La fonctionnalité de mise en forme conditionnelle d’Excel contient trois options pour les visualisations non graphiques. Ces graphiques sont rendus à l’intérieur de la cellule et n’ont pas besoin d’être placés. Au fur et à mesure que la cellule change de taille, les graphiques s’ajusteront pour remplir la cellule.

Chaque option est personnalisable pour correspondre à votre thème en couleur et en style.

Nuances de couleurs

La fonctionnalité de mise en forme conditionnelle d’Excel dispose d’une option nuance de couleurs qui applique des couleurs en fonction des valeurs relatives dans les cellules. Pour utiliser cette fonction, sélectionnez une plage de cellules avec des valeurs, choisissez Mise en forme conditionnelle ➪ Échelles de couleurs dans le ruban, puis choisissez l’une des options d’échelle de couleurs intégrées.

La figure 1 montre l’élément de ruban Échelles de couleurs développé et la figure 2 montre une plage de 11 nombres avec l’échelle de couleurs vert – jaune – rouge qui lui est appliquée. Le nombre le plus bas de la plage est de couleur rouge, le nombre le plus élevé est vert et tous les nombres intermédiaires sont colorés sur une échelle de dégradé entre ces deux couleurs. Les nombres proches du nombre minimum sont des nuances d’orange, les nombres au milieu de la plage sont jaunes et les nombres plus proches du nombre maximum sont des verts plus clairs.

Figure 1: La galerie des échelles de couleur sur le ruban

Figure 2: Une plage avec l’échelle de couleurs vert – jaune – rouge appliquée

Vous pouvez choisir parmi six échelles à trois couleurs comme celle de l’exemple précédent et six échelles à deux couleurs. Les échelles à deux couleurs définissent la couleur des nombres minimum et maximum et les nombres intermédiaires passent progressivement d’une couleur à l’autre.

En plus des échelles de couleurs intégrées, vous pouvez créer vos propres échelles personnalisées. Pour voir comment cela fonctionne, appliquez la nuance de couleurs vert – jaune – rouge à une plage. Ensuite, choisissez Accueil ➪ Mise en forme conditionnelle ➪ gérer les règles à partir du ruban pour afficher le gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle, illustré à la Figure 3.

Le gestionnaire de règles affiche toutes les règles de mise en forme conditionnelle que vous avez appliquées aux cellules actuellement sélectionnées. Vous pouvez le modifier pour afficher toutes les règles de mise en forme conditionnelle pour l’ensemble de la feuille de calcul en modifiant la liste déroulante Afficher les règles de mise en forme pour : liste déroulent. Sélectionnez la règle échelle de nuance en couleur et cliquez sur le bouton modifier la règle pour afficher la boîte de dialogue modifier la règle de mise en forme, illustrée à la Figure 4.

Figure 3: Le gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle

Figure 4: La boîte de dialogue Modifier la règle de mise en forme

Vous pouvez créer n’importe quel type de format conditionnel à partir de cette boîte de dialogue. En appliquant une règle intégrée et en la modifiant, vous pouvez voir comment elle a été construite. La section supérieure de la boîte de dialogue Modifier la règle de mise en forme affiche tous les types de règles. Le type de règle pour une échelle de couleurs est « Mettre en forme toutes les cellules en fonction de leurs valeurs ». La section inférieure contient les options spécifiques au type de règle sélectionné.

La règle illustrée à la figure 5 a un style de format d’échelle à 3 couleurs, la valeur la plus basse définie sur le rouge, la valeur la plus élevée sur le vert et la valeur au 50e centile sur le jaune. Une barre d’aperçu s’affiche en bas afin que vous puissiez voir comment les couleurs changeront à mesure que les valeurs changent. Un paramètre de style de format de l’échelle 2 couleurs est similaire, sauf que la section médiane est masquée. La figure 14 montre la règle lorsqu’une échelle à 2 couleurs est sélectionnée.

Figure 5: Une règle de formatage à 2 couleurs

Lors de la personnalisation d’une règle de mise en forme d’échelle de couleurs, choisissez l’un des types suivants :

