il sera mis à jour. Notez toutes les idées, même les mauvaises. À l’étape suivante, vous pouvez déterminer ce qui est important et aboutira au produit final. La session de brainstorming donne la liste suivante:

  • Heures par rapport au budget
  • Tâches achevées par rapport au budget
  • Les prochains jalons à franchir
  • Fonctionnalités bloquées ou prenant plus de temps que prévu
  • La quantité de code qui a été écrite
  • Fonctionnalités ou tâches auxquelles aucune ressource n’a été attribuée
  • Le nombre de jours avant le lancement du logiciel
  • La quantité de code qui a été testée
  • La phase actuelle du projet
  • Le délai avant le début de la phase suivante Les tâches qui n’ont pas commencé, sont en cours, ont été achevées ou sont en retard

Le groupe prend un certain temps pour examiner la liste et se réunit de nouveau pour déterminer ce qui devrait figurer sur le tableau de bord. Après quelques débats et discussions, ils s’accordent sur les informations suivantes:

  • Quelque chose pour montrer l’état général du projet. Le PDG et le CIO ne veulent pas nécessairement creuser dans les détails sauf s’il y a un problème.
  • Ils veulent quelque chose comme un indicateur vert-jaune-rouge et vous demandent de travailler avec le service informatique pour développer les conditions de chaque statut.
  • Quelque chose qui montre le nombre d’heures passées par rapport au nombre total d’heures budgétisées.
  • Quelque chose qui montre combien de tâches sont terminées par rapport au nombre total de tâches.
  • Ils déterminent que les validations de code, lorsqu’un développeur met du code dans le référentiel, seront un bon indicateur de la progression du travail.
  • Ils vous demandent d’inclure quelque chose qui montre les validations de code.
  • Quelque chose qui montre dans quelle phase ils se trouvent, à quel point ils se trouvent dans cette phase et quelle est la phase suivante.

L’équipe de développement divise le projet en phases (fonctionnalités principales ou infrastructure) et sprints (périodes de deux semaines où des tâches spécifiques sont effectuées). Ils pensent que montrer l’engagement du code dans le contexte des sprints sera très utile. Votre prochaine étape consiste à concevoir une mise en page initiale, parfois appelée wireframing, illustrée à la figure 1.

Figure 1: Une présentation approximative du tableau de bord

Comme vous pouvez le voir sur la figure 1, la mise en page n’a pas besoin d’être jolie ou alignée à ce stade. Il comprend quelques déterminations initiales du type de visuels à utiliser pour certaines zones. Pendant des heures et des tâches, vous décidez d’utiliser un graphique à puces. Pour les validations de code, vous choisissez un graphique en courbes pour les validations par sprint et un histogramme pour les validations par développeur pour le sprint actuel.

Pour montrer la progression à travers les phases, vous suggérez un diagramme de Gantt. Tout le monde convient que la mise en page est un bon début, et c’est à l’étape suivante : la collecte des Données.

Collecte des Données

Pour les heures et les tâches, l’équipe de développement s’engage à fournir un résumé des chiffres réels et budgétés. Vous leur fournissez un modèle et ils le renvoient avec les numéros actuels, comme le montre la figure 2.

Figure 2: Collecte de Données pour les heures et les tâches

Le référentiel de code produit un rapport des validations sous forme de fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV). La figure 2.3 montre une partie d’un tableau Excel avec les Données collées.

Figure 3: Collecte de Données pour les validations de code

L’équipe de développement attribue des étiquettes aux 15 sprints, illustrés à la figure 4.

Ils utilisent des descriptions et des listes de tâches beaucoup plus détaillées pour développer le logiciel, mais ils pensent que ces étiquettes fourniront le bon niveau de détail pour quelqu’un qui évalue la progression globale du projet.

Figure 4: Collecte de Données pour les progrès globaux

Enfin, vous et l’équipe de développement définissez les critères de l’indicateur d’état vert-jaune-rouge. Votre suggestion initiale suit :

  • Vert : à ou sous le budget pour les heures et les tâches
  • Jaune : dépassement du budget de pas plus de 10%
  • Rouge : dépassement du budget de plus de 10%

Vous envoyez les critères au groupe plus large pour approbation. Pendant que vous attendez la réponse, vous commencez à créer les éléments visuels.

