Utilisation de la fonction TRI dans les finances avec Microsoft Excel

■■ Comment puis-je trier les données des transactions de vente afin que les transactions soient d’abord triées par le vendeur et puis par produit, par unités vendues, et par ordre chronologique du plus ancien au plus récent?

■■ J’ai toujours voulu trier mes données en fonction de la couleur des cellules ou de la police. Est-ce possible dans

Excel ?

■■ J’adore les superbes jeux d’icônes décrits dans l’article 23, «Formatage conditionnel». Puis-je trier mes données en fonction de l’icône dans la cellule?

■■ Ma feuille de calcul comprend une colonne contenant le mois au cours duquel chaque vente a eu lieu. Lorsque je trie par cette colonne, je reçois en avril (premier mois par ordre alphabétique) ou octobre (dernier mois par ordre alphabétique). Comment puis-je trier par cette colonne afin que les mois soient triés chronologiquement, c’est-à-dire les transactions de janvier en haut, suivies de février et des mois suivants?

■■ Puis-je trier les données sans utiliser la boîte de dialogue Trier?

Presque tous les utilisateurs de Microsoft Excel disposent à un moment ou à un autre de colonnes de données triées par ordre alphabétique ou numérique. Regardez quelques exemples de la puissance du tri dans Excel .

Réponses aux questions de cet article 

Cette section fournit les réponses aux questions répertoriées au début de cet article.

Comment puis-je trier les données des transactions de vente afin que les transactions soient d’abord triées par le vendeur et

 JAC est une petite entreprise qui vend du maquillage. La feuille de calcul Maquillage du fichier du dossier Modèles de ce chapitre (voir figure 1 ) contient les informations de transaction de vente suivantes:

FIGURE 1: Cette figure montre les données de la transaction de vente avant le tri.

Vous souhaitez trier les données de sorte que:

■■ Les transactions sont classées par ordre alphabétique par vendeur. Vous souhaitez trier de A à Z

afin que toutes les transactions d’Ashley soient les premières et toutes les transactions de Zaret soient les dernières.

■■ Les transactions de chaque personne sont triées alphabétiquement par produit. Ainsi, les transactions de l’eye-liner d’Ashley seront suivies des transactions de la fondation d’Ashley et ainsi de suite.

■■ Pour chaque vendeur et produit, les transactions sont répertoriées par nombre d’unités vendues (par ordre décroissant).

■■ Si un vendeur effectue au moins deux ventes du même produit pour le même nombre d’unités, les transactions sont répertoriées par ordre chronologique.

Dans les versions d’Excel antérieures à Excel 2007, il était difficile de trier selon plus de trois critères. Maintenant, Excel vous permet d’appliquer jusqu’à 64 critères en un seul tri. Pour trier les données de vente, vous devez d’abord sélectionner les données (plage de cellules E3: K1894). Deux méthodes simples pour sélectionner ces données sont les suivantes:

■■ Positionnez le curseur dans le coin supérieur gauche des données (cellule E3), puis appuyez sur Ctrl + Maj + flèche droite puis Ctrl + Maj + flèche vers le bas.

■■ Positionnez le curseur n’importe où dans la plage de cellules et appuyez sur Ctrl + Maj + *.

Sous l’onglet Données, dans le groupe Trier et filtrer, choisissez Trier pour ouvrir la boîte de dialogue Trier illustrée dans Figure .

FIGURE 2 : La boîte de dialogue Trier n’est pas encore remplie.

Étant donné que la ligne 3 contient des en-têtes pour les colonnes de données, activez la case à cocher Mes données a des en-têtes. Sélectionnez les quatre critères suivants dans l’ordre indiqué:

  1. 1. Triez par la colonne Nom afin que les valeurs (c’est-à-dire le contenu des cellules) soient dans l’ordre A à Z.
  1. 2. Triez par la colonne Produit afin que les valeurs soient dans l’ordre de A à Z.
  1. 3. Triez par la colonne Unités afin que les valeurs soient dans l’ordre du plus grand au plus petit.
  1. 4. Triez par la colonne Date afin que les valeurs soient dans l’ordre chronologique du plus ancien au plus récent. La boîte de dialogue ressemble maintenant à la figure.

FIGURE 3 :La boîte de dialogue Trier est configurée pour l’exemple de tri des ventes.

Le résultat de votre tri est illustré à la figure ci-dessous.

FIGURE 4  :Cette figure montre les données de transaction de vente triées.

Notez que toutes les transactions d’Ashley sont répertoriées en premier, avec un eye-liner suivi d’un fond de teint, etc. Les transactions d’eye-liner sont répertoriées du plus grand nombre d’unités vendues au plus petit. En cas d’égalité (voir lignes 6 et 7), les transactions sont répertoriées par ordre chronologique. La boîte de dialogue Trier vous permet d’ajouter facilement des critères de tri (Ajouter un niveau), de supprimer des critères de tri (Supprimer un niveau), de copier les paramètres qui définissent un niveau de tri (Copier le niveau) ou de spécifier si vos données ont des en-têtes. En sélectionnant Options, vous pouvez rendre l’opération de tri sensible à la casse ou même trier les données pour lesquelles chaque élément de données est répertorié dans une colonne différente (au lieu de la situation la plus courante dans laquelle chaque cas se trouve sur une ligne différente).