• Valeur inférieur / supérieur: Excel calcule la valeur la plus basse ou la plus élevée de la plage. La valeur la plus basse et la valeur la plus élevée ne sont pas des options pour Milieu.
• Nombre : vous pouvez entrer un nombre pour Minimum, Milieu ou Maximum. Les nombres inférieurs au minimum seront colorés de la même manière que le minimum et les nombres supérieurs au maximum seront colorés de la même manière que le maximum. Si vous entrez un nombre pour Milieu, Excel ajustera le dégradé des couleurs. Par exemple, un point médian plus proche du minimum dans une échelle vert – jaune – rouge inclinera le dégradé global vers le rouge. La valeur du nombre peut également pointer vers une cellule de feuille de calcul.
• Pourcentage : Excel calcule la valeur en soustrayant la valeur la plus basse de la valeur la plus élevée, en multipliant par le pourcentage entré et en ajoutant le résultat à la valeur la plus basse. Vous entrez un nombre entier pour représenter le pourcentage et n’incluez pas le signe de pourcentage (%). Le pourcentage garantit que le dégradé de couleur est proportionnel aux nombres de la plage. La valeur de Pourcentage peut pointer vers une cellule de feuille de calcul.
• Formule : vous pouvez entrer n’importe quelle formule de feuille de calcul valide qui renvoie un nombre, une date ou une heure. Une formule non valide empêche toute mise en forme d’être appliquée.
• Centile : ce type utilise la position du nombre dans la liste plutôt qu’un pourcentage proportionnel. Dans une plage de 10 cellules, le huitième nombre représentera le 80e centile même s’il est proche du minimum. Utilisez le type Percentile lorsque vous souhaitez un dégradé de couleurs cohérent, quelle que soit la répartition uniforme de la valeur. La Figure 5.15 montre des plages avec une valeur inégale avec le type Pourcentage affiché à gauche et le Percentile affiché à droite. Les deux règles de mise en forme utilisent respectivement 20, 50 et 80 pour les valeurs Minimum, Milieu et Maximum. La valeur de Percentile peut pointer vers une cellule de feuille de calcul.

Figure 6: Deux plages avec les styles de format Percent et percentile appliquée dans une règle à trois couleurs

Dans la figure 6, la règle Pourcentage colore tous les nombres faibles de la même manière que le minimum car ils sont tous inférieurs à 20% de la différence entre les valeurs les plus élevées et les plus basses. La règle du centile, en revanche, affiche la valeur 4 en jaune car il s’agit du 50e centile, même s’il s’agit d’un petit pourcentage de la plage.

La boîte de dialogue Modifier la règle de mise en forme vous permet également de sélectionner des couleurs personnalisées.

Vous pouvez sélectionner des couleurs qui correspondent à votre jeu de couleurs global plutôt que d’accepter la valeur par défaut. Vous pouvez même sélectionner la même couleur pour deux valeurs.

Par exemple, vous pouvez sélectionner la même couleur pour Minimum et Maximum et une couleur différente pour Milieu lorsque vous souhaitez mettre en évidence les extrêmes, qu’ils soient hauts ou bas. La figure 7 montre une plage et une règle utilisant cette technique.

Figure 7: Utilisez la même couleur pour Minimum et Maximum pour mettre en évidence les valeurs extrêmes.

Barres de Données

Les barres de Données sont une autre option de visualisation non graphique de la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle. Lorsque vous appliquez des barres de Données à une plage, Excel remplit une partie de la cellule avec une barre colorée en fonction de la valeur de la cellule. Si vous modifiez la largeur de la colonne, les barres de Données s’agrandissent ou diminuent proportionnellement. La figure 8 montre une plage de nombres aléatoires avec des barres de Données appliquées.

Figure 8: Barres de Données appliquées à une plage

Pour appliquer un format conditionnel de barres de Données à une plage, sélectionnez la plage, choisissez Accueil ➪ Formatage conditionnel ➪ Barres de Données dans le ruban, puis sélectionnez l’une des barres de Données intégrées. Vous pouvez sélectionner un remplissage dégradé ou une barre de Données de remplissage solide. Les barres de Données à remplissage dégradé sont les plus sombres sur le côté droit de la barre et deviennent progressivement plus claires à mesure que vous vous déplacez vers la gauche.

Si vous n’aimez aucune des barres de Données intégrées, vous pouvez créer un format personnalisé. Choisissez Plus de règles dans la galerie de la barre de Données pour afficher la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, illustrée à la figure 18.

Comme pour les échelles de couleurs de la section précédente, la partie supérieure de la boîte de dialogue indique que le type de règle «Mettre en forme toutes les cellules d’après leurs valeurs» est sélectionné. Lorsque la barre de Données est sélectionnée comme style de format, les options de la section inférieure changent. La case à cocher Afficher la barre uniquement masquera les valeurs sous-jacentes de la plage lorsqu’elle est cochée.

Les valeurs Minimum et Maximum ont les mêmes options que les échelles de couleurs de la section précédente et fonctionnent de la même manière. L’exception est que le style de barre de Données a également un type automatique pour ces valeurs. Si vous choisissez la valeur la plus basse, la cellule avec la valeur la plus basse n’affichera aucune mise en forme.

Il affiche une barre de Données de longueur nulle, ce qui peut prêter à confusion. Le type automatique calcule un minimum inférieur à la valeur la plus basse afin que toutes les cellules affichent quelque chose. Pour le maximum, les types de valeur automatique et la plus élevée ne semblent pas être différents les uns des autres.

Figure 9: La boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme

Dans la section Apparence de la barre, vous pouvez choisir Remplissage uni ou Remplissage dégradé, la couleur de la barre, Bordure solide ou Aucune bordure et la couleur de la bordure.

Le bouton Valeur négative et axe affiche la boîte de dialogue Valeur négative et paramètres d’axe illustrée à la Figure 10.