Construction des éléments visuels Dans les sous-sections suivantes, vous découvrirez la construction des éléments visuels. Commencez par créer une feuille de calcul nommée Tableau de bord dans laquelle vous placerez les éléments finaux.

Graphiques à puces des heures et des tâches

Pendant des heures et des tâches, vous décidez de créer des graphiques à puces. Les graphiques à puces sont un excellent moyen de montrer la progression vers un objectif dans un espace relativement restreint. Sélectionnez le tableau contenant les Données sur les heures et les tâches et procédez comme suit pour créer le premier graphique à puces :

  1. Dans l’onglet Insertion du ruban, sélectionnez Graphiques recommandés et choisissez l’option Barre groupée.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le graphique et choisissez Sélectionner les Données.
  3. Cliquez sur le bouton Changer de ligne / colonne pour déplacer les heures vers l’axe des catégories.
  4. Sélectionnez la série Total et cliquez sur le bouton Supprimer. La figure 5 montre la boîte de dialogue Sélectionner la source de Données après ces modifications et la figure 6 montre le graphique à ce stade.
  5. Cliquez avec le bouton droit sur la série Actuel et choisissez Modifier le type de graphique de série.
  6. Dans la boîte de dialogue Modifier le type de graphique, déplacez la série Actuel vers l’axe secondaire. La figure 7 montre la boîte de dialogue Modifier le type de graphique.

Figure 5: La boîte de dialogue Sélectionner la source de Données

Figure 6: Un graphique à barres des heures intermédiaires

  1. Cliquez avec le bouton droit sur la série actuel et choisissez Mise en forme des séries de Données pour afficher le volet Office Format de la série de Données.
  2. Modifiez la valeur de la largeur de l’espace à 400%.
  3. Sous l’onglet Remplissage et ligne du volet Office, modifiez Remplissage en Solide et définissez la couleur sur un orange foncé.
  4. Cliquez sur la série Budget et modifiez la largeur de l’écart à 90%, modifiez Remplissage de la série Budget sur Solide et définissez la couleur sur un orange clair. La figure 8 montre le graphique une fois que ces modifications ont été apportées.

Figure 7: Déplacez la série réelle vers l’axe secondaire.

Figure 8: Graphiques à barres qui se chevauchent

Avant de diviser ce graphique en deux graphiques distincts, nettoyez-le. À partir du bouton Éléments du graphique, décochez les cases Axe vertical principal et Axe horizontal secondaire pour les supprimer. Ensuite, décochez les cases Quadrillage et Légende pour les masquer. Enfin, modifiez le format numérique de l’axe horizontal en nombre. La figure 9 montre le graphique avec uniquement les éléments souhaités pour le graphique final.

Figure 9: Graphiques à puces avec éléments supprimés

L’étape suivante consiste à diviser le graphique en deux graphiques distincts et à les placer sur le tableau de bord. Insérez une nouvelle feuille de calcul et nommez-la Dashboard. Sélectionnez le graphique et appuyez sur Ctrl + X pour le couper. Sélectionnez la feuille Tableau de bord et appuyez sur Ctrl + V pour la coller. Sélectionnez à nouveau le graphique et appuyez sur Ctrl + C pour le copier. Sélectionnez une cellule de la feuille de calcul et appuyez sur Ctrl + V pour coller la copie du graphique.

Cliquez avec le bouton droit sur l’un des graphiques et choisissez Sélectionner les Données. Décochez la catégorie Tâches et cliquez sur OK. Remplacez le titre du graphique par Heures réelles par rapport au budget. Supprimez la catégorie Heures de l’autre graphique et changez son nom en Tâches terminées par rapport au budget.

En créant un graphique et en le divisant, vous ne devez appliquer le formatage qu’une seule fois. Cependant, la suppression de catégories modifiera l’échelle de l’axe. Définissez la valeur minimale de chaque axe sur zéro en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant Formater l’axe.