J’ai toujours voulu trier mes données en fonction de la couleur des cellules ou de la police. Est-ce possible dans Excel ?

Dans Excel , le tri par couleur de cellule ou de police est simple. Considérez la feuille de calcul de maquillage dans le fichier Makeupsorttemp.xlsx. Plusieurs noms dans la colonne F sont  mis en évidence dans différentes couleurs. Par exemple, Cici dans la cellule F620 est surligné en rouge et Colleen dans la cellule F833 est surligné en jaune. Supposons que vous vouliez des noms remplis de vert en haut, suivis de jaune puis de rouge, avec le reste des lignes en bas. Pour trier la colonne Nom par couleur, sélectionnez simplement la plage que vous souhaitez trier (E3: K1894), cliquez sur Trier et choisissez Ajouter un niveau. Sélectionnez la colonne Nom, cliquez sur le paramètre Trier sur et sélectionnez

Couleur des cellules. (La sélection de la couleur de police trie par couleur de police.) Pour le premier niveau, sélectionnez le vert dans la commande , sélectionnez jaune pour le deuxième niveau et sélectionnez rouge pour le troisième niveau. La boîte de dialogue terminée est illustrée à la figure ci-dessous. Le tri résultant est indiqué dans la feuille de calcul Couleurs du fichier  dans le dossier Practice Files de ce chapitre et de la figure 6.

FIGURE 5  La boîte de dialogue Trier est configurée pour trier par couleur.

FIGURE 6 : Cette figure montre les résultats du tri par couleur.

J’adore les superbes jeux d’icônes décrits au chapitre précédent. Puis-je trier mes données en fonction de l’icône dans la cellule?

Pour trier par icône, sélectionnez Icône de cellule dans la liste Trier sur de la boîte de dialogue Trier. Dans la liste Commande, choisissez l’icône que vous voulez en haut pour le premier niveau et ainsi de suite.

Ma feuille de calcul comprend une colonne contenant le mois au cours duquel chaque vente a eu lieu. Lorsque je trie par cette colonne, je reçois en avril (premier mois par ordre alphabétique) ou octobre (dernier mois par ordre alphabétique). Comment puis-je trier par cette colonne afin que les mois soient triés chronologiquement, c’est-à-dire les transactions de janvier en haut, suivies de février et des mois suivants?

La feuille de calcul Dates dans le fichier  contient une liste de mois. (Voir figure .) Vous souhaite trier les mois afin qu’ils apparaissent dans l’ordre chronologique à partir de janvier.

Commencez par sélectionner la plage D6: D15 et triez la colonne D par valeurs. Lors de la sélection de la commande, sélectionnez Liste personnalisée, puis sélectionnez l’option, en commençant par janvier, février et mars. Notez que vous auriez également pu trier par jour de la semaine. La boîte de dialogue terminée est illustrée à la figure , avec le tri résultant illustré à la figure .

Notez que dans la boîte de dialogue Listes personnalisées, vous pouvez créer une liste d’ordre de tri personnalisé. Sélectionnez Nouvelle liste; sous Liste des entrées, tapez les entrées dans l’ordre dans lequel vous souhaitez trier, puis cliquez sur Ajouter. Votre nouvelle liste est maintenant incluse comme sélection de menu. Par exemple, si vous entrez Jack, John et Alan dans les entrées de liste (sur des lignes différentes ou séparées par des virgules), toutes les entrées avec Jack seront répertoriées en premier, suivies des listes de John, avec des listes d’Alan à la fin.

FIGURE 7 : Cette figure montre les mois à trier.

FIGURE 8 : La boîte de dialogue Trier est configurée pour trier par mois.

FIGURE 9 : Les mois sont triés par ordre chronologique.

Puis-je trier les données sans utiliser la boîte de dialogue Trier?

Parfois, le tri des données sans utiliser la boîte de dialogue Trier est plus pratique. Pour illustrer la procédure, supposons à nouveau que vous souhaitez trier les données de transaction de vente dans la feuille de calcul Maquillage du fichier Makeupsort.xlsx afin que les transactions soient triées d’abord par vendeur, puis par produit, par unités vendues et, enfin, dans ordre chronologique du plus ancien au plus récent. Pour commencer, sélectionnez

la colonne la moins importante à trier en premier, qui est la colonne de date (G3: G1894). Ensuite, dans le groupe Trier et filtrer de l’onglet Données, cliquez sur le bouton Trier de A à Z (voir Figure 10) et, avec Développer la sélection sélectionné, cliquez sur Trier pour que toutes les colonnes soient triées. Le bouton Trier de A à Z trie les données numériques de manière à ce que les plus petits nombres ou les dates les plus anciennes soient en haut et trie le texte de manière à ce que A précède B et ainsi de suite.

FIGURE 10 : L’icône Trier peut être utilisée pour trier sans la boîte de dialogue Trier.

Le bouton Trier Z en A trie les données numériques de manière à ce que les plus grands nombres ou les dates les plus récentes soient en haut et trie les données de texte de sorte que Z précède Y.

Ensuite, triez par la deuxième colonne la moins importante (unités) de Z à A, car vous voulez des ventes plus importantes. Triez ensuite de A à Z par produit et, enfin, de A à Z par vendeur. Ces étapes permettent d’obtenir les mêmes résultats que ceux illustrés à l’une des  figures précédentes .

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