Figure 10: La boîte de dialogue Valeur négative et paramètres d’axe

Pour les valeurs négatives, vous pouvez choisir d’afficher une barre de couleur et une bordure différente ou utiliser les mêmes couleurs que pour les valeurs positives. Il existe trois options pour déterminer où commence la barre lorsque vous avez des valeurs positives et négatives. La valeur par défaut est qu’Excel détermine une position variable en fonction des valeurs relatives dans les cellules. Pour des valeurs négatives proportionnellement plus petites, l’axe sera plus proche du bord gauche de la cellule. Vous pouvez forcer les barres à commencer au milieu de la cellule quelles que soient les valeurs relatives en choisissant le bouton d’option Milieu de la cellule. Vous pouvez également choisir d’afficher les barres négatives dans la même direction que les barres positives et utiliser la couleur pour les différencier. Le chiffre 11 montre une plage avec des valeurs positives et négatives où les valeurs négatives ont une couleur différente et s’étendent vers la gauche.

Figure 11: Barres de Données négatives s’étendant vers la gauche et colorées différemment

La liste déroulante Direction de la barre est définie par défaut sur Contexte. Si votre feuille de calcul est configurée de gauche à droite, c’est-à-dire que la colonne A est la colonne la plus à gauche, les barres s’afficheront de gauche à droite. Vous pouvez modifier le paramètre Direction de la barre pour forcer les barres dans un sens ou dans l’autre. En règle générale, accepter la valeur par défaut est le meilleur choix.

Jeux d’icônes

La dernière option de visualisation non graphique de la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle est les jeux d’icônes. Les jeux d’icônes sont un ensemble de petits éléments graphiques qui sont placés dans la cellule et varient en fonction de la valeur de la cellule. La figure 12 montre une liste de valeurs de cette année et de l’année dernière. Un format de jeu d’icônes est appliqué à la colonne de différence pour indiquer si la valeur a augmenté et de combien.

Figure 12: Un jeu d’icônes directionnel appliqué à une plage

Pour appliquer un jeu d’icônes à une plage, sélectionnez la plage et choisissez Accueil ➪ Mise en forme conditionnelle ➪ Jeux d’icônes pour afficher la galerie de jeux d’icônes. Sélectionnez l’un des jeux d’icônes intégrés ou choisissez Plus de règles pour créer un jeu d’icônes personnalisé.

Les jeux d’icônes de la galerie sont divisés en quatre groupes. Le groupe Directionnel contient quatre graphiques colorés et trois graphiques en niveaux de gris et est destiné à montrer la direction des nombres par rapport aux autres nombres de la plage. Le groupe Formes contient des formes simples dans lesquelles la forme ou la couleur (ou les deux) varie en fonction de la valeur de la cellule. Les graphiques du groupe Indicateurs sont des formes plus complexes qui varient également en fonction de la couleur ou de la forme.

Enfin, le groupe Notes contient des étoiles et de petites icônes censées ressembler à des graphiques. Les icônes de ce groupe sont remplies plus ou moins en fonction de la valeur de la cellule.

La boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, illustrée à la figure 13, comporte des options spécifiques aux jeux d’icônes. Comme les barres de Données, il existe une case à cocher pour afficher uniquement la mise en forme et masquer les valeurs sous-jacentes.

Figure 13: La boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme pour les jeux d’icônes

Le bouton Inverser l’ordre des icônes changera les couleurs de sorte que, par exemple, le vert représente les nombres inférieurs et le rouge les nombres supérieurs.

Cliquez une deuxième fois sur le bouton pour revenir à l’ordre des couleurs d’origine. Les couleurs des jeux d’icônes ne sont pas personnalisables. La liste déroulante Style d’icônes vous permet de choisir les icônes à utiliser et est identique à la galerie de jeux d’icônes intégrée.

Selon le nombre d’icônes que vous choisissez dans l’option Style d’icône, un nombre correspondant de règles apparaît au bas de la boîte de dialogue. Pour chaque règle, sélectionnez l’icône que vous souhaitez utiliser, un opérateur de condition, une valeur et un type de valeur. Les ensembles intégrés contiennent tous des icônes similaires les unes aux autres, mais vous pouvez mélanger et associer des icônes pour créer un ensemble personnalisé.

La liste déroulante Icône, illustrée à la Figure 14, affiche toutes les icônes disponibles. Il comprend également une option Aucune icône de cellule. Vous pouvez l’utiliser si vous ne voulez afficher que les icônes pour les gros déménageurs et ne pas encombrer la plage pour des changements plus petits.

Figure 14: La liste déroulante Icône vous permet de créer des jeux d’icônes personnalisés.

La liste déroulante Type détermine la manière dont vous souhaitez fractionner la plage de valeurs.

Vous pouvez choisir entre Pourcentage, Nombre, Centile et Formule. Ces options fonctionnent exactement comme avec les échelles de couleurs et les barres de Données. L’icône finale représentera toujours tout ce qui n’est pas pris dans l’une des autres règles. La liste déroulante Opérateur conditionnel vous permet de choisir entre supérieur à ou égal à ou supérieur à. Il n’y a pas d’option pour moins de. Si vous souhaitez inverser l’ordre, cliquez sur le bouton Inverser l’ordre des icônes et choisissez l’option supérieure appropriée.