Redimensionnez les deux graphiques en faisant glisser la poignée de redimensionnement en bas à droite. Ne passez pas beaucoup de temps à obtenir la taille et la position des graphiques parfaites. Lorsque d’autres éléments visuels sont ajoutés au tableau de bord, vous devrez les ajuster pour s’adapter. La figure 10 montre les deux graphiques à puces positionnés sur la feuille de calcul du tableau de bord.

Figure 10: deux graphiques à puces positionnés sur le tableau de bord Code Commits Line Chart

Le prochain élément visuel que vous allez créer est un graphique en courbes qui montre les validations de code par sprint. Les Données de validation de code ne sont pas correctement préparées pour un graphique en courbes, vous décidez donc de créer un graphique croisé dynamique pour manipuler les Données. Pour créer le graphique croisé dynamique, procédez comme suit:

  1. Transformez les Données de validation de code dans une table en la sélectionnant et en appuyant sur Ctrl + T.
  2. Sous l’onglet Création d’outils de tableau du ruban, modifiez le nom de la table en tblCommits.
  3. Sélectionnez le tableau et choisissez Insérer ➪ Graphique croisé dynamique ➪ Graphique croisé dynamique dans le ruban pour afficher la boîte de dialogue Créer un graphique croisé dynamique.
  4. Choisissez Feuille de calcul existante et sélectionnez une cellule sur le tableau de bord. La cellule que vous sélectionnez n’a pas d’importance car vous déplacerez le graphique plus tard. La figure 11 montre la boîte de dialogue Créer un graphique croisé dynamique.

Figure 11: créer un graphique croisé dynamique dans la feuille de calcul du tableau de bord.

  1. Cliquez sur OK et Excel placera un plan de graphique croisé dynamique sur la feuille et affichera le volet Office Champs de graphique croisé dynamique.

Pour remplir le graphique croisé dynamique, faites glisser le champ Sprint vers la zone Axe (catégories) et le champ Valeurs vers la zone Valeurs. Le tableau croisé dynamique et le graphique croisés dynamiques résultants sont illustrés à la figure 12.

Pour mettre en forme le graphique croisé dynamique, procédez comme suit:

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la série du graphique et choisissez Modifier le type de graphique de la série.
  2. Sélectionnez l’option Ligne et cliquez sur OK.

Figure 12: Le graphique croisé dynamique initial pour les validations par sprint

  1. Sélectionnez la liste déroulante Étiquettes de ligne dans le tableau croisé dynamique et choisissez Filtres de valeurs pour afficher la boîte de dialogue Filtre de valeurs (Sprint).
  2. Filtrez les Données pour Sum Of Commits ➪ N’est pas égal à 0, comme illustré à la Figure 13.

Figure 13: filtrez le tableau croisé dynamique pour masquer les zéros.

  1. Supprimez la légende en la sélectionnant et en appuyant sur Supprimer.
  2. Changez le titre en Code Commits par Sprint.
  3. Sous l’onglet Analyse de graphique croisé dynamique du ruban, choisissez Masquer tout dans la liste déroulante Boutons de champ.
  4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne et choisissez Formater la série et modifiez le remplissage en remplissage uni et bleu foncé.
  5. Positionnez le graphique sur le tableau croisé dynamique. La figure 14 montre la Graphique croisé dynamique final.

Figure 14: Le graphique en courbes Code Commits par Sprint complété

Code Commits par graphique à barres du développeur

L’élément visuel suivant est un graphique à barres pour montrer les validations de code par le développeur pour le sprint actuel. La création de graphiques croisés dynamiques à partir de la table Commits vous évite d’avoir à écrire des formules pour organiser les Données pour différents types de graphiques. Le positionnement des graphiques croisés dynamiques sur un tableau de bord est un peu plus difficile que de simplement déplacer des graphiques, mais le coût en vaut la peine.

Créez un autre graphique croisé dynamique à partir de la table Commits et placez-le à droite du graphique en courbes que vous venez de créer. Pour ce graphique, faites glisser le champ Sprint vers la zone Filtres, le champ Développeur vers la zone Axe (catégories) et le champ Valeurs vers la zone Valeurs du volet Office Champs de graphique croisé dynamique, comme illustré à la figure 15.

Filtrez le graphique croisé dynamique en sélectionnant 5 dans la liste déroulante Sprint du graphique.

La figure 16 montre la boîte de filtre de la liste déroulante Sprint.

Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur le graphique, choisissez Modifier le type de graphique et remplacez le graphique par un graphique à barres. Masquez les boutons de champ, supprimez la légende, modifiez le titre du graphique et modifiez la couleur de la série pour qu’elle corresponde à la couleur du graphique en courbes de la section précédente. La figure 17 montre les quatre éléments visuels du tableau de bord. Ils sont dans les bonnes positions les uns par rapport aux autres mais attendez d’avoir tous les éléments créés pour les mettre dans leur position finale.

 

 

Tableau de progression du projet

Pour afficher la progression du projet, vous choisissez de simuler un diagramme de Gantt pour les étiquettes que l’équipe de développement a affectées aux sprints. Vous pouvez simuler un diagramme de Gantt en créant un diagramme à barres empilées dans lequel certains des points de Données sont invisibles.

Figure 15: créez les Données de tableau croisé dynamique pour le graphique Validation par développeur.

Figure 16: filtrez le graphique croisé dynamique pour le sprint actuel.

Commencez par convertir les Données de phase en une table et nommez-la tblPhases. Ajoutez une nouvelle colonne à la table nommée Vide et entrez la formule = C1 dans la première cellule de la nouvelle colonne. Cela représentera l’espace vide avant le début de la barre pour chaque phase.

Figure 17: Les quatre premiers éléments visuels

Ajoutez deux nouvelles colonnes nommées Complete et Future. Celles-ci détermineront la longueur de chaque barre pour les phases terminées et futures. Entrez la formule suivante dans la colonne Terminé: =MAX(MAX((tblCommits[Developeur]<>””)*(tblCommits[Sprint]>=[@Debut])*(tblCommits[Sprint]<=[@Fin])*(tblCommits[Sprint]))-[@Debut]+1;0)

Cette formule recherche le plus grand sprint qui a des validations de code dans la plage de sprints de la ligne. Ensuite, il soustrait le premier sprint de la phase. Enfin, il est entouré d’une fonction MAX pour s’assurer que la valeur n’est pas négative pour les sprints non démarrés. Entrez la formule suivante dans la colonne Future pour calculer la durée des sprints non encore démarrés:

= [@ End] – [@ Start] +1 – [@ Complete]

Sélectionnez le tableau et insérez un graphique à barres empilées. Le tableau et le graphique initial sont illustrés à la figure 18.

Figure 18: Le diagramme à barres et le tableau des phases initiales

Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur le graphique et choisissez Sélectionner les Données. Supprimez les séries Début et Fin en ne laissant que les séries Vide, Complet et Future. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’axe vertical, choisissez Format de l’axe et cochez la case Catégories dans l’ordre inverse, comme illustré à la figure 19.

Figure 19: Inversez l’ordre des catégories.

Formatez la série vierge sur Aucun remplissage et Aucune ligne pour masquer la série. Le graphique de la figure 20 montre un espace vide pour la série Vide.

Figure 20: Un histogramme empilé pour simuler un diagramme de Gantt

Supprimez la légende, le quadrillage et l’axe horizontal en les sélectionnant et en appuyant sur Supprimer. Formatez l’axe vertical et définissez la ligne sur Aucune ligne.

Remplacez le titre du graphique par Progression globale du projet. Maintenant, coupez le graphique et collez-le dans la feuille de calcul du tableau de bord.

 

Indicateur d’état du projet

Le dernier élément visuel sera un indicateur d’état vert-jaune-rouge. Pour cet élément, vous allez créer une image liée pointant vers une cellule mise en forme conditionnellement. Commencez par ajouter une nouvelle ligne au tableau Progression. Dans la colonne Métrique, saisissez Statut; dans la colonne Heures, entrez la formule = (B3-B2) / B3; et dans la colonne Tâches, entrez la formule = – (C3-C2) / C3.

Ajoutez une autre nouvelle ligne au tableau. Dans la colonne Métrique, entrez Couleur. Dans la colonne Heures, entrez la formule =SI(C5>=0;”Vert”;SI(C5<-0,1;”Rouge”;”Jaune”)) et copiez-la formule dans la colonne Tâches.

Créez une nouvelle feuille de calcul nommée État dans le classeur. Redimensionnez la cellule B2 pour qu’elle soit proche de la taille souhaitée pour l’indicateur d’état. Il n’est pas nécessaire que ce soit parfait car vous pouvez le changer plus tard. Changez la couleur de remplissage de la cellule en jaune. Ce sera la couleur par défaut et vous utiliserez une mise en forme conditionnelle pour la changer en vert ou en rouge si nécessaire.

Avec la cellule B2 sélectionnée, choisissez Mise en forme conditionnelle ➪ Nouvelle règle dans l’onglet Accueil du ruban. Choisissez « Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme» dans la liste Sélectionner un type de règle. Entrez la formule suivante :

= ET (Progres!$B$ 6 = “Vert” ; Progress!$C$6 = “Vert”)

Cliquez sur le bouton Format et changez la couleur de remplissage en vert. La Figure 21 montre la boîte de dialogue Règle de formatage.

Figure 21: Ajoutez la règle de mise en forme verte.

Ouvrez à nouveau la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle à partir du ruban en choisissant Gérer les règles. Cochez la case Arrêter si vrai en regard de la règle que vous venez de créer. Cliquez sur le bouton Nouvelle règle pour créer une nouvelle règle, en sélectionnant à nouveau l’option de formule. Utilisez la formule suivante pour la nouvelle règle:

= OU (Progres! $B$6 = “Rouge”, Progres!$C$6 = “Rouge”)

Mettez en forme la nouvelle règle avec une couleur de remplissage rouge (la règle dont la formule commence par = OU). Cliquez sur OK pour revenir au gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle et réorganiser les règles de sorte que la règle verte (la règle dont la formule commence par = ET) soit la première. La figure 22 montre le gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle.

Figure 22: Mise en forme conditionnelle d’une cellule pour le vert ou le rouge

La première règle rend la cellule verte si les deux cellules du tableau de progression indiquent vert. Si cette règle est vraie, aucune autre règle n’est traitée. La deuxième règle rend la cellule rouge si l’une des cellules du tableau de progression indique rouge. Si aucune règle n’est vraie, la cellule est par défaut jaune.

Cliquez avec le bouton droit sur la cellule B2 et choisissez Copier. Cliquez avec le bouton droit n’importe où sur la feuille de calcul du tableau de bord et choisissez l’option Image liée dans le menu Collage spécial. Si la cellule de la feuille de calcul Statut change de couleur, l’image du lien changera également.

 

Disposition du tableau de bord

Une fois les six éléments visuels créés et sur la feuille de calcul du tableau de bord, vous pouvez désormais positionner et redimensionner les éléments. Les graphiques croisés dynamiques sont les plus fastidieux à déplacer, car vous souhaitez qu’ils couvrent les Données de tableau croisé dynamique qui les pilotent. Commencez par aligner les graphiques croisés dynamiques où vous le souhaitez.

Pour faciliter l’alignement des graphiques, sélectionnez chaque graphique et, dans le volet Office Format de la zone de graphique, définissez la bordure sur Aucune ligne. Si vous préférez les files d’attente, vous devrez prendre un peu plus de temps pour tout aligner. Heureusement, vous ne devriez avoir à le faire qu’une seule fois. Sans lignes, vous pouvez être à un pixel ou deux et ce ne sera pas évident.Enfin, redimensionnez ou supprimez des lignes ou des colonnes pour rapprocher le tableau de bord du coin supérieur gauche de la page. Si le tableau de bord sera affiché dans Excel, assurez-vous que tous les éléments sont à l’écran. Si le tableau de bord doit être imprimé, redimensionnez les éléments pour qu’ils tiennent sur une seule page. Utilisez la fonction Aperçu avant impression pour voir où se trouvent les sauts de page. Si vous êtes près d’une page, envisagez d’utiliser l’option Mise à l’échelle plutôt que de redimensionner tous les éléments. Le tableau de bord final est illustré à la figure 23.

Figure 23: Le tableau de bord final de l’avancement du projet

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